Cum să aplicați eficient sistemul GTD în viață

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Un plan pas cu pas, în urma căruia poți implementa cu ușurință această tehnică de productivitate în viața ta, stabilește priorități și poți întotdeauna să găsești timp pentru lucruri importante.

Acest material este o continuare a articolului „”. În primul rând, merită să vă familiarizați cu acesta, deoarece multe dintre conceptele utilizate sunt explicate în detaliu acolo.

Acest articol este un ghid pas cu pas despre cum să aplicați GTD în viața reală. Când scriu, am respectat următoarele principii:

• Versatilitate. Ideile descrise aici sunt universale și, cu ajutorul lor, fiecare își va construi un sistem GTD care va funcționa exact cu serviciile cu care este obișnuit.
• Simplitate. Sistemul ar trebui să fie intuitiv ușor de utilizat. Un minim de timp și energie trebuie cheltuit pentru introducerea și procesarea informațiilor, precum și pentru planificarea următorilor pași. Abia atunci sistemul va funcționa pe termen lung și chiar și după pauze lungi: de exemplu, dacă pleci în vacanță pentru o lună, atunci când te întorci, îți vei putea restabili abordarea managementului afacerii.
• Fiabilitate. Cel mai important lucru este să ai încredere în sistemul tău, și anume că nu vei uita nimic planificat, deoarece vei vedea un memento la momentul potrivit.
• Concentrare pe ceea ce este important. Sistemul ar trebui să vă ajute să vă concentrați atât pe ceea ce faceți în acest moment, cât și asupra acelor lucruri care sunt importante pe termen lung.
• Plăcere. Sistemul de management al cazurilor și sarcinilor ar trebui să vă aducă plăcere. De exemplu, când stai întins pe canapea după o zi grea de muncă cu telefonul în mâini, treci sarcinile finalizate din listă și obții o adevărată plăcere de la ea. Mai ales când este încă vizualizat de creșterea graficului de productivitate.

5 etape principale ale sistemului GTD

Etapa 1. Colectarea informațiilor

Este necesar să colectăm absolut toate cazurile, chiar și cele mai mici, atunci conștiința noastră va fi pură și vom acționa cât se poate de productiv.

De aceea, listele standard de sarcini nu funcționează, deoarece majoritatea oamenilor înregistrează adesea doar cele mai importante lucruri, iar sute de sarcini care nu sunt atât de importante nu sunt luate în considerare deloc. Dar tocmai sarcinile atât de mici, amintindu-și în mod regulat de ele însele, sunt cele care folosesc o parte semnificativă a resurselor creierului și creează experiențe suplimentare care duc la oboseală și stres.

Unul dintre principiile importante ale sistemului GTD este să descărcați complet toate sarcinile din cap și să le puneți într-un sistem de încredere care vă va ajuta să vă amintiți lucrurile importante la momentul potrivit.

De asemenea, trebuie să țineți cont de faptul că ar trebui să existe un număr minim de coșuri pentru colectarea informațiilor primite. Ideal, unul. Atunci va fi cel mai ușor de manevrat.

Etapa 2. Prelucrarea informațiilor

În această etapă, procesăm informațiile care se află în Inbox.

Există trei opțiuni pentru cum putem proceda în această etapă:

• Marcați sarcina ca „Acțiune”, indicând următorul pas pentru finalizarea acesteia și termenul limită. Puteți sări peste specificarea unui termen limită dacă nu aveți încă o înțelegere clară a momentului în care trebuie să finalizați sarcina.
• Mutați informațiile în „Director” dacă nu trebuie să faceți nimic cu ele, dar poate fi util în viitor.
• Ștergeți informațiile, determinând că este „Coș de gunoi”: adică nu trebuie să faceți nimic cu ea și nu vă va fi de folos în viitor.

Etapa 3. Organizarea activităților

Toate acțiunile trec prin următorul canal.

Filtrul 1 - „Decupare”

Pune-ți întrebarea: chiar ar trebui să fac această acțiune? Dacă aveți îndoieli, ștergeți-l.

Filtrul 2 - „Delegație”

Pune-ți întrebarea: dacă acest lucru trebuie făcut, atunci chiar trebuie să o fac personal? Dacă nu, delegăm și indicăm persoana responsabilă, rezultatul final, etapele intermediare de control (puncte nodale) și termenul limită.

Dacă acțiunea urmează să fie efectuată de dvs., mergeți la următorul filtru.

Filtrul 3 - „Acțiune”

Pune-ți o întrebare: va dura această acțiune mai mult de 2-5 minute? Dacă nu, fă-o acum și eliberează-ți capul. Dacă da, vă rugăm să vă înregistrați.

Acțiunile din sistem pot fi de următoarele tipuri.

„Următoarele acțiuni” - sarcini simple care constau într-o singură acțiune (apelați, scrieți, mergeți și așa mai departe). De exemplu, acțiunea „Schimbați anvelopele de iarnă pe roți” va consta în următoarele acțiuni simple: sunați și înscrieți-vă la un service auto, programați o oră în calendar și conduceți până la un service auto la momentul potrivit.

Este convenabil să colectați astfel de acțiuni în liste în funcție de loc și circumstanțe (liste contextuale). Ar putea fi lista În magazin, în care enumerați tot ce trebuie să cumpărați atunci când vă aflați în magazin, sau lista În scaun, unde adăugați lucruri și sarcini pe care le puteți face seara după muncă în scaunul preferat.. Sau o listă de „întrebări ale șefului”, în care noti toate întrebările pe care le ai pentru șeful tău, pentru ca apoi să le rezolvi pe toate dintr-o singură mișcare.

