Cum să faci o diagramă de lucru pe proiecte în Excel în 10 pași

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Folosind instrumentele obișnuite ale celui mai popular editor de foi de calcul MS Excel, puteți întocmi o diagramă vizuală a lucrărilor pe proiecte, care vă va ajuta să urmăriți modul în care progresează fiecare sarcină și cât mai rămâne de făcut.

Dacă gestionați proiecte, este important să știți întotdeauna câte sarcini aveți și când trebuie finalizate. Și dacă întocmești o diagramă vizuală, va fi mai ușor să explici punctele cheie din viața proiectelor echipei implicate în lucru, precum și altor părți interesate.

Programele speciale sunt adesea folosite pentru a gestiona proiecte, dar puteți crea și un program clar și accesibil în MS Excel familiar.

Diagrama de lucru a proiectului arată modul în care evenimentele și sarcinile se leagă între ele în timp. O diagramă bine concepută reflectă informații importante despre execuția unei sarcini specifice și dezvoltarea proiectului în ansamblu, ajutând să vedeți imaginea de ansamblu.

Pentru a crea o astfel de diagramă în MS Excel (versiunile 2007 și ulterioare), trebuie să faceți doar 10 pași.

Ce este în această diagramă? Detaliile cheie sunt afișate cu linii colorate și scânduri:

• linia zilei curente - o linie verticală roșie care arată unde vă aflați astăzi;
• termene limită pentru sarcini - bare orizontale gri care arată cât timp va dura pentru a finaliza fiecare sarcină;
• pregătirea sarcinilor - linii orizontale verzi care arată în ce stadiu este finalizată sarcina și cât mai rămâne de făcut.

În diferite versiuni de MS Excel, acțiunile pot diferi ușor, dar într-un fel sau altul procesul va fi universal și orice utilizator poate face față programării.

Puteți viziona o instrucțiune video detaliată (în engleză), va dura o jumătate de oră din timpul dvs.

Pasul 1. Începând, gândiți-vă la rezultat

Pentru a face față sarcinii fără probleme, tipăriți sau desenați pe o coală de hârtie programul așa cum ar trebui să arate în final. Țineți bucata de hârtie în fața dvs. pentru a compara fiecare pas cu un model. Diagrama nu trebuie să fie desenată cu atenție, trebuie doar să fixați forma diagramei și să o păstrați la îndemână, va fi un bun memento.

Pasul 2. Creați un tabel cu date

Pentru a construi un grafic, mai întâi trebuie să întocmiți un tabel. În exemplu, proiectul este împărțit în patru faze, fiecare cu sarcini.

Formați un tabel sub grafic. Al 30-lea rând conține titlurile coloanelor.

Să ne dăm seama ce înseamnă datele din tabel:

• Fază: „Faza 1”, „Faza 2”, „Faza 3”, „Faza 4” sau „Astăzi”. Arată în ce etapă a proiectului îi corespunde evenimentul.
• Tip de: „Fază”, „Sarcina”, „Azi”. Afișează tipul de eveniment, delimitând sarcinile și fazele de execuție a proiectului.
• Data de început: data de începere a evenimentului.
• Eveniment: arată numele evenimentului în diagramă.
• Sincronizare: arată câte zile sunt necesare pentru a finaliza sarcina.
• Procent de pregătire: arată gradul de finalizare pentru fiecare sarcină și fază, 0% - sarcina nu a început, 100% - finalizată. Acest indicator pentru categoria „Fază” nu are legătură cu finalizarea sarcinilor și este setat ca o estimare. Pentru a decide cu ce procent este finalizată o fază, trebuie să aplicați propriile reguli.
• Gata în zile: perioada pentru care a fost atins indicatorul de pregătire pentru eveniment în procente. Pentru o sarcină care durează 10 zile și este finalizată în proporție de 50%, această cifră va fi de cinci zile (10 zile × 50%).
• Înălţime: valoarea înălțimii este importantă pentru decorare deoarece determină cât de sus sau de jos se va reflecta evenimentul în harta programului. Puteți specifica orice valoare, dar este mai bine să luați numere mici aproape de zero. Exemplul folosește un interval de la +25 la -25. Dacă înălțimea este pozitivă, evenimentul va fi reflectat pe diagramă deasupra axei orizontale, dacă este negativ - sub axa.

