Cum m-au ajutat 7 funcții ale unui organizator să pun lucrurile în ordine

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

MyLifeOrganized (MLO) vă poate schimba dramatic calitatea vieții și vă poate ajuta să puneți lucrurile în ordine. El oferă o metodologie eficientă pentru gestionarea afacerilor și a timpului.

Toți oamenii care își plănuiesc sau doar urmează să-și planifice viața sunt în permanență în căutarea celei mai eficiente metode de gestionare a afacerilor și a timpului. Și această căutare poate dura ani. Este dificil să te contrazici cu zicala „Fie îți planifici viața, fie ți se întâmplă”.

Știți cum plănuiesc ei în armată? O dată pe lună, toți ofițerii sunt așezați în clasă, unde trebuie să scrie într-un caiet special sarcinile tipice ale lunii, planul pentru lună și planul pentru fiecare săptămână. Toate acestea sunt pictate cu creioane colorate și aprobate de comandantul unității. După aceea, planul este uitat până luna viitoare și, să fiu sincer, a fost doar pentru spectacol. Și dacă este și mai simplu, atunci în FIG nimeni nu are nevoie de el. Plănuiesc asta de 13 ani…

După plecarea din armată, eu și soția mea am fost invitați la cursul „Planificare strategică pentru anul următor”. Și cea mai mare descoperire a fost că tot ceea ce plănuisem pentru anul a fost finalizat în trei luni. Planificarea, acum „real realizabilă”, a devenit o parte integrantă a vieții mele.

La început totul a fost pe hârtie. Odată cu dezvoltarea tehnologiei, a început să caute opțiuni alternative pentru un computer și mai târziu pentru gadgeturi mobile.

În cartea „Cum să puneți lucrurile în ordine” David Allen a spus că nu există un astfel de software care să controleze complet toate procesele vieții, afacerilor etc. Poate că la momentul scrierii cărții era. Dar nu acum…

Am oprit această căutare a metodelor eficiente din momentul în care m-am familiarizat cu Viața mea organizată (MLO). Acest lucru a afectat dramatic calitatea vieții mele, iar acum sunt concentrat doar pe finalizarea activităților planificate.

Prin ce diferă MLO de alți organizatori?

Iată o listă cu primele șapte puncte pe care aș dori să le împărtășesc astăzi.

1. Ierarhia

Aspectul ferestrei principale a organizatorului nu este limitat de niciun șablon sau reguli. Vă creați propria diagramă de structură a obiectivelor, proiectelor și altor sarcini, care sunt afișate schematic într-o ierarhie și sunt organizate într-un arbore.

Pe parcursul a trei ani de utilizare a MLO, am trecut printr-o mulțime de scheme de creare a listelor de activități și, în cele din urmă, m-am stabilit pe o ierarhie a vieții. „Roata vieții” este o tehnică psihologică foarte puternică, dezvoltarea versatilă a unei persoane în toate sferele vieții, care nu permite unui om de afaceri să fie nefericit în relațiile personale și unui bun familial și tată să stea acasă fără bani.. Adică, diagrama mea începe cu direcțiile de viață (desigur, totul este pictat în culori diferite):

• Muncă;
• Afaceri;
• Casa;
• familia și relațiile;
• sănătate și sport;
• strălucirea vieții;
• dezvoltare personală etc.

Acest lucru îmi permite să văd în ce sector ce obiective mi-am propus, care trebuie să fie înăsprit și unde este forța brută cu o sarcină anuală. Și chiar și așa, este foarte convenabil dacă trebuie să vă concentrați asupra unui anumit sector.

Apropo, într-o astfel de ierarhie, sarcina nu va fi activă în lista de sarcini până când toate subsarcinile sale nu vor fi finalizate și, pentru aceasta, mulțumiri speciale algoritmului intern de creare a listei de sarcini de făcut încorporat în MyLifeOrganized.

2. Programarea automată a afacerilor dumneavoastră

Cea mai tare caracteristică MLO pe care nu am văzut-o în niciun organizator este ordonarea automată a listei dvs. de activități, ținând cont de prioritatea sarcinii, care este stabilită de data de începere, data scadenței, importanța și urgența sarcinii. În „Schemă” îți setezi parametrii sarcinii și gata! Programul compilează apoi o listă ordonată de sarcini de făcut pentru dvs.

Dacă sunteți adeptul sortării manuale a sarcinilor, există așa ceva pentru dvs….

3. Flexibilitate. Funcționează așa cum doriți: filtre, vizualizări, focalizare, formatare automată

Flexibilitatea setărilor și funcțiilor acestui organizator este pur și simplu uimitoare. În comparație cu artele marțiale, MLO este un „octogon fără reguli” unde literalmente totul este permis. Principalul lucru este că toate acestea sunt eficiente și conduc la rezultatul dorit!

Orice fel de planificare (GTD, Covey, „Autofocus” și altele)! Managementul afacerilor curente! Realizări ale obiectivelor!

Poti:

• Creează-ți propriile tipuri de sarcini și liste, pe care doar imaginația ta le poate desena în cap.
• Colorează-ți sistemul folosind formatarea automată (pictograme, culori, umplere conform regulilor pe care le specificați).
• Cu ajutorul concentrării, concentrează-te pe o direcție, un scop, un proiect specific.
• Folosind filtre, personalizați lista sarcinilor active pentru orice condiții necesare (contexte, termene limită, timp de execuție, efort necesar, respectarea oricăror alți parametri).
• Orice puteți face cu funcțiile acestui program. Dar principalul lucru este că toate acestea pot fi folosite numai atunci când este necesar. Aveți nevoie de o listă simplă de activități - vă rog. Programul nu este supraîncărcat cu setări care nu sunt necesare în acest moment.

