3 sfaturi pentru a termina întotdeauna întâlnirile la timp

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Învață să profiti mai mult de la întâlnirile tale, scurtându-le cu doar 5-10 minute.

Dacă există mai multe întâlniri pentru o zi, o întâlnire lungă poate perturba toate planurile. Antreprenorul Patrick Ewers oferă trei strategii pentru a evita acest lucru.

1. Înainte de întâlnire: scurtați durata întâlnirii

Cel mai adesea, întâlnirile durează o jumătate de oră sau o oră. Cel mai convenabil este să introduceți astfel de intervale de timp în calendar. Dar din această cauză, se dovedește că o întâlnire începe imediat după alta. Ca urmare, există o mulțime de inconveniente.

Înlocuiți întâlnirile de jumătate de oră cu întâlniri de 25 de minute și întâlnirile din oră cu cele de 50 de minute. Veți avea timp să faceți totul la fel ca înainte. Dar între două întâlniri care se succed, va mai rămâne puțin timp pentru pregătire sau pentru rezolvarea problemelor urgente.

Pentru a nu jigni niciunul dintre participanți, avertizați în prealabil asupra modificărilor. Când faceți o întâlnire, menționați doar că întâlnirile dvs. durează acum 25 sau 50 de minute.

2. În timpul întâlnirii: reamintiți audienței scopul întâlnirii și rezumați împreună

Primele minute ale întâlnirii sunt extrem de importante. Folosiți-le pentru a reaminti tuturor pentru ce sunteți aici și cât timp va dura întâlnirea. Menționați că aveți aproximativ 50 de minute pentru a discuta toate problemele, iar ultimele cinci vor fi petrecute pentru a rezuma. Atunci nimeni nu va fi surprins că ați început să închideți ședința după 45 de minute. Cel mai probabil, alți participanți vor fi chiar recunoscători, pentru că astfel economisiți nu numai timpul dvs., ci și al lor.

Setează un memento sau, care va suna în 45 de minute, și pune telefonul pe masă, astfel încât toată lumea să-și amintească ora și să nu se distragă. Când sună alarma, încheiați întâlnirea, oriunde v-ați afla.

Dacă nu ați avut timp să rezolvați toate problemele, în cele cinci minute rămase, programați o nouă întâlnire a doua zi. Și:

• repetă cine și-a luat angajamentul;
• enumerați pe scurt principalele constatări;
• conveni asupra următorilor pași;
• Împărtășiți ceva pozitiv, cum ar fi ceea ce v-a plăcut în această întâlnire.

3. După întâlnire: revizuiți pe scurt întâlnirea trecută și pregătiți-vă pentru următoarea

După o întâlnire de 50 de minute, ar trebui să ai 10 minute libere. Petreceți primele cinci pe analiza punctelor principale ale întâlnirii anterioare, pentru a nu uita nimic. De asemenea, notați o scrisoare nefinalizată către toți participanții pentru a le reaminti și angajamentele. Acest lucru va crește valoarea timpului petrecut și, în plus, va oferi ceva și mai valoros - un sentiment de finalizare.

Petreceți celelalte cinci minute pregătindu-vă pentru întâlnirea viitoare. Dacă cunoașteți deja membrii, amintiți-vă:

• ce probleme trebuie discutate;
• ce sarcini anterioare trebuiau îndeplinite;
• ce știi despre participanți: interesele lor profesionale și personale.

Dacă nu ești familiarizat cu persoana cu care urmează să te întâlnești, caută informații despre ea: precizează numele și funcția, vezi profilurile de pe rețelele de socializare. Și gândește-te la ce frază vei începe conversația.