Pasul 3. Creați o diagramă cu axele X și Y, adăugați-i primele date din coloana „Cronologie”

Este timpul să creați o diagramă pentru a vizualiza datele evenimentului din tabelul realizat la pasul anterior. Utilizați un grafic de dispersie cu axele X și Y, deoarece vă permite să poziționați liber coordonatele de bază pe ambele axe.

Urmează instrucțiunile:

• Selectați fila „Inserare” din meniul principal.
• Apoi selectați „Diagrame” → „Scatter” → „Scatter with markers”, o diagramă goală va apărea în fața dvs.
• Agățați marginile diagramei și redimensionați și redimensionați diagrama, astfel încât câmpul diagramei să acopere intervalul de la celula B4 la celula K26 (ține apăsată tasta Alt pentru a alinia zona diagramei exact la marginile celulei).
• Faceți clic dreapta pe diagramă și selectați elementul de meniu „Selectare date”.

Adăugați o serie de date în interval făcând clic pe butonul „Adăugați” din caseta de dialog care se deschide.

1. Pentru a schimba numele „Nume serie” introduceți în câmpul corespunzător valoarea celulei E30 „Date”.
2. Pentru valoarea axei X, selectați câmpul corespunzător și selectați celulele C33: C46 Data de începere.
3. Pentru valoarea axei Y, selectați câmpul corespunzător și selectați celulele H33: H46 Înălțime.
4. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de adăugare a datelor.
5. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de selecție a datelor.

Acești pași ne vor oferi o diagramă de dispersie simplă cu formatare automată.

Să facem marcajele de eveniment verzi:

• Faceți clic dreapta pe orice marcator de date selectat, selectați modificarea „Format serie de date”.
• În lista care se deschide în stânga, selectați fila „Parametrii marker”, apoi selectați tipul de marker încorporat „Crystal”. Măriți dimensiunea la 10 pt.
• În fila Marker Fill, selectați o umplere solidă. Schimbați culoarea de umplere în verde.

Acum avem o diagramă de dispersie care reprezintă cronologia. Până acum, marcajele verzi arată doar începutul sarcinilor.

Schimbați numele diagramei: faceți dublu clic pe câmpul de text cu numele și introduceți numele dvs.

Vom reveni la opțiunile de sincronizare din pasul 5, vom adăuga bare orizontale de-a lungul axei X, dar deocamdată continuăm formatarea diagramei.

Pasul 4. Punerea în ordine a aspectului diagramei și adăugarea denumirilor evenimentelor

Scăpăm de ceea ce nu avem nevoie în diagramă.

axa Y … Ascundeți axa verticală, deoarece nu poartă încărcătură de informații. Selectați o diagramă, în meniul principal din fila „Lucrul cu diagrame”, selectați „Aspect”. Apoi alegeți Axe → Axa verticală principală → Nu afișați.

Ghidajele orizontale … De asemenea, sunt inutile. Selectați diagrama, în meniul principal, accesați fila Aspect, apoi selectați Grilă → Linii de grilă orizontale de-a lungul axei majore → Nu afișați.

Legenda graficului … Îl vom înlocui apoi cu unul mai frumos, dar deocamdată îl dezactivăm: „Layout” → „Legend” → „Nu”.

În cele din urmă, afișăm etichetele de date pentru fiecare marker. În meniul principal din fila „Aspect”, selectați „Semnături de date” → „Stânga”.

Cum se schimbă datele în semnătura simbolului

Introducerea datelor despre fiecare eveniment în diagramă este lungă și dificilă, deoarece trebuie să selectați fiecare marker separat și să-l redenumiți.

