OmniFocus 2: Experimentați puterea GTD pe OS X

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Pentru practica mea îndelungată de auto-organizare, GTD a devenit cel mai bun, deși nu ideal, sistem, iar OmniFocus 2 este cel mai bun organizator pentru GTD pentru Mac. Despre asta vom vorbi.

Puterea GTD constă în sistemul de colectare, sortare, vizualizare, control și luare a deciziilor. O aplicație GTD, cel puțin, ar trebui să sprijine toate aceste procese. În mod ideal, toate aceste procese ar trebui, datorită aplicației, să fie simple și rapide. Să aruncăm o privire asupra validității pretenției OmniFocus 2 de a fi cea mai bună aplicație GTD.

Colectare ("Inbox")

OmniFocus 2 are tot ce aveți nevoie pentru a adăuga rapid sarcini în Inbox. Puteți afișa fereastra pentru crearea unei sarcini folosind taste rapide personalizate:

După cum puteți vedea, în fereastră puteți introduce toate datele despre sarcină (notă, proiect, context, ora de începere și data scadenței), sau puteți introduce rapid numele și trimite sarcina la coșul de gunoi.

Puteți crea o sarcină în dosarul Inbox trimițând un e-mail la o adresă de e-mail specială. Subiectul va deveni titlul sarcinii, iar conținutul va fi plasat în note. Pe dispozitivele mele iOS, am introdus e-mailul OmniFocus în aplicație și am creat sarcini în două atingeri în acest fel.

Și încă o cale - prin meniul contextual „Servicii”:

Și pentru a nu fi necesar să deschideți meniul contextual de fiecare dată când selectați text, mergeți în jos la elementul „Servicii” și găsiți acolo opțiunea de a trimite selecția către OmniFocus, configurați o comandă rapidă de la tastatură. Acest lucru se face în fila „Comenzi rapide de la tastatură” din setările tastaturii:

Cu această configurare, utilizarea comenzii rapide va trimite fiecare text selectat către OmniFocus 2 Inbox.

Sortare („Proiecte”)

Pentru posibilitățile și comoditatea sortării, puteți crea foldere și trei tipuri de proiecte: cu cazuri secvențiale, paralele și separate. În cazul sarcinilor secvenţiale, o singură sarcină va fi întotdeauna activă în proiect, după care următoarea va deveni activă. Prin urmare, dacă selectați filtrul Disponibil, vor fi afișate doar primele sarcini din proiectele secvențiale.

De ce sunt necesare proiecte, cred, nu este nevoie de explicat, iar dosarele pot fi adaptate pe domenii de responsabilitate: activitate profesională, sănătate, relații, dezvoltare, spiritualitate, finanțe etc.

Vizualizare („Verificare”)

Review este revizuirea periodică a proiectelor și sarcinilor pentru a ține degetul pe puls și a nu pierde nimic. Setăm o frecvență de vizionare pentru fiecare proiect, iar cu această frecvență apare în fila Checkout.

Arata astfel: deschidem fila „Verificare” și ne uităm la sarcinile proiectului NNN. O sarcină a fost marcată cu un steag, alteia i s-a dat un termen limită, iar începutul celei de-a treia a fost amânat. După toate manipulările necesare, marchem proiectul ca verificat și uităm de el până la următoarea lovitură din fila „Verificare”.

Acest lucru ne ajută să nu pierdem nimic important și ne scutește de revizuirea zilnică a proiectelor, care sunt suficiente pentru a le verifica o dată pe săptămână sau chiar pe lună.

Control („Prognoză”)

Fila „Prognoză” are o sarcină similară, dar cu acțiuni și întâlniri programate pentru întreaga zi sau pentru o anumită oră a zilei. Se sincronizează cu calendarul dvs. și colectează termenul programat în OmniFocus și pe cel programat în calendarul dvs. într-un singur loc.

Această filă ne ajută să nu pierdem întâlnirile și evenimentele sau termenele limită atribuite sarcinilor.

