Cum să puneți lucrurile în ordine și să țineți pasul cu totul: un ghid complet al sistemului GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

De la teorie la șablon pentru a ajuta la planificarea oricărui proiect.

De ce este bun GTD?

Problema cu serviciile de productivitate este că fiecare se poziționează ca un loc în care poate rezolva toate problemele, poate stoca informații, poate comunica. Majoritatea serviciilor vă cer să acordați prioritate și să acționați în conformitate cu acestea.

Însă puțini se pot concentra pe îndeplinirea sarcinilor importante și nu pot fi atenți la tot felul de lucruri mărunte: sarcini urgente, solicitări de la colegi, prieteni sau cunoscuți. Când sunt multe sarcini, este dificil să le faci față. Prin urmare, în practică, trebuie să utilizați mai multe servicii pentru gestionarea afacerilor. Când sunt multe lucruri de făcut, începem să fim confuzi în aceste servicii și liste și în cele din urmă încetăm să le mai folosim.

Metodologia Getting Things Done (GTD) oferă un plan universal pentru construirea unui sistem unic în care puteți rezolva orice problemă. Te vei putea relaxa si nu-ti face griji, pentru ca vei fi sigur ca nu vei uita nimic. La momentul potrivit, sistemul va solicita ce trebuie făcut și pe ce să se concentreze.

Deci, de ce atât de mulți lucrează neproductiv?

Oamenii încep să lucreze neproductiv atunci când există o mulțime de proiecte, cazuri și sarcini. Le este greu să țină toate acestea în cap, darămite să prioritizeze. Prin urmare, fie nu se face nimic, fie se face ceea ce este mai ușor, iar chestiunile importante sunt amânate pentru mai târziu. Apare o altă problemă: când trebuiau rezolvate sarcini urgente ieri.

În plus, persoana începe să obosească mai repede, devine iritabilă. Aleargă constant ca o veveriță în roata rutinei, iar proiectele cu adevărat importante, monetare și strategice sunt lăsate pe margine.

Sistemul Getting Things Done, descris de David Allen într-o carte care a fost publicată în 2001 și a devenit un bestseller mondial, va ajuta să facem față acestei situații.

Spuneți-mi despre conceptele de bază GTD pe care trebuie să le cunoașteți

Rutină - acestea sunt acele fapte, gânduri și preocupări care tulbură, distrag atenția și irosesc energie. Până când rutina nu este tradusă în sarcini, ea nu poate fi controlată. Gândirea la aceleași probleme de mai multe ori este o utilizare ineficientă a energiei creative care creează frustrare și stres.

Scopul GTD este de a vă elibera capul de rutină și de a elimina stresul intern.

Memoria operativă umană- zona creierului în care se află memoria pe termen scurt. Aici punem de obicei treburile curente neterminate, promisiunile făcute altor oameni și alte gânduri care ne deranjează. Din păcate, există o limită a cantității de rutină pe care o poți stoca pentru ca creierul tău să funcționeze corect. Dacă memoria RAM este plină, ești distras de sarcini mici și uiți de obiectivele tale, ceea ce duce la stres.

Instrumente de colectare a informațiilor- unde merg informațiile și unde înregistrați ceea ce trebuie făcut. De exemplu:

• organizatori;
• caiete;
• E-mail;
• calendar;
• aparat de inregistrat.

Coș „Inbox”- un singur depozit pentru rutina pe care o transformați în sarcini și sarcini. Una dintre cele mai importante reguli pentru a lucra cu Inbox este să o curățați în mod regulat.

Acțiuni simple - acțiuni într-un singur pas care durează mai puțin de două minute. În practică, este mai convenabil să aloci cinci minute pentru astfel de chestiuni.

Proiect - o sarcină care necesită mai mult de un pas pentru finalizare. Este necesar să lăsați un memento despre proiect și să descrieți primii pași pentru implementarea acestuia. Drept urmare, proiectul se transformă într-o acțiune simplă care poate fi finalizată în următoarele cinci minute și obține rezultatul final.

