Cum să vă planificați timpul în Notion folosind GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Colectați-vă toate treburile într-o singură masă la îndemână pentru un control ușor.

Ce este GTD

Life hacker-ul a publicat în repetate rânduri articole despre tehnica GTD - Getting Things Done. A fost inventat și descris în detaliu în cartea sa de antrenorul de afaceri David Allen. Pe scurt, regulile de bază ale acestui sistem pot fi descrise după cum urmează:

1. Capturați toate informațiile … Notează toate ideile, sarcinile și faptele. Dacă există ceva ce nu puteți face acum, faceți un semn fără să vă bazați pe memorie. Tot ceea ce înregistrați este stocat în așa-numita Inbox.
2. Mentine ordinea. Pe măsură ce folderul cu „Incoming Tasks” se umple, trebuie să-i organizați conținutul, să sortați sarcinile pe categorii și să creați explicații și note, astfel încât să nu uitați nimic.
3. Prioritizează … Fiecare sarcină ar trebui să aibă o dată limită și un grad de importanță, astfel încât să știți ce să faceți mai întâi și ce poate aștepta.
4. Ține totul la îndemână … GTD nu are loc pentru principiul „scrie mai târziu”. Listele de sarcini și notele dvs. ar trebui să fie întotdeauna la vedere: pe computer, smartphone, tabletă și alte dispozitive. În acest fel, dacă vă vine în minte o idee interesantă sau vă gândiți la un caz neînregistrat, o puteți nota imediat. Când se apropie termenul limită pentru o sarcină, veți primi un memento, glorie notificărilor omniprezente.

Puteți citi mai multe despre GDT în ghidul nostru.

Tehnica este bună pentru versatilitatea sa. Creatorul său, David Allen, este oarecum de modă veche: prin „Inbox” înseamnă un adevărat folder de hârtie. A tipărit chiar e-mailuri și le-a pus în seturi de fișiere.

Dar, cu același succes, GTD poate fi aplicat fișierelor și folderelor computerului, folosind acest sistem împreună cu unele servicii. De exemplu, puteți folosi această tehnică pentru a vă sorta e-mailurile Gmail, pentru a scrie sarcini în „”, sau pentru a prelua controlul deplin asupra vieții dvs. În cele din urmă, mulți manageri de activități precum același Wunderlist sunt ascuțiți sub filozofia GTD.

Și, desigur, puteți folosi tehnica într-un program atât de minunat și versatil precum Notion.

Este un hibrid dintre Google Docs, Evernote, Trello și alte o duzină de aplicații. Notion poate face aproape tot ce ai nevoie pentru a lucra. Note, foi de calcul, baze de cunoștințe, liste de activități, panouri kanban, documente - programul are totul. Este un păcat să nu-l folosești pentru a-ți organiza treburile în stil GTD.

Și Maria Aldrey, un consultant de afaceri care îi ajută pe liderii de afaceri să-și organizeze munca, și-a creat propriul sistem bazat pe GTD pentru Notion. Ea a împărtășit aceste evoluții pe blogul ei.

Cum să utilizați GTD în Notion

Nu sunt foarte bine organizat. Așa că, când am aflat despre GTD-ul lui David Allen, viața mea sa schimbat. Acum, acesta este un fel de religie pentru mine. Treptat, mi-am construit propriul sistem, care îmi permite să țin pasul cu totul, lucrând în ritmul meu obișnuit.

Folosesc o practică pe care o numesc Planificarea săptămânală. Îmi aloc o oră în fiecare duminică (sau luni) pentru a planifica săptămâna viitoare. Acest obicei mă ajută să rezolv probleme complexe, împărțindu-le în altele mai mici și mai ușor de gestionat. Așa că fac mai mult, mai puțin oboseală și mă concentrez mai ușor pe muncă.

Pentru mine, Notion este ca un joc. Este nevoie de timp pentru a configura sistemul. Dar când este pregătită, îndeplinirea sarcinilor devine distractiv, simplu și rapid.

În fiecare săptămână, dau clic pe un buton din Notion și în fața mea apare o foaie de calcul goală. Există unul gol aici, pe care îl puteți ridica și utiliza.

Iată procesul pas cu pas pe care îl folosesc pentru a-mi programa sarcinile cu Notion.

1. Colectați-vă ideile

Luați 10 minute pentru a enumera și scrie toate ideile dvs. în această coloană. Se vor transforma în sarcini pe care trebuie să le îndepliniți în săptămâna viitoare.

1. Listați toate proiectele dvs. care nu sunt încă finalizate.
2. Verificați-vă sarcinile din ultimele trei luni pentru a găsi altele restante.
3. Aruncă o privire la calendarul tău: poate că și acolo este ceva planificat.
4. Verificați caietul de hârtie, dacă este disponibil. Poate că există și câteva idei care trebuie transferate în Notion.
5. Gândiți-vă dacă mai sunt și alte sarcini pe care trebuie să le faceți sau persoane cu care să lucrați.