Luarea deciziilor („Contexte” și „Perspective”)

Grecii aveau două cuvinte pentru timp: chronos și kairos. Chronos este conceptul de timp, care ne spune data sau durata de timp rămasă înainte de eveniment sau scurs de la acesta. Kairos este momentul potrivit (Kairos este zeul antic grec al unui moment fericit).

Se spune că Pușkin a strâns numele criticilor pretențioși ai lucrărilor sale într-o vază specială și, când kairosul unei dispoziții caustice a insistat, a scos unul la întâmplare și a scris o epigramă otrăvitoare pentru nefericitul critic.

În sistemul GTD, conceptul de kairos este transmis prin cuvântul „context”:

Contextul poate fi atribuit în funcție de starea psihică și fizică (vigor, cefalee, epuizat…), în funcție de locul de ședere (birou, hipermarket, acasă…), în funcție de persoanele cu care este necesar să se facă. discutați probleme (consiliul întreprinderii, Ivan Ivanovici …), în funcție de instrumentele disponibile etc.

Regulile GTD permit alocarea unui singur context unei sarcini, iar OmniFocus 2 respectă cu strictețe această regulă. Dar acest lucru nu este întotdeauna justificat și trebuie să creați contexte precum „Internet + Mac”. Dar aplicația vă permite să setați coordonatele geografice pentru contexte, astfel încât mementourile să fie declanșate pe măsură ce vă apropiați de o anumită locație.

Și pentru o luare a deciziilor și mai rapidă, există o oportunitate de a crea perspective:

După cum puteți vedea din captură de ecran, aceasta este o simplă filtrare a sarcinilor în funcție de proiect (dosar), stare (marcată, în viitorul apropiat, după data scadenței …), disponibilitate (primul disponibil, rămas, totul, finalizat), durata, contextul sau conținutul unui fragment de text în notele de nume sau de activitate.

Pentru acces rapid la perspectivă, îi puteți seta o comandă rapidă de la tastatură sau o puteți adăuga la favorite, care o va plasa în bara laterală din stânga. Cele patru file de sus din capturi de ecran sunt perspectivele pe care le-am creat.

Outlook se sincronizează cu versiunile iOS în ambele direcții, ceea ce face mult mai ușor să luați decizii cu privire la următoarea sarcină.

Dezavantajele OmniFocus 2

Indiferent cât de mult încearcă dezvoltatorul, este pur și simplu imposibil pentru oamenii imperfecti dintr-o lume imperfectă să creeze o aplicație ideală fără defecte și neajunsuri. OmniFocus 2 nu face excepție.

Primul dezavantaj (relativ) este prețul: versiunea de bază pentru OS X și iOS va costa 40 USD; Upgrade la Pro - 40 USD pentru OS X și 20 USD pentru iOS (dacă ați achiziționat o versiune anterioară de OmniFocus, upgrade-ul la Pro este gratuit).

Al doilea dezavantaj este sincronizarea. Este lent și dă erori dacă ați creat sau schimbat o sarcină offline fără a sincroniza în prealabil dispozitivul cu datele reale de pe server.

Iar al treilea dezavantaj îmi este greu de descris în cuvinte. În trei ani de „relație” cu OmniFocus 1 și 2, nu am reușit să devenim buni prieteni cu el, iar de ce nu este clar. Se pare că există tot ceea ce este necesar pentru o aplicație GTD grozavă (suport lipsa sincronizării), dar am întâmpinat constant dificultăți în luarea deciziilor și în a vedea imaginea de ansamblu a proiectelor și sarcinilor.

Poate că problema este că am folosit MLO cu cinci ani înainte și nu am fost niciodată capabil să mă reajustez la OmniFocus. Așa că am instalat recent CrossOver și am trecut înapoi la MyLifeOrganized. Dar asta e alta poveste…

Asa de. Dacă vă gândiți la organizatori pentru OS X și intenționați să utilizați întreaga putere a sistemului GTD, atunci nu veți găsi OmniFocus 2 mai bun astăzi.