Proiectul trebuie să aibă un link către un card sau un fișier, care descrie detaliile: responsabil, termene limită, categorie (de exemplu, „Marketing”, „Legal”, „Dezvoltare”), link-uri către carduri mai mici cu sarcini. Această structură este convenabilă de organizat în Trello.

Lista contextului - o listă de sarcini care sunt convenabile de efectuat în anumite condiții. De exemplu, în lista contextuală „Achiziții” va exista o listă de lucruri și produse care trebuie cumpărate în magazin. Lista de apeluri poate conține o listă de apeluri de efectuat atunci când sunteți liber.

Este convenabil să faceți liste contextuale individuale pentru persoanele cu care lucrați și comunicați. Când vă întâlniți cu o anumită persoană, puteți deschide rapid lista și rezolva problemele necesare.

Cum folosesc calendarul?

Următoarele trebuie introduse în calendar:

• acțiuni care ar trebui efectuate la un anumit moment (întâlniri, întâlniri de afaceri, seminarii);
• acțiuni care trebuie făcute într-o anumită zi (finalizarea proiectului până la o anumită dată, participarea la conferință);
• informații despre anumite date (aniversări, zile de naștere, sărbători).

Folosesc Google Calendar pentru a urmări toate aceste lucruri. Acest serviciu este convenabil deoarece:

• accesibil atât de pe telefon, cât și de pe computer;
• mai multe calendare pot fi afișate simultan pe un ecran;
• există mementouri pe smartphone.

Dacă ai adăugat ceva în calendar, fie îl faci, fie îl amâni la altă dată. Nu este nevoie să aglomerați calendarul cu o listă de activități care este reprogramată în mod regulat de la o zi la alta. Există soluții separate pentru astfel de liste.

Dacă trebuie să sunați în mod regulat clienții, furnizorii sau contractanții la o anumită oră, este mai bine să utilizați un sistem CRM pentru aceasta.

Ce liste ar trebui să creați?

Liste de acțiuni prioritare

Alcătuirea unui raport săptămânal, examinarea site-ului web al unui concurent, curățarea căsuței de e-mail din căsuța dvs. poștală, elaborarea unei sarcini tehnice pentru designeri - toate aceste acțiuni durează mai mult de două minute, dar nu pot fi delegate nimănui. Punem astfel de lucruri pe listele de acțiuni prioritare și le desfășurăm în timpul zilei.

Reguli pentru lucrul cu astfel de liste:

• Nu ar trebui să fie multe liste, două sau trei sunt suficiente. De exemplu, personal, serviciu, familie. Dacă aveți o sarcină din listă pentru o anumită zi, setați un memento în calendar.
• Este convenabil să marcați sarcinile din această listă în funcție de context: „Pe drum”, „La computer”, „Citește”, „Cumpără”, „Promisiuni”. Sarcinile pot avea una sau mai multe etichete. De exemplu, sarcina „Walk the Dog” s-ar referi la proiectul „Personal” și la eticheta „Promises”.
• Înainte de a adăuga o sarcină pe listă, luați în considerare dacă trebuie să o faceți. Dacă răspunsul este da, decideți dacă trebuie să completați personal cazul. La urma urmei, puteți trimite un mesaj vocal unui subordonat și îi puteți delega. Sarcinile pe care le-ați atribuit vor fi etichetate „Atribuite”. Acesta va conține cazuri atât din Lista de lucru, cât și din Lista Personală.
• Examinați listele în mod regulat. Faceți acest lucru când aveți un minut liber. Treceți în sus sarcinile care trebuie făcute mai întâi.
• Curățați-vă listele de activități cel puțin o dată pe lună.