Dar acest proces poate fi accelerat de patru ori:

• Faceți clic pe legenda primului marcator (colțul din stânga sus al diagramei) pentru a selecta toate valorile simultan. Nu faceți clic pe marcajul verde, aceasta va selecta alte obiecte!
• Faceți clic din nou pe legenda marcatorului pentru a edita singurul nume.
• În câmpul de introducere a formulei, tastați simbolul =.
• Faceți clic pe celula D33, conține evenimentul „Faza 1”, apăsați Enter.
• Repetați primii patru pași pentru etichetele rămase pentru fiecare marker.

Cum să fixați zonele

Este util să fixați regiunile pe linia 28, astfel încât să puteți vedea întotdeauna diagrama în timp ce lucrați la document. Primele 27 de linii vor rămâne în fața ochilor tăi, chiar dacă parcurgeți restul rândurilor.

Pentru a îngheța zonele:

• Selectați celula A28.
• Selectați fila „Vizualizare” din meniul principal.
• Alegeți Fereastră → Înghețați zone.
• Selectați „Înghețați zone” din meniul drop-down.

O linie orizontală neagră va apărea deasupra celei de-a 28-a linie. Tot ce este mai sus este acum andocat și numai liniile de jos se vor mișca la derulare.

Pasul 5. Adăugați bare de eroare pentru a afișa cronologia pentru a transforma diagrama într-un orar vizual

Barele de eroare orizontale de pe diagramă vor arăta cât timp este nevoie pentru a finaliza fiecare sarcină. Pentru a le face:

• Evidențiați graficul.
• Din meniul principal Instrumente diagramă, selectați fila Aspect.
• În lista derulantă din colțul din stânga sus (zona grafică), selectați seria de date „Cronologie”.
• În fila Layout, selectați Error Bars → Advanced Error Bars Settings. Se va deschide o casetă de dialog.
• În lista derulantă din colțul din stânga sus, selectați barele de eroare pe axa X pentru a formata diagrama.
• În caseta de dialog pentru a schimba barele orizontale, bifați caseta de selectare pentru pinul Plus. Stil final → Fără punct.
• În lista „Valoare eroare”, selectați elementul „Personalizat” și faceți clic pe butonul „Specificați valoarea”. În noua fereastră „Configurarea barei de eroare” care se deschide, specificați „Valoare de eroare pozitivă”. Pentru a face acest lucru, plasați cursorul în câmpul corespunzător și selectați intervalul de celule de la E33 la E74. Faceți clic pe OK.

Acum, liniile gri se întind de la marcajele verzi la dreapta, ele arată cât timp trebuie să petreceți cu aceasta sau cutare sarcină. Acestea trebuie formatate pentru claritate:

• În fereastra Format Error Bars, accesați fila Line Color. Selectați Linie continuă. Faceți umplutura gri.
• În fila Tip de linie, măriți lățimea liniei la 4 pt.

Pentru a naviga mai bine în diagramă, trageți linii verticale subțiri în jos de la marcatori. Pentru a face acest lucru, în lista derulantă din colțul din stânga sus, selectați „Bare de eroare de-a lungul axei Y”. Caseta de dialog afișează bare de eroare verticale. Selectați direcția minus, Stil final → Fără punct, Valoarea erorii → Valoare relativă, introduceți 100% în acest câmp. Alegeți singur culoarea și grosimea liniilor.

Pasul 6. Adăugați valoarea de pregătire la diagramă

Este timpul să adăugați o serie de date la diagramă care arată procentul sarcinii finalizate.

Dacă o sarcină durează 10 zile și este finalizată în proporție de 50%, bara pentru finalizare va fi plină pe jumătate. Aceasta este o măsură pentru urmărirea lucrărilor și nu include weekendurile și sărbătorii. Pentru a adăuga informații noi în diagramă, urmați instrucțiunile de mai jos.

• Faceți clic dreapta pe zona diagramei, selectați „Selectați date” din meniul contextual.
• Faceți clic pe butonul „Adăugați”, în fereastra care apare, definiți „Numele rândului” selectând celula G30. Intervalul de date pentru axele X și Y este același ca în pasul # 3.
• Pe diagramă vor apărea marcaje roșii, care le vor ascunde pe cele verzi.

