Cum să grupezi sarcinile corect pentru a ține pasul cu totul

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Creșteți productivitatea prin îngrijirea listei de sarcini.

Toată lumea știe de mult timp că multitasking-ul nu este un lucru atât de bun: ne împiedică să ne concentrăm efectiv asupra unui singur lucru.

Chestia este că trecerea de la o sarcină la alta necesită mult timp - acest lucru este confirmat de studiile Multitasking: Costuri de comutare. Oamenii lucrează cel mai eficient atunci când intră într-o stare de flux: pe deplin concentrați pe o activitate, fără a fi distrași de nimic altceva.

Din păcate, nu este întotdeauna posibil să prindem fluxul, deoarece suntem în mod constant inundați de o grămadă de lucruri diferite care necesită atenția noastră. Cu toate acestea, există un truc care vă permite să minimizați pierderea de timp și energie prin comutarea între diferite activități. Se numește loturi de sarcini.

Esența acestei tehnici este următoarea: combinați sarcini de același tip în așa-numitele pachete și apoi le executați în vrac. E simplu.

De ce este utilă gruparea sarcinilor

Cel mai ușor este să faci lucrurile într-o ordine aleatorie: nu trebuie să te deranjezi cu planificarea, prioritizarea și alte lucruri plictisitoare. Ți-ai amintit ceva - și ai făcut-o. Și apoi am trecut la următoarea sarcină.

Cu toate acestea, această abordare nu este foarte utilă pentru capacitatea ta de concentrare. Potrivit studiului The True Cost Of Multi-Tasking, publicat în Psychology Today, o persoană își pierde până la 40% din productivitate atunci când comută între sarcini care nu au legătură.

Cu alte cuvinte, dacă mai întâi scrieți un raport, apoi începeți să răspundeți la e-mailuri, apoi sortați documentele pe hârtie și apoi reveniți din nou la raport, atunci de fiecare dată pierzi timpul concentrându-te pe o nouă sarcină care nu este ca cea anterioară. Tom DeMarco, autorul cărții The Human Factors: Successful Projects and Teams, susține că această „schimbare de viteze” poate dura până la 15 minute sau mai mult.

Sarcinile de grupare în lot facilitează trecerea de la o activitate la alta. Cu cât sarcinile dvs. sunt mai asemănătoare, cu atât vă este mai ușor, după ce ați terminat una, să vă ocupați de următoarea.

Cum să utilizați procesarea în lot

1. Creați o listă de activități

Mai întâi, notează ceea ce intenționezi să faci într-o listă simplă, rând cu rând. Puteți face acest lucru pe hârtie sau puteți utiliza numeroase aplicații de gestionare a sarcinilor. Principalul lucru este să repari totul. Este ideal să aloci ceva timp de planificare în fiecare zi (sau cel puțin o dată pe săptămână).

2. Împărțiți sarcinile în categorii

Acum că lista este gata, împărțiți toate articolele sale în categorii. Ele pot fi diferite - alegeți ceea ce doriți. Principalul lucru este că este convenabil și vizual.

De exemplu, colectați sarcini precum „Răspundeți la e-mailuri” sau „Apelați colegii” în secțiunea „Negocieri” și „Scrieți un articol” și „Efectuați modificări” în secțiunea „Text”. Creați categorii separate pentru treburile casnice, sarcinile de serviciu, cumpărăturile și multe altele. Va fi mai ușor să navighezi într-o astfel de listă ordonată.

O altă opțiune este colectarea sarcinilor în pachete în funcție de locul în care ar trebui efectuate. De exemplu, legați toate achizițiile la locația „Supermarket”, iar sarcinile de lucru la locația „Office” și așa mai departe. În acest fel, dacă te afli în apropierea unui magazin, poți să te uiți în lista ta de lucruri de făcut și să vezi imediat toate achizițiile de care ai nevoie.

3. Blocați timpul

Procesarea în lot a sarcinilor funcționează excelent în combinație cu așa-numita tehnică de blocare a timpului. După ce ați împărțit lista în categorii, alocați o anumită oră din zi pentru fiecare categorie. Și adăugați blocul corespunzător în calendarul dvs. Într-un singur bloc de timp, faceți doar lucruri dintr-o categorie și ignorați celelalte.