Lista „Într-o zi”

Această listă va include lucruri care nu necesită acțiune activă. Poate fi:

• cărți, discuri, traininguri video pe care doriți să le cumpărați;
• abilități utile pe care doriți să le stăpâniți;
• locuri pe care doriți să le vizitați;
• lucruri pe care vrei să le cumperi.

Trebuie să verificați periodic această listă, să luați notițe și să le transformați în obiective pe care se va lucra.

Cum stocați informațiile de referință care vă vor fi utile în viitor?

Aceste informații nu necesită nicio acțiune. Principalele criterii pentru depozitarea acestor informații:

• Căutare convenabilă după titluri, etichete, descrieri scurte.
• Ușurință în plasarea informațiilor în depozit.
• Structura intuitivă a stocării informațiilor. Când apar date noi, trebuie să alegeți rapid categoria și subcategoria unde să le puneți.
• Disponibilitate stocare de pe orice dispozitiv.

Există ritualuri GTD obligatorii?

Da, sunt mai multe.

Colectarea tuturor informațiilor din coșul „Inbox”

Există multe instrumente pentru colectarea informațiilor. Dar toate acestea ar trebui să curgă într-un singur loc, cu care vei continua să lucrezi.

Golirea coșului de gunoi din Inbox

O dată sau de două ori pe săptămână, va trebui să revizuiți lista Mesaje primite și să sortați cele acumulate după dosare sau comenzi rapide. Acest ritual ar trebui să devină un obicei, care se formează dintr-un algoritm de înțeles al acțiunilor și repetarea lor sistematică.

Ar trebui să aveți un plan simplu, pas cu pas, despre modul în care vă curățați sistemul săptămânal. Creați un calendar în care veți marca zilele în care au fost tratate cazurile. Acordați-vă un premiu dacă, de exemplu, în 30 de zile cel puțin 20, vă goliți Mesaje primite și bifați zilele din calendar.

Revizuirea listei de acțiuni prioritare și a listei „Cândva”, prioritizare

Când revizuiți liste, este important să acordați prioritate corect și să fiți realist în ceea ce privește punctele dvs. tari. Acest lucru este necesar pentru a nu te supraîncărca cu sarcini copleșitoare și pentru a nu suferi din cauza conștientizării ineficienței tale.

Distrugerea coșurilor inutile

Adesea, în timpul comunicării cu colegii și partenerii, apar noi cutii poștale, documente și liste.

Sarcina ta este să automatizezi totul cât mai mult posibil, astfel încât datele să curgă în folderul Inbox.

Poate fi fie o cutie poștală, fie un planificator electronic. Pentru automatizare și redirecționare a informațiilor sunt potrivite serviciile IFTTT și Zapier. Ar trebui să existe mai puține coșuri pentru colectarea informațiilor.

Cum se lucrează cu coșul Inbox și cum se sortează cazurile acumulate?

Mai întâi, extrageți sarcina, cazul sau informațiile din căsuța de e-mail și răspundeți la întrebarea „Ce este aceasta? Chiar trebuie să faci ceva?”

Dacă nu trebuie să faci nimic, ai două opțiuni. Dacă este un gunoi care nu mai este de folos, îl arunci. Dacă sunt informații utile, puneți-o în arhivă. Ar trebui să fie structurat pe categorii și etichete, astfel încât să găsești ușor ceea ce cauți.

Dacă trebuie să faceți ceva cu informațiile, există trei opțiuni:

1. Completați solicitarea. Dacă acțiunea este importantă și nu va dura mai mult de 2-5 minute.

2. Delega cuiva. Dacă acțiunea durează mai mult de două minute, gândiți-vă dacă o puteți delega cuiva.

Când delegați cuiva, trebuie scris următoarele:

• rezultat final;
• plan de lucru (calea către scop);
• termenul de finalizare a sarcinii;
• data controlului și rezultatul care trebuie să fie gata pentru acesta (intermediar sau final).

