7 moduri de a-ți crește productivitatea

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

De foarte multe ori tuturor ne lipsește motivația de a îndeplini o sarcină importantă. Adesea, noi înșine întârziem în mod deliberat finalizarea acestei sau acelei sarcini pur și simplu pentru că nu vrem să o facem. Ca urmare, eficiența și productivitatea noastră sunt reduse. Vă vom spune cum să faceți acest lucru în acest articol.

În 1915, Albert Einstein a prezentat teoria sa genială și revoluționară a relativității. În cei trei ani care au precedat aceasta, el s-a dedicat în întregime creării acestei teorii, fără a fi distras de nimic altceva.

Nu vă încurajez să petreceți trei ani creând un singur proiect, dar această metodă de focalizare este cu adevărat eficientă.

A fost o mică excursie în trecut, iar acum să ne întoarcem la realitățile moderne: astăzi tendința de a „face mai puțin” a devenit destul de populară. După cum sugerează și numele, această zonă cuprinde tehnici care pot fi utilizate pentru a obține rezultate mai mari cu mai puțin efort.

Astăzi vreau să vă împărtășesc câteva dintre aceste tehnici. Sper că vă vor ajuta să obțineți cele mai bune rezultate în cel mai scurt timp posibil.

1. Legea lui Pareto, sau principiul 20/80

În termeni generali, acest principiu este formulat astfel: 20% din eforturi dau 80% din rezultat, iar restul de 80% din eforturi - doar 20% din rezultat. Legea 20/80 este aplicabilă în aproape toate domeniile vieții. De exemplu, conform acestei legi, 20% dintre infractori comit 80% din infracțiuni.

A ști să folosești corect Legea Pareto te va ajuta nu numai în viața profesională, ci și în viața de zi cu zi. Acesta este un mic truc la îndemână care vă poate ajuta să preziceți rezultatul. De exemplu, dacă ești o persoană deschisă, atunci cel mai probabil ai mulți prieteni. Gândiți-vă care dintre acești oameni vă vor veni în ajutor într-o situație dificilă. Probabil că vor fi puțini dintre ei, doar ceva în jurul notoriilor 20%. Merită să țineți cont de acest lucru și să încercați să păstrați legătura cu acești 20%, în loc să pierdeți timpul cu prietenii virtuali.

Cum functioneaza

Conform legii lui Pareto, ar trebui să faci toate sarcinile neimportante atunci când productivitatea ta este scăzută. De exemplu, mulți oameni, de îndată ce vin dimineața la muncă, nu se pot implica imediat în procesul de muncă. Au nevoie să discute cu colegii, să bea o ceașcă de cafea sau să facă altceva care să-i ajute să aibă chef de muncă.

Abia atunci vor putea lucra productiv. Este important să prioritizați sarcinile de lucru. Încercați să îndepliniți sarcinile importante într-un moment al zilei în care performanța dvs. este la un nivel ridicat.

2. Trei sarcini importante

Mulți oameni creează o listă de activități pentru a-și menține organizarea fluxului de lucru. Desigur, în secolul XXI ne-am îndepărtat deja de a scrie pe hârtie viitoarele afaceri, pentru asta avem smartphone-uri și computere.

Vă sugerez să urmați o regulă simplă: în fiecare dimineață, petreceți cinci minute notându-vă cele mai importante trei sarcini ale zilei. Apoi concentrați-vă toate eforturile pe completarea acestei liste scurte.

Este o alternativă excelentă la acele liste nesfârșit de lungi de activități pe care de obicei ne place să le scriem. Cu cine glumim, pentru că nici măcar o săptămână nu le va fi de ajuns, darămite o zi. Concentrați-vă pe aceste trei sarcini principale și, dacă le îndepliniți din timp, puteți începe să faceți altceva.

Acest obicei simplu, dar puternic, vă poate crește productivitatea.

3. Faceți mai puțină filozofie

Filosofia Do Less este foarte populară în viața modernă. Diferiți autori sugerează abordări diferite. De exemplu, Mark Lesser a scris Achieve More With Less, bazat pe budismul Zen.

Manifestul său „a face mai puțin” începe prin a respinge afirmația că reducerea volumului de muncă îi face pe angajați leneși și le afectează negativ productivitatea. Când îndeplinim mai puține sarcini, ne putem bucura de realizările noastre.

Mark Lesser recomandă să vă acordați câteva minute în timpul zilei de lucru pentru a medita. Acest lucru vă uniformizează respirația, vă veți reveni în fire, vă veți elibera de stres și vă veți putea concentra mai bine asupra sarcinii în cauză.

Nu uitați să acordați prioritate. Efectuați mai întâi sarcinile importante, apoi treceți la cele cu prioritate scăzută. Nu te supraîncărca cu multe sarcini: este mai bine să faci mai puțin, dar cu înaltă calitate și cu plăcere, decât mai mult, dar fără entuziasm.