De obicei, înregistrez toate astfel de acțiuni fie în „Google Calendar” (programari și evenimente), fie în Todoist, un serviciu cloud unde este convenabil să organizezi sarcini.

„Proiecte” - sarcini care necesită mai mult de un pas pentru a fi finalizate. Pentru a demara proiectul, trebuie să descrieți primii pași pentru implementarea lui și să lăsați un memento al acestuia într-un sistem de încredere. Drept urmare, proiectul se transformă într-un lanț de acțiuni simple, fiecare dintre acestea putând fi efectuată în următoarele cinci minute și obține rezultatul.

Postez proiecte pe carduri Trello. Cardul este un container ideal pentru proiecte în care puteți plasa:

• descrierea și scopul proiectului;
• link-uri către alte documente despre proiect;
• numele responsabililor;
• termen limita;
• liste de verificare cu următorii pași;
• comentarii asupra proiectului;
• fișierele necesare și așa mai departe.

Acțiuni întârziate … Dacă nu putem planifica următoarele acțiuni fără evenimente sau informații suplimentare (de exemplu, așteptăm ca un prieten să ne trimită numărul de telefon al unui service auto, unde este posibil să schimbăm anvelopele în mod profitabil), punem astfel de acțiuni în „Amânat lista. Opțional, puteți seta un memento pentru a verifica ceva.

Astfel de liste de activități pot fi structurate și ca liste contextuale. De exemplu, faceți o listă cu sarcinile pe care le-ați atribuit asistentului dvs.

Lista „Într-o zi” conține sarcini care nu necesită acțiune activă acum, dar pe care am dori să le îndeplinim în viitor.

Poate fi:

• cărți, traininguri video și cursuri pe care doriți să le cumpărați;
• abilități utile pe care doriți să le stăpâniți;
• locuri pe care doriți să le vizitați;
• lucruri pe care vrei să le cumperi.

Trebuie să te uiți periodic la această listă, să iei notițe și să le transformi în obiective spre care vei lucra.

Etapa 4. Revizuire regulată

Pentru ca sistemul să funcționeze, este necesară revizuirea periodică a principalelor sarcini și proiecte pentru a le șterge pe cele care nu mai sunt relevante și a le sorta pe cele noi după prioritate și a le trimite la lucru.

Pentru a menține această revizuire în mod regulat, urmați aceste sfaturi:

• Lăsați 30-60 de minute în programul dumneavoastră pentru revizuire (inițial o dată pe săptămână va fi suficientă).
• Faceți o listă de verificare sau un plan pentru o astfel de revizuire, în care este descrisă secvența, ce urmează după ce. Acest plan nu ar trebui să fie prea complicat și revizuirea nu ar trebui să vă dureze prea mult sau pur și simplu nu o veți face în mod regulat.

Mai jos este un exemplu de lista mea de verificare săptămânală. Am făcut-o în formatul unei fișe cu o secvență de acțiuni, care descrie serviciile/documentele pe care le caut. Puteți să o aranjați cu o listă obișnuită sau să desenați o diagramă cu mână liberă care este convenabilă pentru dvs.

Imprimați patru dintre aceste liste de verificare pe lună. În timpul revizuirii săptămânale, luați unul dintre ele în mână și încrucișați elementele finalizate din listă. Acest exercițiu simplu vă va motiva să continuați să faceți aceste recenzii.

Etapa 5. Acțiuni

Când planul pentru săptămână este întocmit, atunci rămâne de acționat. Evitați una dintre cele mai mari greșeli ale începătorilor GTD atunci când petreceți prea mult timp organizând sarcini în loc să le finalizați efectiv.

Iată câteva sfaturi pentru a vă face acțiunile mai eficiente.

1. Faceți un plan pentru ziua pe baza planului pentru săptămână. Împărțiți-vă ziua în blocuri, făcând 2-3 blocuri pentru sarcini importante și câteva blocuri pentru alte sarcini. Durata blocurilor este în medie de 60–120 de minute. Introduceți timp liber între blocuri pentru sarcini neprevăzute.
2. Lucrați la sistemul Pomodoro, pentru aceasta puteți seta un cronometru pe telefon. Esența sa este simplă: la fiecare 25-30 de minute de lucru, faceți o pauză de cinci minute, iar după al treilea bloc de lucru - o pauză mai lungă (15-30 de minute). Totalul este de trei blocuri de 30 de minute, cu pauze de cinci minute, urmate de o pauză lungă de 15-30 de minute. Poți face 2-4 astfel de cicluri pe zi, în funcție de cât de des ești distras.
3. În timpul blocurilor cu lucruri importante, încercați să nu fiți distras de alte persoane și de sunete străine (pentru aceasta, puteți activa muzică specială pentru concentrare în căști).
4. Stabilește când nivelul tău de energie este cel mai ridicat (de exemplu, de la 7 la 9 dimineața) și în acest timp, fă cele mai importante lucruri care te apropie de obiectivele tale personale.
5. Nu planifica prea multe lucruri importante pentru ziua: 1-3 este suficient. Este important ca la sfârșitul zilei, după ce te uiți la sarcinile tăiate din planul tău, să fii mulțumit și să faci același plan realist pentru ziua de mâine.