3. Amână pentru viitor. Procedând astfel, indicați:

• rezultatul dorit;
• următoarea acțiune care trebuie întreprinsă. Amintiți-vă: este imposibil să finalizați proiectul în ansamblu, puteți face doar pași simpli specifici care vă vor apropia de rezultatul final;
• termen limita. Dacă nu există un interval de timp exact, adăugați acțiunea la lista „Într-o zi”.

Vă puteți trimite mesaje pentru a le primi în ziua stabilită. Pentru aceasta sunt potrivite atât „Calendarul Google” cu memento în ziua potrivită, cât și aplicația de mail Boomerang, care îți va trimite un email la o anumită oră.

Cum să-ți planifici munca?

Toate lucrările pot fi împărțite în trei etape:

1. Implementarea planificată în prealabil. Pot fi atât lucruri importante din punct de vedere strategic care te apropie de obiectivul tău, cât și o rutină care trebuie doar făcută.
2. Efectuarea muncii așa cum apare în mod neașteptat. Acesta este momentul în care în timpul zilei ajung sarcini de la colegi, manageri, scrisori de la clienți.
3. Planificarea lucrărilor ulterioare: întocmirea și revizuirea listelor, stabilirea priorităților. Acest punct nu ar trebui să dureze prea mult pentru ca tu să faci o planificare de dragul planificării.

Practica de planificare a cazurilor și sarcinilor (cartea de memorii) este descrisă în cartea lui David Allen.

David Allen Consultant personal de performanță și management al timpului, autor al Metodologiei de productivitate GTD

Pentru o carte comemorativă ai nevoie de 43 de dosare: 31 marcate cu numere de la 1 la 31, alte 12 cu numele lunilor. Dosarele zilnice sunt puse în față începând de mâine. În spatele folderului cu numărul 31 se află folderul pentru luna următoare, iar în spatele acestuia sunt folderele cu restul lunilor.

Conținutul folderului pentru ziua următoare este transferat zilnic în coșul de gunoi, apoi folderul este plasat în spatele ultimului dosare zilnice (ca și cum ar fi transferat în luna următoare). Când eliberați folderul 31 pentru luna curentă, va exista un folder cu numele noii luni în spate, urmat de foldere cu zilele noii luni. La fel, folderul cu luna curentă când a trecut este transferat în anul următor.

Într-un folder anume, trebuie să stocați documente care necesită acțiuni specifice (un formular care trebuie completat, o scrisoare de trimis).

Pentru ca sistemul să funcționeze, acesta trebuie actualizat zilnic. Dacă uitați să actualizați folderul de mâine, nu puteți avea încredere în sistem. Vor fi ratate informații importante, care vor trebui tratate în alte moduri.

Dacă plecați pentru câteva zile, atunci înainte de a pleca trebuie să verificați dosarele pentru zilele în care veți lipsi.

Cum se organizează în practică, ținând cont de sistemele moderne de planificare:

1. În loc de o carte memorabilă, utilizați un organizator cu liste de activități pentru fiecare zi și introduceți sarcini pentru ziua curentă în el. Întâlnirile și afacerile legate de timp ar trebui înregistrate mai întâi, iar mementourile ar trebui stabilite astfel încât sistemul să le anunțe în avans.
2. Creați un fișier cu o listă de activități pentru o lună. Aceasta este o listă cu ceea ce doriți să faceți în acest timp. Îi adaugi cazuri pe parcursul întregii luni. Revizuirea sarcinilor ar trebui să aibă loc o dată pe săptămână. Când vă planificați cele mai importante sarcini, împrăștiați săptămână de săptămână, astfel încât să vă înțelegeți prioritățile. Le veți executa în primul rând, altfel tot timpul va merge la chestiuni mici și urgente.
3. Creați un fișier cu planurile pentru anul. Ar trebui revizuit o dată pe lună. Cazurile din acest dosar sunt transferate în planuri lunare.
4. Faceți planuri pentru anul pe baza obiectivelor pe termen lung pentru 3-5 ani. Este mai bine să prescrii aceste lucruri fie la sfârșitul anului, fie în vacanță, când capul nu este încărcat cu sarcini zilnice.

