Cum să nu mai pierzi timpul cu activități inutile

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Pentru a fi mai productiv, nu te forța să te concentrezi. Doar faceți mici ajustări în ziua dvs. de lucru.

1. Conduceți cât mai puține întâlniri

Petrecem până la patru ore în întâlniri pe săptămână. Mai mult de jumătate din aceasta este o pierdere de timp. Dacă puteți, încercați să reduceți numărul de întâlniri.

• Luați în considerare numărul de participanți. Nu invita colegii la o întâlnire doar pentru a fi în siguranță. Lăsați-i să-și petreacă mai bine timpul făcându-și treaba mai productiv.
• Conversațiile față în față pot fi adesea un bun substitut pentru întâlniri. Este mult mai ușor să discutați mai întâi detaliile proiectului cu angajatul responsabil și abia apoi să prezentați ideea întregii echipe.
• Înainte de a programa sau de a participa la o întâlnire oficială, luați în considerare cu atenție informațiile pe care intenționați să le împărtășiți colegilor. Cel mai adesea, informațiile de bază pot fi comunicate într-un alt mod, de exemplu, prin conectarea la un document, prin scrierea într-un chat sau chiar pur și simplu prin transmiterea lor orală la o ceașcă de cafea. Apoi, angajații vor putea să răspundă la informațiile dvs. fără a le perturba fluxul de lucru.

2. Schimbați interacțiunea cu colegii

Desigur, colaborarea ajută de obicei la creșterea productivității. Dar nu este atât de simplu. Potrivit datelor, fiecare angajat este distras în medie de șapte ori pe oră. Iar 80% dintre aceste distrageri sunt lucruri mici, nesemnificative.

Prin urmare, în loc să pui o întrebare de îndată ce îți vine în minte, nu te grăbi să-ți distragi atenția colegilor. Faceți o listă și apoi întrebați dintr-o dată când angajatul este liber. În plus, se întâmplă adesea ca, după ceva timp, noi înșine să găsim răspunsul la întrebarea noastră sau să înțelegem că primele trei întrebări ne-au condus pur și simplu la un sfert mare.

Dacă sunteți distras, nu trebuie să proiectați o comunicare complexă cu colegii. De exemplu, purtarea căștilor este de obicei suficientă pentru a semnala Nu deranja. Dacă acest lucru nu funcționează, încercați să vă mutați într-o altă parte a biroului, unde să nu fiți deranjat. Majoritatea colegilor se vor obișnui cu aceste semnale și nu te vor deranja când ești ocupat.

3. Reduceți fluxul de e-mail

Problema nu este cu e-mailul în sine, ci cu modul în care îl folosim. În timp ce e-mailurile anterioare conțineau o cantitate mare de informații, acum au devenit mai mult ca SMS-urile. O scrisoare tipică conține acum între 5 și 43 de cuvinte - informații scurte și întrebări simple de continuare. Astfel de scrisori se înmulțesc rapid în căsuța dvs. de e-mail, amenințând să vă înece literalmente într-un flux de mesaje necitite.

Înainte de a trimite un e-mail, gândiți-vă dacă ar fi mai convenabil să utilizați o altă metodă de transmitere a informațiilor.

De exemplu, cu ajutorul diverselor mesagerie instant, puteți trimite rapid mesaje scurte și le puteți răspunde fără formalitățile inutile pe care o impune e-mailul. Iar în comentariile la documentele cu acces deschis, mai multe persoane își pot lăsa imediat propunerile pentru un proiect, în loc să aglomereze cu ele căsuțele poștale ale colegilor.

4. Lucrează de acasă și dormi suficient

Un angajat bine odihnit va face adesea mai mult în șase ore decât un angajat somnoros în toate cele zece. Prin urmare, lucrul de acasă devine opțiunea ideală pentru mulți. Și datorită mijloacelor moderne de comunicare, angajații nu trebuie să fie în aceeași cameră pentru a rezolva orice problemă.

Eliberându-te de nevoia de a petrece câteva ore în transport, poți dormi suficient, iar acest lucru va avea un efect pozitiv asupra productivității.

Desigur, în unele domenii de activitate este necesară o comunicare mai strânsă cu colegii, dar una sau două zile lucrătoare pe săptămână petrecute acasă va fi de folos reprezentanților oricărei profesii. Acest lucru vă va oferi posibilitatea de a vă concentra pe propriul proiect și doar să dormiți. Cheia este să găsești un ritm săptămânal care să se potrivească ție și echipei tale.

5. Ia pauze dese

Pauzele sunt la fel de importante ca și munca în sine. Cu toate acestea, o simplă schimbare de activitate nu este adesea suficientă. Pentru a vă reîncărca, trebuie să vă ridicați de la masă la fiecare oră și jumătate.

Pauzele mai lungi, cum ar fi prânzul cu prietenii sau o plimbare, sunt utile pentru oamenii creativi. Această pauză este ceea ce este nevoie pentru a transforma o după-amiază neproductivă într-o descoperire creativă.

Nu te vei odihni dacă ești distras câteva minute la fiecare jumătate de oră. Este mai bine să părăsești locul de muncă cel puțin zece minute de mai multe ori pe zi.

În timp ce aceste pauze vor reduce efectiv numărul de ore pe care le lucrezi, vei fi mai eficient în restul timpului. O zi de lucru cu adevărat productivă este posibilă doar prin odihnă și recuperare.