Cum să fii cel mai productiv angajat de la birou și să mergi în continuare acasă la 5:30 pm

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Uneori, lista de lucruri de făcut ni se pare nesfârșită. Doar privindu-l, ne simțim deja epuizați de munca grea. Pe toți suntem chinuiți de întrebarea cum să fim productivi, să avem timp să facem față tuturor sarcinilor de lucru, dar în același timp să nu petrecem zilele și nopțile la serviciu. În acest articol vom încerca să răspundem.

Acesta este Cal Newport. Și el poate fi numit cu adevărat productiv, deoarece:

• un profesor la universitate, care petrece acolo cu normă întreagă și, pe lângă cupluri, organizează diverse activități pentru studenți;
• scrie șase (sau chiar mai multe) articole pe an pentru reviste științifice;
• autor a patru cărți excelente și lucrează în prezent la o a cincea;
• soț și tată grijuliu;
• menține un blog despre productivitate și eficiență, care este actualizat regulat cu noi intrări.

În ciuda tuturor celor de mai sus, termină munca la 17:30 și rareori face afaceri în weekend.

Nu, nu este un super-erou și nu are o echipă de 15 ajutoare. Să nu mai fim gelosi pe o astfel de organizare și eficiență pentru un minut și să ne gândim cum reușește Cal să facă totul.

Mai jos vei găsi sfaturi care te vor ajuta să înveți cum să-ți gestionezi eficient timpul, să nu mai fii leneș, să începi să faci mai mult și să pleci de la birou spre casă la 17:30. Deci, să începem.

1. Listele de sarcini sunt rele. Programează-te

Listele de sarcini sunt inutile de la sine. Sunt doar primul tău pas. Trebuie să vă creați un program clar pentru dvs. Pentru ce? Acest lucru vă va ajuta să planificați ceea ce puteți face cu adevărat. Acest lucru vă va permite să finalizați o anumită sarcină exact atunci când o puteți îndeplini cel mai eficient, și nu doar pentru că este numărul patru pe listă.

Atâta timp cât nu aveți o anumită dată și oră pe listă pentru fiecare sarcină, sunteți doar o iluzie.

Cal Newport

Planificarea te încurajează să te confrunți cu realitatea. Aveți o perioadă limitată de timp și un număr specific de sarcini. Dar nu poți determina exact cât timp va dura fiecare sarcină pentru tine. Când aruncați o privire asupra întregului domeniu de activitate, veți putea petrece fiecare oră de lucru în mod productiv, veți putea profita mai mult de ea și veți putea lucra unde, când și unde vă este mai convenabil.

Experții sunt de acord că, dacă nu calculezi exact timpul necesar pentru a finaliza sarcinile, atunci te condamni la eșec în avans.

Cu siguranță mulți dintre voi credeți acum că majoritatea sarcinilor apar brusc și nu pot fi prevăzute și planificate. Da, desigur, astfel de sarcini bruște sunt foarte greu de inclus în programul tău. Dar pentru aceasta nu trebuie să aveți șapte trave în frunte. Totul se poate schimba în orice moment. Chiar și așa, trebuie să ai un plan, altfel îți vei pierde timpul.

Vrei să încetezi să mai fii procrastinator? Programul te va ajuta.

Cal Newport

Conștientizarea că aveți un domeniu de activitate clar planificat deja reduce dorința de a amâna în a face lucruri. Nu te gândești dacă ar trebui sau nu să lucrezi acum - decizia a fost deja luată.

Ți se pare prea ordonat și nu prea distractiv? Gândește greșit.

Cercetările demonstrează că programarea nu numai a timpului de lucru, ci și a timpului liber este o idee bună. Deci îți vei îmbunătăți calitatea vieții: nivelul de trai al persoanelor care își planifică clar chiar și timpul liber este mult mai ridicat decât cel al celor care nu o fac.

Bine, am abandonat lista de lucruri de făcut și am creat un program specific. Acum să învățăm cum să stabilim prioritățile, pentru că nu poți lucra 24 de ore, șapte zile pe săptămână, nu?

2. Presupuneți că veți merge acasă la 17:30 și apoi planificați lucrurile de făcut înainte de acea oră

Lucrarea va dura tot timpul pe care i-o oferi. Oferă-i 24 de ore, șapte zile pe săptămână și fii sigur că jobul va consuma toate acele 168 de ore.