Colectați toate aceste idei împreună și enumerați-le în prima coloană. Acesta este planul tău pentru următoarele șapte zile.

2. Alocați acțiunile corespunzătoare

O idee nu este rea, dar fără acțiune activă, va rămâne o idee. Întrebați-vă: „Ce ar trebui să fac pentru a muta această sarcină până la sfârșit?”

De exemplu:

• Continuați să umpleți site-ul cu conținut → Scrieți o schiță a secțiunii „Despre mine”.
• Creați un calendar de publicare de conținut → Desenați o hartă de memorie pentru postări și atribuiți date.
• Creați un videoclip pentru un blog → Scrieți un script video.
• Faceți cunoștință cu Chris → Trimiteți-i un e-mail cu data și locul întâlnirii.

Amintiți-vă, dacă sunt necesare mai multe acțiuni pentru a finaliza o sarcină, trebuie să decideți mai întâi ce să faceți.

3. Stabiliți urgența

În continuare, trebuie să definiți urgența fiecărei sarcini. Acest lucru este necesar pentru a vă concentra asupra lucrurilor cu adevărat importante și nu doar pentru a face o grămadă de muncă.

Pentru a înțelege ce lucruri să fac mai întâi, îmi sortez ideile în patru categorii:

• Sarcini importante - lucruri care ne apropie de atingerea obiectivelor.
• Sarcini urgente - actiuni care necesita atentie imediata.
• Nu ar strica - această categorie include chestiuni care pot să nu fie urgente și să nu fie importante, dar implementarea lor ți-ar face viața mai ușoară în următoarele șapte zile.
• Poate astepta - acestea sunt sarcini care pot fi reprogramate pentru încă o săptămână.

4. Determinați nivelul de concentrare

Din păcate, cu toții avem o cantitate limitată de atenție, timp și energie. Fiecare sarcină consumă un anumit procent din aceste resurse importante. Prin urmare, evaluați sarcina programată și atribuiți-i numărul corespunzător în a patra coloană.

De exemplu, scrierea unei schițe pentru o postare pe blog mi-a luat aproximativ 20% din atenție. Și scrisoarea pentru Chris are trei rânduri - doar 2%.

5. Atribuiți prioritate

Această casetă de selectare marchează sarcinile care au etichetele „Important” și „Urgent”. Adică trebuie făcute, indiferent de ce. Aceasta este lista ta de priorități.

Când ați terminat de selectat aceste sarcini, adăugați procentele din coloana anterioară pentru a vedea câte resurse veți cheltui pentru ele. Dacă s-a dovedit mai mult de 90%, atunci ți-ai supraestimat puterea și ai mușcat mai mult decât poți mesteca. Reprogramați o parte din ea pentru săptămâna următoare, sau veți fi suprasolicitat și nu veți avea timp de nimic.

Apropo, un sfat util: Notion vă permite să filtrați conținutul rândurilor de tabel - așa puteți selecta sarcinile prioritare.

6. Programați sarcina

O bifă în coloana următoare arată dacă sarcina este programată în calendarul dvs. Decideți când îl veți rula și creați un eveniment adecvat.

Apropo, dacă nu folosiți Google Calendar sau ceva de genul, obțineți-vă Notion. Acolo puteți adăuga sarcini programate pentru săptămână.

7. Delegați sarcina

Da, ai același număr de ore pe zi ca și Beyoncé, dar are o echipă imensă de asistenți care fac treaba murdară pentru ea, așa că face mai mult. Cu toate acestea, dacă aveți și pe cineva pe ai cărui umeri puteți schimba unele dintre sarcini, faceți acest lucru și bifați sarcina delegată în coloana corespunzătoare.

8. Terminați sarcina

Ei bine, totul este simplu. Când terminați proiectul sau finalizați o sarcină, bifați caseta din ultima coloană.

Primă

Iată câțiva pași pentru a vă ajuta să vă organizați și mai mult:

1. Examinați-vă cheltuielile din ultima săptămână și planificați-vă bugetul pentru următoarea.
2. Gândește-te la meniul tău pentru săptămână, adaugă produse la lista de cumpărături.
3. Procesați-vă Inbox pentru ultimele șapte zile în timp util și sortați tot ce s-a acumulat acolo.
4. Planificați cel puțin o zi pe săptămână pentru exerciții fizice.

Amintiți-vă că GTD este destul de flexibil și poate fi adaptat pentru a se potrivi nevoilor dvs. Simțiți-vă liber să ajustați șabloanele Noțiune. De exemplu, rubrica Atenția Mariei mi se pare redundantă. Pentru mine, o notă este suficientă indiferent dacă sarcina este urgentă sau nu. Puteți șterge cu ușurință coloanele și le puteți adăuga pe ale dvs. Așadar, am creat o coloană etichetată „Munca”, „Acasă”, „Creativitate” și altele pentru a sorta sarcinile pe categorii. O poți face în felul tău.