12 sfaturi ale experților care vă vor ajuta să rămâneți pe drumul cel bun

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Surmenajul este un simptom al planificării proaste.

Reputația cuiva care își face întotdeauna treaba la timp valorează mult. Dar nu apare de la sine, doar pentru că te străduiești foarte mult, nu dormi suficient și, în general, lucrezi ca un cal. Toate cele de mai sus sunt măsuri extreme pentru cineva care nu știe să planifice.

Iată câteva principii cheie care vă ajută să gestionați volumul de muncă și să vă finalizați proiectul la timp.

1. Realizează că nerespectarea termenelor limită este întotdeauna o alegere personală

Există domenii în care aproape singura modalitate de a obține un proiect bun este să minți clientul că vei face față sarcinii mai repede decât concurenții tăi. Dar amintiți-vă că munca într-o astfel de industrie este doar alegerea dvs. Și dacă se face, atunci merită să acceptați că termenele limită vor fi inevitabil ratate și va trebui să faceți față anxietății și altor emoții neplăcute.

2. Luați în considerare posibilitatea schimbării

Deoarece totul se rezumă la alegerea personală, luați în considerare o industrie diferită - una în care termenele limită sunt așteptate și apreciate. În ea, puteți obține satisfacția că vă respectați promisiunile și să beneficiați de oameni.

3. Nu face termene false

Tentația este mare, pentru că un termen limită timpuriu pare un bun stimulent: toți membrii echipei își vor îndeplini sarcinile cu precizie înainte de a veni termenul limită real. Dar oamenii sunt diferiți. Unul vă va asculta cuvintele și va face totul la timp. Iar celălalt va considera data pe care ați specificat-o doar ca o recomandare.

O mișcare mai eficientă este să le explici angajaților încă de la început ce se înțelege exact prin termen și care vor fi consecințele dacă îl încalci cu toții împreună. Iar termenul fals este ceva asemănător cu celebra poveste despre un băiat care strigă irosit: "Lupi!" Când a fost cu adevărat atacat, nimeni nu a venit în ajutor.

4. Lasă ceva timp

Nu faceți promisiuni partenerilor și clienților pe baza termenelor interne. Un proiect care nu are timp de pierdut este probabil să fie amânat. Nu se poate, dar sigur. Cu cât perioada dintre finalizarea proiectului și livrarea către client este mai lungă, cu atât este mai mare probabilitatea de a vă încadra în termenul limită.

5. Apreciază efortul depus

A face ceva corect la timp este mai costisitor decât a face același lucru într-un format „când funcționează”. Și dacă nu încălcați termenele limită, tratați-o ca pe o valoare care ar trebui inclusă în salariu. Apoi folosiți banii câștigați pentru a vă asigura că nu pierdeți următorul termen limită.

6. Spune-ți problema principală

Pentru a respecta termenele limită, aveți nevoie de o abordare sistematică a planificării și a progresului pas cu pas. Dacă tăiați constant colțuri sau ardeți până la data scadentă a proiectului, cel mai probabil aveți o problemă de planificare sistemică. Și trebuie abordat.

7. Revizuiți sarcina dacă este necesar

Efectuarea lucrării convenite doar parțial, doar pentru a respecta termenul limită, este evident o mișcare pierzătoare. Este mult mai competent să fii în contact constant cu clientul și, dacă este necesar, să revizuiești împreună termenii de referință prin ștergerea sau adăugarea de blocuri separate. „Acum vom face asta, dar asta va fi în următoarea versiune” este un mesaj perfect acceptabil. Mai ales când oamenii se așteaptă să primească produsul la timp.

8. Împărțiți termenul global în mai multe locale

Dacă aveți un proiect mare, ramificat, atunci stabilirea unui singur termen limită este prost recomandat: cu siguranță nu veți ajunge la timp. Mai bine să împărțiți termenul total în 10-15 intermediari. Acest lucru vă va permite să înțelegeți cum progresează afacerea și să reacționați la întârzierile locale înainte de a fi prea târziu.

9. Nu vă așteptați să luați cantitate

Conceptul mitic de „omul-lună” este o capcană serioasă. Nouă persoane, chiar și cu eforturi foarte mari, nu vor putea să poarte și să nască un copil într-o lună. Nu va fi întotdeauna posibilă accelerarea unui proiect prin angajarea mai multor angajați.

Dacă rezolvi problema termenelor limită în acest fel, atunci cel mai probabil nu vei ajunge la timp. Luați în considerare o alternativă: aveți un număr suficient de oameni în orice etapă a proiectului, iar aceste etape se deplasează în paralel, dacă este posibil.

10. Dacă ceva se poate decide în avans, fă-o

Atunci când aveți nevoie de o singură persoană care să aprobe fiecare etapă a unui proiect, este puțin probabil să puteți rula mai multe procese în paralel. Dar dacă se întocmește în prealabil un caiet de sarcini strict, multe lucruri vor fi aprobate înainte de începerea proiectului.

11. Separați afacerile de emoție

Când discutați despre apropierea unui termen limită, discuția se rezumă adesea la probleme de încredere, rușine și apreciere pentru eforturile fiecărei persoane. Pentru ca astfel de discuții să fie eficiente, este mai bine să înțelegeți complexitățile sistemice și să ne bazați pe date reale, mai degrabă decât pe emoții.

12. Nu taceti in legatura cu problemele

Astfel de dificultăți nu vor fi rezolvate de la sine. În lumea de astăzi plină de mesagerie instant și alte opțiuni de conectivitate, nu există un singur motiv tehnic pentru care un manager nu ar putea ști despre progresul unui proiect și despre problemele care apar, precum și despre echipa.