Pasul 7. Formatarea noilor valori de date

Pentru ca diagrama să se reflecte în același stil, iar datele să nu se suprapună, formatăm marcatorii:

• În lista derulantă din colțul din stânga sus, selectați „Rând gata”. Imediat sub lista derulantă se află butonul „Format fragmentul selectat”. Faceți clic pe el, se va deschide o casetă de dialog.
• Modificați parametrii markerului. Selectați tipul de formă „Crystal”, setați dimensiunea la 10 pt și selectați o umplere verde solidă pentru marcator. Închideți dialogul.
• Fără a elimina selecția de marcatori, în meniul principal din fila „Aspect”, faceți clic pe butonul „Etichete de date”, selectați elementul „Nu afișați” din meniul care apare.

Pasul 8. Adăugați bare de eroare pentru a urmări procentul de finalizare a sarcinilor

Acum trebuie să adăugați scânduri noi, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire în ce stadiu se află sarcinile.

• Selectați din nou Row Ready din lista derulantă din stânga. Apăsați butonul „Bare de eroare” din meniul principal. Selectați „Opțiuni avansate” din meniul drop-down. Se va deschide o casetă de dialog. Setați lamelele verticale la o valoare fixă introducând zero în câmpul corespunzător.
• Comutați la parametrii scândurilor paralele cu axa X. Setați direcția la „Plus”. Stil final → Fără punct, valoare erori → Personalizat. În caseta de dialog Positive Error Value, specificați intervalul de celule G33-G47.
• Schimbați culoarea liniilor în verde, alegând o umplere solidă. Setați lățimea liniei la 7 pt.

Liniile verzi orizontale arată dacă sarcinile au fost finalizate parțial sau integral.

Pasul 9. Adăugați o linie verticală reprezentând ziua curentă

Linia roșie arată ce zi este și clarifică modul în care proiectul în ansamblu se încadrează în termenul limită.

• Apelați meniul contextual pentru diagramă cu butonul din dreapta. Selectați „Selectați date”.
• Faceți clic pe butonul „Adăugați”, introduceți cuvântul „Azi” în câmpul „Nume serie”. Introduceți intervalul de celule C31-C32 pentru valoarea axei X și H31-H32 pentru valoarea axei Y.

Pe diagramă au apărut doi markeri noi. Etichetați-le: selectați etichetele de date și scrieți cuvântul „Azi” în bara de formule. Faceți clic dreapta pe semnătură și selectați elementul „Format de date” din meniul contextual. Puneți poziția legendei „Deasupra”.

• Accesați meniul principal din fila „Aspect”.
• Selectați „Rândul de azi” în lista derulantă din colțul din stânga sus.
• Adăugați bare de eroare cu parametri suplimentari urmând instrucțiunile ca în pasul al cincilea. Veți avea nevoie de o scândură de-a lungul axei verticale, cu direcția Minus, stilul final de No point, cu o valoare relativă de 100%.

Acum aveți o linie verticală care reprezintă ziua curentă. Schimbați culoarea liniei în roșu, măriți dimensiunea la 3 pt.

În eșantion, data curentă este fixă, deci nu se va modifica. Dar pentru proiectele care sunt dezvoltate activ, se recomandă o modalitate diferită de înregistrare a datelor. Pentru a face acest lucru, introduceți data în celula B2 introducând formula = TODAY () și specificați în caseta de dialog de selecție a datelor valoarea celulei axei X B2 în loc de intervalul pe care l-ați specificat mai devreme.

Pasul 10. Adăugați blocuri de text

Acum diagramei îi lipsește doar legenda pentru legendă, astfel încât să poată fi înțeleasă de întreaga echipă.

• Selectați diagrama, accesați meniul principal din fila „Inserare”. Selectați „Scrisuri”.
• Poziționați zona etichetei în colțul din dreapta sus al diagramei. Selectați chenarul casetei de text cu butonul din dreapta al mouse-ului, selectați elementul „Format Shape” din meniul contextual. În fereastra care se deschide, selectați tipul de umplere „Solid”, culoarea este gri. Formatați eticheta. Puteți insera orice număr de blocuri.

Acum poți face o diagramă în 20-30 de minute folosind doar editorul tău preferat MS Excel.