Cum să fii mai productiv: sfaturi de la creatorul serviciului Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Minunatul serviciu Quora continuă să ne încânte cu răspunsuri excelente la întrebări urgente. De data aceasta, vrem să vă spunem ce a povestit Justin Rosenstein, un excelent programator și antreprenor pe internet, care și-a depus eforturile pentru a crea proiecte atât de celebre precum Gmail, Facebook și Asana, ca răspuns la invitația de a-și împărtăși secretele productivității.

În timpul mandatului său de programator și manager de proiect, Justin a aflat cât de importantă este organizația potrivită și a depus mult efort în această problemă. Drept urmare, și-a dat seama că eficiența oricărei activități depinde de mulți parametri și necesită optimizare în trei direcții simultan: ordonarea mediului, a minții și a procesului propriu-zis de lucru.

Optimizarea mediului

Evitați orice distragere a atenției

Să începem imediat: multitasking-ul vă afectează productivitatea!

Da, sentimentele tale te pot înșela și te poți simți ca un geniu al productivității în timp ce lucrezi la mai multe sarcini în același timp. Dar, în realitate, acesta nu este cazul și numeroase studii științifice dovedesc acest lucru. Comutarea constantă repetată între sarcini chiar te încetinește!

Prin urmare, primul și cel mai important lucru este concentrarea.

Activați Nu deranjați pe telefonul dvs. mobil.
Închideți toate ferestrele și filele de browser care nu au legătură cu sarcina curentă.
Dacă trebuie să trimiteți o scrisoare, atunci nu mergeți după aceea pentru a vedea corespondența necitită.
Dezactivați noile notificări prin e-mail pe computer.
Deconectați-vă de la toate chaturile.

Căutați starea fluxului

Dacă ești constant distras și întreaga ta zi este formată dintr-un amestec de întâlniri, apeluri și conversații cu colegii, atunci este foarte greu să găsești acea stare specială numită flux. În această stare se obține cea mai bună performanță și vin soluții chiar și la cele mai complexe probleme.

Alocați ore speciale pentru întâlniri și conferințe. Spune-le tuturor colegilor tăi că cel mai bine este să te contacteze doar în acest moment.
Dacă este posibil, cereți conducerii companiei dumneavoastră să aloce o zi pe săptămână când nu vor avea loc întâlniri.
Urmăriți-vă performanța în diferite momente ale zilei. Încercați să distribuiți sarcinile în conformitate cu observațiile făcute.

Stăpânește instrumentele de lucru

Dacă munca dvs. principală este conectată la computer, atunci de fiecare dată când ajungeți la mouse, pierdeți câteva secunde și ieșiți din starea de flux. Învață și folosește cele mai esențiale comenzi rapide de la tastatură care nu numai că te economisesc timp, dar și reduc distragerile.

Tastele rapide sunt prezente nu numai în orice program, ci și în majoritatea aplicațiilor web. Multe dintre ele sunt identice, așa că odată ce înveți o comandă rapidă de la tastatură, o poți folosi tot timpul.
Utilizați un program pentru a organiza rapid Windows pe desktop.

Optimizarea minții

Tot ce trebuie să știți despre motivația și angajamentul adecvate poate fi găsit în cărțile unui jurnalist și scriitor american. De la ei veți învăța că într-adevăr nu trebuie să vă gestionați timpul sau sarcinile, ci energia.

Luați pauze regulate

Bunul simț ne spune că, cu cât petrecem mai mult timp la serviciu, cu atât vom termina mai mult. Dar acest lucru nu este deloc adevărat. Oamenii nu sunt roboți, avem nevoie de timp să ne refacem și să ne odihnim. Cercetările arată că luarea unei scurte pauze la fiecare 90 de minute poate crește semnificativ productivitatea generală.

Medita

Aici s-a scris deja totul despre beneficiile meditației.

Ai grijă de corpul tău

Bea apă. La începutul fiecărei zile, pun cinci pahare înalte cu apă pe masă. Le beau pe toate pentru restul zilei. Aspectul lor nu îmi permite să uit de nevoia de a bea mai mult.
Mănâncă corect. O masă copioasă cu un exces de carbohidrați poate fi un adevărat dezastru pentru productivitatea ta.
A o face pentru sport. Exercițiile cardio de cel puțin două ori pe săptămână îți vor oferi un plus de energie.
Pe scurt, asigurați-vă că nu vă folosiți timpul liber pentru a vă face rău, ci mai degrabă pentru a vă restaura și crește rezervele de energie.

Găsiți cauzele amânării și remediați-le

De obicei amânăm nu pentru că suntem leneși patologic, nu. De obicei, motivul este că sarcina pe care o avem în fața noastră ne provoacă un fel de disconfort latent (sau evident). Puteți evita acest lucru în următoarele moduri:

Încearcă să recunoști cu sinceritate față de tine care este motivul amânării și amânării tale. Scrieți pe hârtie ceea ce nu vă place în mod specific la locul de muncă sau la sarcina curentă.
Împărțiți sarcina în mai mulți pași simpli și luați-i pe rând.
Dacă nu reușiți să vă forțați să faceți ceva în acest moment, atunci treceți la altul, mai ușor și mai plăcut și nu fugi imediat răsfoind fără țintă feedul Facebook. În acest caz, munca ta se va mișca cumva și nu va sta pe loc.

Optimizarea proceselor

Aveți un plan de lucru clar. Distribuiți clar toate sarcinile dvs. în el în funcție de importanța și urgența lor. Prioritizarea exactă a cazurilor este cheia pentru a fi productiv.

Nu începeți lucrul până când toți pașii următori sunt clari și înțeleși pentru dvs.
Începeți cu elementele esențiale. Stabilește care este scopul tău. De ce vrei să o atingi? Ce pași sunt necesari pentru a-l realiza? Cine este responsabil pentru fiecare pas? În ce ordine ar trebui efectuate acțiunile?

Adună o echipă. Unii oameni preferă să lucreze singuri, dar lucrurile mari nu se fac așa.

Găsiți un coechipier cu care să lucrați cel mai ușor. Uneori există sarcini pe care le poți lupta pentru câteva zile singur, dar vor fi, de asemenea, îndeplinite în câteva ore cu ajutorul unui partener. „Programarea în perechi” este o tehnică comună în dezvoltarea de software, dar poate fi aplicată la orice altceva.
Dacă încă preferați să lucrați pe cont propriu, atunci aveți uneori întâlniri scurte cu dvs. Vă puteți pune întrebări despre ceea ce lucrați în prezent, ce dificultăți ați întâmpinat și ce sarcini trebuie să rezolvați chiar într-un editor de text sau într-o revistă. Formularea și notarea răspunsurilor la aceste și la alte întrebări ajută foarte mult să privim procesul din exterior.
Stabiliți și anunțați public termenele limită. Dacă ați spus cu încredere în fața tuturor că veți termina această lucrare până vineri, atunci va trebui să vă dați din cale ca să nu fiți cunoscut ca vorbire inactivă.
Urmăriți progresul fiecărei sarcini. Desigur, în calitate de creator al serviciului, îl recomand pentru organizarea muncii individuale și în echipă.
Lăsați timp la sfârșitul fiecărei zile pentru a face bilanțul. Încearcă să fii sincer cu privire la realizările și eșecurile tale actuale. Trageți concluzii din greșelile pe care le faceți.

Sfaturile și trucurile enumerate mai sus înseamnă prea puțin pentru a te face cea mai productivă persoană din lume peste noapte. Dar toate împreună construiesc un sistem puternic care vă va ajuta să lucrați de multe ori mai eficient.