Trebuie să stabilești limite dacă vrei să echilibrezi viața profesională și cea personală. Constrângerile de timp vor contribui la eficiența dvs.

Stabilește-ți un termen limită: pleci de la serviciu la 17:30. Și apoi planificați cantitatea de sarcini pe care le puteți stăpâni până în acest moment.

Cal numește acest program strâns performanță.

Poți să mergi și pe altă direcție: creează-ți programul de lucru ideal pentru un vagabond și apoi faci exact invers. Muncește din greu și din greu, fără să-ți pară rău pentru tine. Crede-mă, când muncești din greu, soluțiile inteligente și utile te vor găsi pe cont propriu.

Dar nu uitați că trebuie să vă protejați de surmenaj. Ar trebui să simți că ai controlul asupra programului tău. Cu cât te simți mai stăpân pe situație, cu atât te simți mai puțin stres.

Bine, îți imaginezi ziua perfectă pentru un vagabond și faci invers. Acest lucru vă va ajuta să faceți față eficient sarcinilor dvs. curente. Dar proiectele pe termen lung?

3. Faceți un plan pentru săptămâna curentă

Cred că veți fi de acord că planurile pe termen scurt nu mai sunt cool. Dacă te gândești doar la ziua de azi, nu vei fi niciodată înainte.

Vrei să scrii cărți, să fii implicat în diverse activități, să faci cercetări și să fii un părinte bun în același timp? Ai nevoie de un plan specific pentru săptămână.

Cal Newport

Oamenilor nu le place să se uite la planuri pe termen lung, dar uită cât de multe beneficii le pot aduce. Știu ce fac în fiecare oră, zi, săptămână, lună din viața mea. Crezi că asta este dificil? Mai ușor decât crezi. Durează o oră luni dimineața. Numai.

Luni dimineața îmi fac un plan pentru săptămână. Îmi parcurg poșta, mă gândesc la sarcinile pe care trebuie să le termin, îmi verific calendarul și mă gândesc la cum să-mi planific timpul astfel. Odată ce am un plan, mi-l trimit prin e-mail, acum îl voi vedea întotdeauna în Inbox. Aici îl pot observa în fiecare zi și, de asemenea, mă pot întoarce întotdeauna la el de multe ori pe zi dacă uit brusc de prioritățile mele.

Iar Cal are dreptate. Îți petreci timpul mai eficient atunci când urmezi un plan.

Poate credeți că este suficient să vă gândiți la toate sarcinile viitoare pentru săptămâna din capul vostru, dar nu este necesar să le scrieți. Nu, nu este așa.

Dacă scrii un plan de afaceri, cu atât mai probabil te vei ține de el: vei avea ceva tangibil, nu ideal, îți va aminti prioritățile tale.

Deci, acum aveți un program clar și un plan săptămânal. Dar simți că lipsește altceva. Și gândești corect.

4. Fă mai puține sarcini, dar fă-o cu pasiune

Probabil că te gândești la ceva de genul „Am prea multe de făcut. Nu voi putea niciodată să le fac față în perioada de timp acordată.”

Și Cal recunoaște că s-ar putea să ai dreptate. Dar nu ar trebui să renunți sau să lucrezi în panică până la ora 22:00.

Ar trebui să ai mai puține de făcut decât ai acum. Amintește-ți că nu toate treburile tale sunt atât de importante pe cât ar părea. Spui da mai des decât ar trebui. Întrebați-vă: „Ce este cu adevărat valoros pentru mine în viață?” Și apoi tăiați cât mai mult posibil.

Cal Newport

Suntem întotdeauna apreciați pentru ceea ce facem cel mai bine. Așadar, dacă vrei să ai succes, nu te lăsa copleșit, lasă-te să faci mai puține sarcini, dar vei avea ocazia să le îndeplinești mai bine. Oamenii spun da prea des. Eu spun nu multora si multora. Evit fără milă sarcinile care mă relaxează dacă simt că nu contează cu adevărat pentru mine.

Simți că nu ai timp deloc, dar John Robinson, specialist în managementul timpului, nu este de acord cu tine și crede că astăzi putem avea mult mai mult timp liber ca niciodată.

El insistă că oamenii moderni nu muncesc mai mult decât predecesorii lor (deși majoritatea dintre noi cred altfel). Cercetările arată că, în ultimii 40 de ani, oamenii au petrecut mult mai puțin timp pentru îndeplinirea sarcinilor de lucru și sunt mult mai probabil să se implice în distrageri neproductive. Toată lumea, potrivit lui John, are timp să se odihnească.

