7 metode eficiente de planificare pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Energy List, GTD, Bullet Journal și alte opțiuni, printre care cu siguranță există și cea potrivită pentru tine.

1. Metoda cardurilor

Această metodă de planificare a fost propusă de celebrul specialist rus în managementul timpului Gleb Arkhangelsky. El oferă coaching în afaceri, scrie cărți și chiar își conduce propria companie de consultanță în managementul timpului. Pe lângă unele principii, Gleb a dezvoltat și o metodă de planificare rapidă folosind carduri.

Cum functioneaza

Nu veți avea nevoie de un jurnal gros în acest caz: sunt suficiente doar câteva coli de hârtie. Obțineți trei cărți pentru scopuri diferite. Pot fi multicolore, cu note sau cu autocolante. Principalul lucru este că diferă unul de altul și, desigur, îți plac.

Prima carte este strategică. Acesta va conține obiectivele tale cheie, pentru a le atinge, trebuie să depui toate eforturile posibile. În al doilea, dedicat obiectivelor pe termen lung, notezi toate activitățile și planurile pentru anul sau cu câțiva ani înainte. Al treilea card va conține cel mai important eveniment al zilei următoare. Și, desigur, se va schimba cel mai des.

• Nivel: incepator.
• Un plus: nu este nevoie să înțelegeți arta de a planifica. Totul este cât se poate de rapid și simplu.
• Minus: lucruri mai puțin importante rămân încă neplanificate. Așa că poți uita complet de ele.

2. Metoda lui Ivy Lee

Frumusețea metodologiei jurnalistului american Ivy Lee este simplitatea și consistența acesteia. Majoritatea încercărilor de a începe eșuează din cauza lipsei unui plan, a lipsei de concentrare și a priorităților greșite. Pentru a rezolva aceste probleme, Lee sugerează să ne limităm la șase sarcini pe zi și să le facem una după alta.

Cum functioneaza

La sfârșitul zilei, identifică șase lucruri principale de făcut și prioritizează-le, începând cu cele mai importante. A doua zi, dimineața, începeți imediat prima sarcină de pe listă, iar când o finalizați, preluați următoarea. Și tot așa până la învingător.

• Nivel: incepator.
• Un plus: Face planificarea mult mai ușoară, face mai ușor să începeți și rămâne consecvent în timp ce vă respectați obiectivele.
• Minus: metoda nu funcționează bine dacă aveți adesea activități neplanificate în timpul zilei.

3. Metoda de estimare

Adesea, în procesul de planificare, sarcinile importante se pierd printre sarcinile minore. Asta pentru că nu le marchem prioritatea. Chiar dacă înțelegeți necesitatea de a finaliza o sarcină, este important să o declarați în scris. Într-adevăr, în timpul zilei de lucru, nu există întotdeauna timp pentru a evalua în mod adecvat importanța fiecărui caz.

Cum functioneaza

Acordați sarcinilor planificate puncte de la zero la două, în funcție de gradul de importanță. Prioritatea principală este două puncte. Sarcina cu un singur punct poate fi finalizată mai târziu. Iar responsabilitățile mici și sarcinile zilnice primesc zero puncte.

Nu uitați să evaluați munca la sfârșitul zilei, de exemplu pe o scară de cinci puncte. Un caz nerealizat, care a primit 1 sau 2, va afecta lucrările viitoare și va cauza neplăceri. Ca notele proaste la școală. Acest lucru este important pentru a vă înțelege propria performanță și pentru a vă gestiona programul.

• Nivel: incepator.
• Un plus: metoda vă va învăța să evaluați importanța sarcinilor și să vă gestionați eficiența.
• Minus: nu este potrivit pentru toată lumea. Sarcinile pot fi prioritizate, iar numerele pot fi confuze atunci când ajungeți la lucru.

4. Lista de energie

Fiecare sarcină necesită o cantitate diferită de efort mental sau fizic. În același timp, activitățile pe termen scurt pot necesita mai multă energie decât cele mai lungi. Esența acestei metode este de a distribui toate sarcinile în funcție de eforturile necesare și de a le prelua în funcție de cum te simți.

Cum functioneaza

Când vă faceți lista de sarcini, împărțiți toate sarcinile în trei categorii: dificile, medii și ușoare. Primul este tot ceea ce necesită concentrare și stres maxim, al doilea este o afacere comună, ultimul este o rutină simplă realizată aproape automat. Înainte de a începe lucrul, evaluați nivelul de forță și alegeți sarcina potrivită.

• Nivel: amator.
• Un plus: scuzele nu funcționează, pentru că indiferent de cantitatea de timp și energie, întotdeauna există ceva de făcut.
• Minus: este necesară autodisciplina. Când ești plin de energie, trebuie să asumi lucruri dificile și să nu le abandonezi în favoarea unei rutine ușoare.