Aceste patru puncte sunt ceea ce David Allen numește sistemul natural de planificare. Acest sistem vă permite să vă îndreptați spre obiective care sunt importante pentru dvs. și să nu pierdeți timpul cu rutină.

Există un plan universal care poate fi folosit pentru a planifica orice proiect?

Oh, sigur. David Allen îl numește Modelul de planificare naturală. Constă din mai multe etape.

Pasul 1. Scopul și imaginea rezultatului ideal

Definiți un scop sau un rezultat final ideal, imaginați-vă că l-ați atins.

Descrie-l cu toate criteriile de succes (bani, oameni, recunoaștere). Cu cât descrii mai detaliat rezultatul final, cu atât motivația va fi mai puternică, mai ales în momentele în care trebuie să faci acțiuni specifice, dar nu există timp pentru asta.

Pasul 2. Principii

Descrieți principiile pe care le veți urma pe măsură ce vă atingeți obiectivul. De exemplu: „Voi acorda oamenilor libertate deplină de acțiune dacă ei… (se mențin în buget, finalizează proiectul înainte de un anumit termen)”. Întrebați-vă: „Ce acțiuni pot interfera cu activitățile mele? Cum le pot preveni?”

Principiile sunt clare și oferă un ghid de încredere pentru managementul activităților.

Pasul 3. Brainstorming

Faceți un brainstorming în timp ce notați toate ideile diferite care vă vin în minte.

Principiile cheie ale brainstormingului:

• nu judeca;
• nu contesta;
• nu evaluați;
• nu critica;
• gândește-te la cantitate, nu la calitate;
• analiză secundară și organizare.

Pasul 4. Planul de proiect sub forma unei liste

Organizați-vă rezultatele brainstorming-ului într-o listă de lucruri de făcut. Începeți să planificați de la sfârșit și să vă întoarceți. Acest lucru vă va face mai ușor să planificați și să identificați primul pas către obiectivul dvs. Un exemplu de planificare de la final:

Scop (rezultat ideal): Pot să vorbesc spaniola și să înțeleg oamenii.

De ce asta: Doresc să comunic fără participarea traducătorilor în timpul negocierilor de afaceri cu partenerii spanioli și să comunic liber cu alții în timpul vacanței în Spania.

Pași către obiectiv:

• Un pas înainte de a atinge obiectivul: am găsit un vorbitor nativ de spaniolă și am vorbit cu el de două ori pe săptămână.
• Cu un pas înainte: am promovat examenul de competență lingvistică B1.
• Cu un pas înainte: am trecut testul de competență A1.
• Cu un pas înainte de asta: am luat cursuri de spaniolă de opt ori într-o lună și mi-am terminat toate temele.
• Cu un pas înainte: m-am înscris la un curs de spaniolă și am plătit pentru o lună de studiu.
• Cu un pas înainte: am adunat informații despre cursurile de spaniolă și am făcut un tabel de comparație.
• Primul pas: am planificat un moment în calendar când colectez informații despre cursurile de spaniolă.

Când o echipă lucrează la o singură sarcină și trebuie să organizeze întregul plan într-un singur loc, este convenabil să utilizați o diagramă Gantt. Prima coloană din ea este etapele din drumul către obiectiv, a doua coloană sunt cele responsabile. În plus, vor exista coloane cu o perioadă de timp. Celulele vor conține starea unei anumite etape, de exemplu, „Planificat”, „În curs”, „Terminat”, „Amânat”.

GTD și sistemul natural de planificare pot părea descurajanți. Dar atunci când îl personalizați pentru dvs. și începeți să îl utilizați în mod regulat, veți simți că totul este mult mai ușor decât părea la prima vedere.