Care este concluzia din asta? Simți că nu ai timp pentru că este sfâșiat în mici sarcini enervante care îți epuizează viața și pe tine.

Deci, fă mai puțin. Dar fă-o „mai puțin” cu pasiune și entuziasm.

Planurile tale sunt structurate și se încadrează perfect în programul tău. Dar o întrebare rămâne deschisă: ce sarcini ar trebui să îndeplinești?

5. Acordați mai puțină atenție sarcinilor mici - concentrați-vă pe ceea ce are o prioritate mai mare

La serviciu, facem diverse lucruri. Lucruri mici, cum ar fi analizarea e-mailului, întâlnirile curente și, dacă vă gândiți, nu întotdeauna necesare și urmărirea cu urechea la următoarea bârfă de la birou, nu necesită niciun efort mental special din partea noastră. Nu-ți folosești talentele aici. Dacă sunteți angajat într-o afacere importantă, atunci aceasta necesită activarea tuturor abilităților și aptitudinilor dumneavoastră. Acest lucru duce la rezultate de calitate.

Care este problema cu sarcinile mici? Ne înecăm în „ape puțin adânci”.

Oamenii care lucrează adesea în weekend și noaptea simt că fac mult mai puțin decât cei care își iau rămas bun de la muncă la cinci seara. Acest lucru se datorează faptului că lucrează mult, dar semnificația sarcinilor pe care le îndeplinesc nu este mare.

Este puțin probabil ca cineva să devină CEO doar pentru că a răspuns la toate e-mailurile sau a participat la o întâlnire minoră inutilă. Da, executarea scrupuloasă chiar și a sarcinilor mici te va scuti de la concediere, dar te vei putea dezvolta doar atunci când sarcinile la scară largă devin prioritatea ta principală.

Aveți timp pentru a vă dedica exclusiv sarcinilor prioritare. Cum să începi această afacere dificilă?

Principalul lucru este să nu vă mai verificați e-mailul dimineața.

Tim Ferris, cel mai bine vândut autor al cărții Cum să lucrezi 4 ore pe săptămână

Încercați să nu vă verificați e-mailul în primele două ore după trezire. Este chiar dificil pentru unii oameni să-și imagineze asta, cu siguranță vor avea întrebări de genul: „Cum pot face asta? Trebuie neapărat să-mi verific poșta, altfel nu voi putea să mă apuc de lucru.” Vei fi surprins să afli că în majoritatea cazurilor nu este deloc așa.

Da, poate chiar ar trebui să intrați în e-mailul dvs. și să culegeți informații care vă vor permite să finalizați sarcina 100%. Dar mai întâi îl puteți completa cu 80 sau 90% și abia apoi să vă accesați scrisorile pentru informații suplimentare. Așa că te vei salva dimineața de informații inutile și străine, asupra cărora cu siguranță îți va trece atenția și te vei putea dedica exclusiv muncii.

Deci, cum legăm toate cele de mai sus împreună? Destul de ciudat, doar pentru a rezuma.

Cal ne-a dat cinci sfaturi bune:

1. Listele de lucruri de făcut sunt rele. Fă-ți un program.
2. Presupuneți că veți merge acasă la 17:30 și apoi planificați lucrurile de făcut înainte de acea oră.
3. Faceți un plan pentru săptămâna curentă.
4. Fă mai puține sarcini, dar fă-o cu pasiune.
5. Acordați mai puțină atenție sarcinilor mici - concentrați-vă pe o prioritate mai mare.

Acum cuvintele „program” și „planuri” vă sună rece și nu înțelegeți beneficiile specifice pe care vi le vor aduce. Dar odată ce îi faci parte din viața ta, îți dai seama că ai timp liber pentru familie și prieteni. În plus, vei face lucruri de care poți fi mândru.

Cal Newport

Munca intelectuală este de fapt o muncă de măiestrie. Dar nu este atât de dificil pe cât pare: nu faci sculptură în lemn, ci lucrezi cu informații. Dezvolti idei. Trebuie să separați grâul de pleava și uneori să creați idei din materia primă. Dacă începi să privești acest proces din perspectiva unui maestru, vei deveni mai fericit, mai mulțumit de munca ta și, bineînțeles, vei avea mai mult succes în viața ta profesională.

Alege cine vrei să fii: un reclus la birou sau un creator de succes?