Sunt un vizual puternic! Prin urmare, pentru mine tot ce ține de „văz” este foarte important pentru percepție. Și aici nici măcar nu este vorba despre frumusețea sistemului tău, ci despre faptul că toate acestea mă ajută clar să fiu mai eficient.

În MLO, toate acestea sunt disponibile prin funcțiile de formatare automată. Și cel mai important, nu există reguli stricte și rapide, doar fanteziile mele:

• Toate sarcinile importante sunt evidențiate cu roșu și aldine.
• Cu ajutorul steagurilor, deleg sarcini și le controlez pe deplin (setez o sarcină, o țin sub control, așteaptă finalizarea), precum și îndeplinesc și controlez sarcinile care mi-au fost atribuite de conducere (se așteaptă să fie îndeplinite de mine).).
• Folderele din diferite secțiuni au culori diferite pentru mine și puteți vedea dacă există sarcini în acest folder sau nu. Este foarte convenabil și economisește timp în lucrul cu sarcini și foldere.
• Mi-am atribuit pictogramele anumitor grupuri de sarcini (apeluri, imprimare) etc.

După cum se spune, este mai bine să vezi o dată decât să auzi de o sută de ori, așa că iată un ecran cu diagrama mea personală de lucru în toată gloria:

4. Dependenţe

Există sarcini care nu pot fi efectuate până când nu a fost finalizată o altă sarcină:

• Nu putem agăța o poză până când nu cumpărăm un șurub cu diblu și până când nu am împrumutat un perforator de la un vecin.
• Nu putem găti terci până când nu cumpărăm cereale și alte ingrediente.

Și există multe exemple similare. MyLifeOrganized ține cont de toate aceste dependențe, organizează și arată clar.

Mai mult, puteți nu numai să configurați dependența unei sarcini de alta, ci și să specificați intervalul de timp după care următoarea sarcină va deveni activă.

5. Prezentare generală

Există sarcini și idei care nu pot fi îndeplinite în acest moment. Aceste probleme din GTD sunt clasificate ca Someday / Maybe și sunt recomandate a fi revizuite în recenzia săptămânală, astfel încât să nu pierdeți o idee importantă la momentul potrivit.

Pentru astfel de sarcini în MyLifeOrganized există o vizualizare separată „Prezentare generală”, unde puteți seta frecvența cu care doriți să le vizualizați (reîmprospătare în memorie pentru a lua decizia de a acționa sau de a amâna mai multe).

De acord, nu toate ideile, visele și sarcinile pentru viitor necesită o reamintire săptămânală despre tine.

• Ce vreau sa cumpar candva, am setat in program sa vad o data pe luna inainte de salariu.
• Locurile în care vreau să vizitez / să mă relaxez / să călătoresc, le amenajez pentru vizionare anuală sau semestrială.

6. Analiza

Pentru confortul de a introduce rapid sarcini deodată cu anumite proprietăți, programul are o analiză a introducerii textului.

Ce este?

Este suficient să scrieți când introduceți sarcina „Rulați sarcina mâine la 10:00, amintiți-vă la 5 @ Work” și apăsați Alt + Enter, iar programul însuși va atribui sarcinii „Run the assignment” data de începere și scadență. data, setați un memento, atribuiți cel mai înalt grad de importanță și contextul necesar.

Și acesta este doar un exemplu și există un număr mare de astfel de opțiuni în MLO.

Iată exemple din manualul de referință MyLifeOrganized de introducere corectă care pot fi convertite la un anumit număr și oră:

• mâine la 15:00;
• in 5 zile;
• Vineri (viitorul cel mai apropiat vineri);
• marți 11:20;
• ian26;
• după 3 săptămâni 14:00;
• dupa 30 de minute;
• 2 luni mai tarziu;
• azi in 1 ora 25 minute;
• intr-un an.

7. Memento la fața locului

Mementourile de pe dispozitivele Android și iOS pot fi nu numai legate de timp, ci și specifice locației.

Vă amintiți exemplul lui David Allen de baterii de lanternă? E bine, spun ei, ca sistemul să amintească de bateriile uzate din magazin, și nu acasă când ai nevoie de lanternă.

Așadar, MyLifeOrganized vă va reaminti exact în magazin.

Ieșire

Acest organizator poate fi comparat cu o secretară personală care este constant cu tine, rezolvă complet toate problemele vieții tale și îți amintește totul la timp.

În acest articol, m-am concentrat doar pe cele șapte puncte cele mai importante ale acestui organizator pentru mine. Sunt sigur că, stăpânind funcționalitatea acestui program, vei fi cât mai eficient și eficient și nu vei uita niciodată nimic.

Dacă dintr-o dată nu puteți rezolva nicio întrebare de planificare cu organizatorul folosit sau aveți cerințe individuale pentru planificatorul dvs., scrieți despre asta în comentariile acestui articol.

Îți voi demonstra că nimic nu este imposibil în această direcție!

Mult succes si rezultate maxime.

viaţa mea organizată