4. Tehnica tomatei

Tehnica tomatei a fost sugerată de Francesco Cirillo. Tehnica se numește roșie deoarece autorul său a folosit inițial un cronometru de bucătărie în formă de roșii pentru a măsura timpul.

Tehnica se bazează pe principiul de a lucra timp de 25 de minute la o anumită sarcină fără întrerupere, dar după aceea este imperativ să luați o pauză.

Cum functioneaza

1. Priviți lista de sarcini și selectați din ea sarcinile cu cea mai mare prioritate.
2. Apoi setați cronometrul pentru 25 de minute și începeți să lucrați fără să vă distras atenția până când auziți bipul cronometrului. Fiecare perioadă de 25 de minute este numită „roșie”.
3. Apoi faceți o pauză de cinci minute și porniți din nou cronometrul.
4. După patru „roșii” (adică la fiecare două ore) luați o pauză mai lungă de 15-20 de minute.
5. Dacă sarcina dumneavoastră necesită mai mult de cinci „roșii”, aceasta poate fi împărțită în mai multe părți.

Această tehnică vă ajută să lucrați la sarcini cu prioritate mai mare, îmbunătățește concentrarea și vă ajută să vă concentrați mai bine.

5. Mitul multitasking-ului

Multitasking-ul nu ne face deloc mai productivi, este un mit. De fapt, atunci când ne concentrăm pe mai multe sarcini în același timp, are un impact negativ asupra productivității și concentrării noastre.

Indiferent cât de bine te-ai obișnuit cu multitasking, productivitatea ta va fi mult mai mică decât dacă ai alege să te concentrezi de la început până la sfârșit pe o singură sarcină.

David Meyer, profesor la Universitatea din Michigan

Este posibil să efectuați eficient mai multe sarcini simultan doar în unele cazuri speciale. Să presupunem că atunci când faci ceva automat, de exemplu, mergi și vorbești în același timp. Mersul pe jos este o activitate automată și nu necesită să vă concentrați asupra ei. O pildă binecunoscută ilustrează bine acest lucru:

Odată, o furnică a întâlnit un centiped pe o potecă din pădure, care a alergat vesel și senin spre el. Furnica l-a întrebat pe centiped: „Cum îți miști toate cele 40 de picioare atât de abil? Cum reușești să te miști atât de ușor și rapid? Centipedul s-a gândit un minut și… nu se mai putea clinti!

Dacă doriți să îndepliniți sarcinile mai productiv, este mai bine să vă concentrați asupra unei sarcini, să o finalizați de la început până la sfârșit și abia apoi să treceți la altele.

6. Dieta informațională

În zilele noastre, supraîncărcarea creierului cu informații este la fel de ușor ca să primești o insolație în deșertul Sahara. Și chiar și simptomele sunt similare: tulburări de somn, atenție distrasă și reacție întârziată. Creierul nostru este supraîncărcat cu zgomot informațional. În lumea modernă, oamenii caută în permanență știri, deși deja ne înconjoară peste tot.

În acest caz, Timothy Ferris, autorul cărții Cum să lucrezi patru ore pe săptămână și, în același timp, să nu stai în birou „de la apel la apel”, să locuiască oriunde și să se îmbogățească „sfătuiește oamenii să” dieta informațională.” Crezi că toate e-mailurile, blogurile, ziarele și revistele pe care le citești sunt cu adevărat importante pentru tine? Chiar trebuie să petreci atât de mult timp pe rețelele de socializare și TV?

Încercați să obțineți cât mai puține informații complet inutile pentru dvs. cel puțin timp de o săptămână și vedeți cum vă afectează acest lucru productivitatea.

7. Trăiește conform programului

Întrebați orice persoană de succes când se trezește și, cel mai probabil, veți auzi că acea persoană se trezește devreme. Este destul de simplu: nu sunt multe distrageri dimineața, așa că ne putem concentra pe prioritățile noastre.

Amintiți-vă că există timp pentru odihnă și timp pentru muncă. Desenați granițe clare între unul și celălalt. Începeți prin a nu mai face afaceri de îndată ce simțiți că trebuie să vă odihniți.

Este mai bine să trăiești cu un plan decât fără el

Legea Parkinson afirmă că „munca umple timpul alocat pentru aceasta”. Aceasta înseamnă că dacă, de exemplu, decideți că veți scrie un raport într-o săptămână, îl veți scrie toată săptămâna. Legea Parkinson se aplică în special lucrurilor pe care nu le plac și nu dorim să le facem. Mulți dintre noi avem tendința de a extinde cazurile cât mai mult posibil. Dar dacă puneți fiecare sarcină într-o cutie rigidă, vă va permite să vă ocupați de cazuri mult mai eficient. Când ai termene limită, încerci să faci totul la timp, așa că aceasta este o mare motivație.