5. Metoda 1-3-5

Un număr mare de cazuri descurajează dorința de a le asuma. Prin urmare, mulți experți în managementul timpului recomandă să evidențieze până la nouă sarcini și să le execute în funcție de gradul de importanță.

Deci, obiectivele minore pot fi transferate într-o altă zi, îndeplinind în același timp cele mai importante sarcini planificate. Metoda 1–3–5 este destul de ușor de utilizat, deși este nevoie de ceva timp și efort pentru a izola sarcinile.

Cum functioneaza

Planifică nouă lucruri pentru tine în fiecare zi: 1 - cea mai importantă sarcină, va fi întotdeauna o prioritate; 3 - cazuri care necesită o soluție în timpul zilei de lucru; 5 - sarcini mici care sunt îndeplinite ori de câte ori este posibil.

Nu uitați că trebuie să păstrați numărul de cazuri și să nu îl depășiți. În caz contrar, metoda va fi ineficientă.

• Nivel: amator.
• Un plus: deja în procesul de planificare, sarcinile inutile sunt eliminate și doar cele necesare rămân pe listă.
• Minus: tehnica nu funcționează în zilele în care numărul sarcinilor importante îl depășește pe cel recomandat.

6. GTD - A face lucrurile

În rusă, numele tehnicii sună ca „Aducerea lucrurilor la finalizare” sau „Cum să punem lucrurile în ordine”. A fost dezvoltat de expertul american în managementul timpului David Allen.

În cartea cu același nume, el a sugerat că este important ca o persoană ocupată să elibereze creierul de sarcinile curente. Acesta este singurul mod de a vă concentra asupra implementării calității lor. Această metodă este excelentă pentru a ține un planificator de birou.

Cum functioneaza

Pentru a utiliza metoda GTD cu încredere, trebuie să te obișnuiești cu ea. Există un întreg sistem de evaluare a sarcinilor și nu este ușor să-i faci față imediat. Notează lucrurile și notează-le cu simboluri speciale:

1. Un cerc gol este o sarcină de finalizat.
2. Cercul cu dunga tăiată este sarcina care se execută acum.
3. Cerc pe jumătate umplut - sarcina nu este complet finalizată.
4. Un cerc umplut - sarcina este finalizată.
5. Cercul cu o încrucișare - sarcină anulată.
6. Un cerc plin cu o săgeată - Altcineva face sarcina.
7. Semnul de exclamare este sarcina cu cea mai mare prioritate.
8. Un cerc cu un punct - trebuie să țineți cont de această sarcină în mod constant.

• Nivel: amator.
• Un plus: opțiune avansată de planificare instantanee. Nu trebuie să urmăriți prioritatea sarcinilor. Dacă ai o slujbă - fă-o.
• Minus: metoda este slab adaptată pentru planificarea pe termen lung. Mai degrabă potrivit ca un plus la cel principal.

7. Bullet Jornaling

Cea mai flexibilă opțiune de planificator este un planificator și un jurnal personal în același timp. A fost inventat de designerul american Ryder Carroll și explicat în tutorialul video de mai sus.

Această metodă vă permite să notați orice gânduri aleatorii în jurnal, precum și sarcini sau planuri importante de afaceri pentru o lungă perioadă de timp. Nu este ușor de rezolvat, dar odată ce te obișnuiești, nu renunți niciodată la planificare.

Cum functioneaza

Pe prima pagină, faceți un cuprins cu titlurile secțiunilor și completați-l pe măsură ce mergeți. Urmează inversarea anuală cu obiective mari și date importante. Vă ajută să vă evaluați planurile în ansamblu. Reversările lunare sunt în paginile următoare. În stânga, scrieți zilele lunii și zilele săptămânii. Vizavi de ele, marcați evenimentele, ale căror date cu siguranță nu se vor schimba. În dreapta sunt sarcini comune pentru luna.

Opțional, puteți adăuga sarcini pentru fiecare săptămână sau chiar puteți programa ziua după oră. Utilizați caractere speciale pentru a evidenția diferite sarcini. La început, este mai bine să scrieți astfel de note pe o coală separată de hârtie până când vă obișnuiți să le folosiți. Cel mai important, nu uitați să includeți în cuprins pagini de luni sau, de exemplu, liste.

• Nivel: profesional.
• Pro: spre deosebire de opțiunile obișnuite, acest jurnal poate fi început de la orice dată și chiar într-un caiet obișnuit. De asemenea, este convenabil să faci liste de verificare și liste aici.
• Minusuri: va dura timp să rezolvi toate detaliile și să te obișnuiești cu această metodă.