O altă opțiune este să legați populara tehnică Pomodoro de lotizarea sarcinilor. Timp de 25 de minute sunteți angajat în sarcini neîntrerupte dintr-un singur pachet. Apoi odihnește-te timp de 5 minute. Apoi repetați ciclul cu un alt grup de cazuri.

4. Luați în considerare productivitatea maximă

Decideți în ce moment al zilei sunteți cel mai productiv. Majoritatea oamenilor au această dimineață, dar există și bufnițe de noapte cărora le este mai ușor să se concentreze în întuneric. Găsiți-vă vârful de productivitate și încercați să finalizați sarcinile din categoriile cu cea mai mare prioritate din cadrul acestuia.

5. Eliminați distragerile

Când începeți să efectuați următorul grup de sarcini, asigurați-vă că nu sunteți deranjat de o notificare accidentală sau de un apel telefonic. Puteți rezerva un timp special pentru a vă verifica smartphone-ul. În timp ce vă ocupați de sarcini dintr-o categorie, nu vă gândiți la restul.

Ce sarcini pot fi grupate

De fapt, în general, orice. Scott Young, scriitor, programator, antreprenor și mare fan al procesării loturilor, dă câteva exemple:

• E-mail. Tim Ferris, autorul cărții Cum să lucrezi 4 ore pe săptămână, primește uneori 300 de e-mailuri pe oră. Și, în ciuda unui astfel de volum, le răspunde doar o dată pe zi, alocând special timp doar pentru asta.
• Citind. Să citești ceva între ele este aproape inutil, pentru că oricum nu îți vei aminti mare lucru. Mai bine stabiliți singur când vă este mai convenabil să luați informațiile cu atenție și rezervați această perioadă pentru lectură.
• Apeluri telefonice. Notează numele persoanelor pe care trebuie să le apelezi și numerele lor de telefon într-o singură listă. Apoi sunați simultan pe toți candidații de pe listă. În primul rând, nu veți mai fi distras de conversațiile telefonice. În al doilea rând, vei putea alege momentul în care oamenii sunt cel mai puțin ocupați și vei putea vorbi cu tine.
• Recreere și divertisment. Transferați toate divertismentul - filme, jocuri pe computer, plimbări - până la sfârșitul zilei. Acest lucru te va motiva să termini munca cât mai curând posibil și îți va fi mai ușor să te relaxezi știind că totul pentru azi a fost deja refăcut.
• Excursii de cumpărături. Înainte de a pleca de acasă, strângeți toate sarcinile, achizițiile și comisioanele într-o grămadă și finalizați-le dintr-o singură mișcare. De exemplu, puteți vizita în același timp un supermarket, un oficiu poștal și o curățătorie chimică. Economisiți nu numai timp, ci și benzină.
• Corespondență în rețelele de socializare. Luați o oră seara pentru a discuta online. Și în restul timpului, păstrați notificările clienților de rețele sociale dezactivate.
• Gătirea alimentelor. Sunt șanse să nu ai în mod constant suficient timp să gătești ceva în fiecare zi. Din fericire, civilizația ne-a oferit o astfel de unitate precum un cuptor cu microunde. Puneți deoparte 1-2 zile pentru a pregăti mâncarea pentru săptămâna următoare, apoi reîncălziți-o.
• Reparație. În cele din urmă, reuniți-vă și faceți toate acele mici treburi prin casă care au așteptat în aripi de atâta timp. Înlocuiți becurile arse, fixați clanța ușii și robinetul care picura.
• Reflecții. Te gândești tot timpul, încerci să plănuiești ceva, să rezolvi unele probleme, dar nimic nu îți iese? Scott Young sfătuiește chiar și așa ceva, cum ar fi să te gândești să faci la un moment strict definit. Obișnuiește-te să planifici 2-3 ore în fiecare săptămână ce vei face în continuare și ce obiective vrei să le atingi.

Da, și pentru asta, sarcinile de loturi este, de asemenea, o sarcină. Așadar, alocă un moment special, de preferință seara, pentru a distribui articolele de pe lista ta pentru mâine.