Cum să planificați lucrurile folosind metoda ALPEN și să țineți pasul cu totul

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Gestionarea timpului cu precizie germană.

Ce este metoda ALPEN

Acesta este un alt mod de a planifica lucrurile, astfel încât să aveți garantat timp pentru toate și, în același timp, să nu înnebuniți cu sarcina. A fost inventat de profesorul german de economie și expert în managementul timpului Lothar Seivert.

Autorul metodei a împărțit-o în cinci componente. Primele litere din numele pașilor s-au format în cele din urmă în cuvântul german ALPEN (în rusă „Alpi”):

A - realizarea unei liste de sarcini (Aufgaben);

L - o estimare a timpului necesar (L änge schätzen);

P - planificarea timpului tampon (Pufferzeiten einplanen);

E - prioritizarea sarcinilor (Entscheidungen treffen);

N - rezumat (Nachkontrolle).

Esența metodei este de a înțelege care sarcini merită cu adevărat să luați timp și care pot fi lăsate pentru mai târziu. În plus, fii realist în ceea ce privește timpul pe care va trebui să-l petreci și nu uita că munca fără întreruperi este calea către burnout.

În esență, metoda ALPEN este o combinație de planificare în bloc cu matricea Eisenhower din managementul timpului clasic.

Cum să planificați cazurile folosind metoda ALPEN

Face o listă

Scrieți toate - toate lucrurile pe care ați dori să le faceți astăzi. Doar scrieți-l: într-un caiet de hârtie, caiet sau planificator pe telefon.

Tentația de a face o listă mentală este, desigur, mare, dar resursele memoriei umane „de lucru” nu sunt nelimitate. Potrivit unor rapoarte, poate stoca simultan până la patru sarcini sau obiecte.

Nu pierde timpul prioritzând lucrurile mai întâi - doar notează orice îți vine în minte. Lista se va dovedi cu siguranță a fi înfricoșător de impresionantă. E în regulă, așa ar trebui să fie.

Estimați cât durează

Oricine a încercat să planifice lucrurile cel puțin o dată, aproape sigur, a călcat pe rake-ul favorit al noilor veniți în managementul timpului: a făcut o listă de 15 sarcini, dar până la urmă nu a făcut nici măcar jumătate, pentru că ei, se pare, fizic. nu se încadrează într-o zi de lucru. Drept urmare, m-am supărat și am abandonat toate aceste tehnici noi de gestionare a timpului.

Pentru a preveni acest lucru, trebuie să înțelegeți costurile de timp. Gândiți-vă câte minute sau ore va dura fiecare sarcină din lista dvs. Fii cât mai realist posibil. Bazează-te pe experiența trecută și nu uita de trăsăturile tale de personalitate dacă, de exemplu, obosești rapid sau amâni. Trebuie amintit că toate aceste chestiuni sunt pentru tine, nu pentru un supraom imaginar.

Când ați terminat de calculat, notați timpul estimat lângă fiecare articol.

Planificați-vă timpii tampon

O altă greșeală comună este să planificați lucrurile unul câte unul. O astfel de strategie, în primul rând, nu ține cont de faptul că o persoană trebuie să ia pauze și, în al doilea rând, duce la faptul că toate planurile riscă să se prăbușească din cauza unei mici întârzieri sau a unui caz de forță majoră.

Întâlnirea a durat puțin mai mult decât ora programată, antreprenorul a dat comanda puțin mai târziu, unii dintre colegi au întârziat, ai rămas blocat într-un ambuteiaj, copilul se îmbrăca mult timp la grădiniță – și atât, următoarele lucruri trebuie amânate sau chiar anulate și redesenate toată ziua. Acest lucru este de obicei foarte supărat și frustrant.

Prin urmare, după fiecare sarcină, este important să includeți în plan așa-numitul timp tampon, adică unul pe care nu îl ocupați cu nimic.

Dacă ceva nu merge bine, aceste sloturi goale vă vor ajuta să faceți față cu restul afacerii. Iar dacă nu se întâmplă nicio forță majoră, folosiți timpul tampon pentru a face o pauză: beți cafea, faceți o plimbare, citiți o carte sau pur și simplu stați în tăcere. În cele din urmă, puteți dedica acest timp unor sarcini suplimentare sau proiecte personale.

Trebuie să determinați singur dimensiunea blocurilor tampon. În mod ideal, conform metodei ALPEN, acestea ar trebui să reprezinte până la 40% din timpul de lucru.

Prioritizează sarcinile

În această etapă, devine de obicei clar că, având în vedere timpul necesar și blocurile de memorie tampon, lista de activități pe care persoana a compilat-o prima dată este fizic imposibil de depășit într-o zi. Prin urmare, trebuie să prioritizați și să alegeți ce sarcini să păstrați și pe care să anulați sau să reprogramați.

Pentru aceasta, este potrivit un instrument clasic - matricea Eisenhower. Potrivit acesteia, toate sarcinile din listă sunt împărțite condiționat în patru categorii:

1. Important și urgent. Ele trebuie abordate mai întâi.
2. Important, dar nu urgent. Vă puteți lua ceva timp pentru acestea după ce vă ocupați de primul grup.
3. Urgent, dar neimportant … Este mai bine să le delegați sau să le faceți pe locul trei după cele importante, pentru a nu le dedica toată ziua și a nu cădea în capcana urgenței.
4. Nu urgent și lipsit de importanță … Acestea ar trebui să fie șterse, transmise cuiva sau puse pe fundal.

Astfel, lista ta se va reduce semnificativ și se va apropia mult de realitate.

Rezuma

La sfârșitul zilei, deschideți planificatorul de zi și puneți-vă câteva întrebări:

• Ce ai reusit sa faci si ce nu?
• Ai avut suficient timp pentru toate sarcinile programate?
• Am estimat corect timpul necesar sau ar trebui să pun mai mult data viitoare?
• A existat suficient timp tampon în planul meu pentru a compensa forța majoră și a avea timp să mă odihnesc?
• Am timp să mă ocup atât de chestiuni importante, cât și de urgente pentru a nu perturba termenele limită, dar în același timp să nu mă blochez într-o rutină?
• Ce poți face pentru a face planul mai confortabil pentru mine data viitoare?

Când le răspundeți, reprogramați sarcinile pe care nu le-ați abordat pentru a doua zi. Și faceți un nou plan având în vedere „corectarea greșelilor”.