Cum să utilizați mai bine sistemul GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Scriitorul și bloggerul Leo Babauta explică cum să continui să planifici și să scapi de tot ceea ce te împiedică să fii productiv.

De ce este nevoie de acest sistem

Getting Things Done (GTD) este un sistem binecunoscut pentru realizarea lucrurilor de către David Allen. Când îl utilizați, absolut toate informațiile primite sunt înregistrate și împărțite în liste. Scopul este de a face lucrurile petrecând mai mult timp pe ceea ce contează cu adevărat.

Cu sistemul GTD, puteți obține un succes foarte mare. Iată doar câteva dintre ele:

• Te descurci cu o mulțime de sarcini.
• Devii mai încrezător în tine.
• Amânați mai puțin și sunteți mai puțin distras.
• Au mai multă încredere în tine: alții știu că mereu duci totul până la capăt.
• Sunteți mai des invitat să lucrați pentru că se solicită o abordare solidă a afacerilor.
• Te schimbi in bine – iti dai seama ce este cu adevarat important pentru tine, devii curios, incepi sa inveti, sa construiesti relatii puternice cu oamenii si sa scapi de vechile tipare de perceptie care te impiedica.
• Câștigi mai mult.
• Ești capabil să creezi un startup de succes sau să construiești o companie grozavă.
• Vă puteți împărtăși ideile - într-o carte, blog sau prelegere.

Dar pentru a obține toate aceste beneficii, trebuie să înțelegeți cum să utilizați sistemul eficient și să aflați ce îl împiedică. Leo Babauta, scriitor si autor al popularului blog Zen Habits, explica ce trebuie sa faci pentru asta.

Cum să utilizați sistemul GTD mai eficient

Aflați ce vă împiedică să fiți productiv

Obiceiul de a amâna. Eziți să abordezi sarcina din cauza complexității ei: fie simți că nu o vei putea face față, fie nu ai înțeles-o deloc. Aceasta este amânare.

Obiceiul de a distra atenția. Ai reușit să începi, dar treci imediat la o altă sarcină. Toate aceleași îndoieli și incertitudini te înclină să-l amâni în favoarea unui exercițiu mai ușor sau să începi pur și simplu să ucizi timpul. Această comutare constantă duce la o pierdere de concentrare. În același timp, se pare că vei fi la nesfârșit ocupat.

Perfecţionism. Nu te poți apuca de treabă mult timp, pentru că acum nu este momentul potrivit pentru asta. Sau amânați să îl finalizați pentru că nu a fost perfect.

De exemplu, vrei să începi un blog, dar nu, pentru că până nu găsești platforma și tema perfectă pentru el, nu ai suficient timp liber și tot nu ai o listă de idei grozave. Sau ai scris un articol și nu-l publici pentru că materialul mai trebuie să fie finalizat - de fapt, pur și simplu nu îndrăznești.

Mediu inconjurator. Oamenii îți zădărnicesc planurile, nu fac nimic la timp, complică totul, strica, se plâng și enervează. Și, bazându-te pe alți oameni, uneori este dificil să-ți atingi obiectivele. De cele mai multe ori, aceasta este doar o scuză pentru tine.

Distrageri. Aceștia sunt oameni, orice evenimente, probleme. Ele interferează cu munca ta. Ceva ce poți controla, altele nu.

Oboseală. Ești obosit, înfometat, epuizat, confuz sau plictisit. Probleme ca acestea împiedică concentrarea și realizarea lucrurilor.

În acest caz, trebuie doar să vă reîncărcați: să luați un pui de somn, să faceți o plimbare, să mediteze.

Sau preluați sarcini care nu necesită multă energie: sortați corespondența, faceți rutina administrativă. Dacă oboseala a fost observată de mult timp, revizuiește-ți dieta și dormi.

Temeri, îndoieli, sentimente de neputință și îndoială de sine. Ele se află în centrul majorității obstacolelor menționate mai sus.

Stabiliți ce vă lipsește pentru a lucra mai eficient

Punctele selectate vor fi soluția la problemele menționate mai sus.

Abilitatea de a prioritiza. Puteți obține succes dacă vă dedicați cea mai mare parte a timpului unor sarcini importante. Când sunteți ocupat cu activități neesențiale sau comutați constant între activități, sunteți mai puțin eficient. Trebuie să alegeți o problemă importantă și să vă concentrați doar asupra ei.

Treptat, vei învăța să identifici care sarcini și proiecte sunt de mare valoare pentru tine. Este mai important să răspunzi la mesaje decât să scrii un articol? Ce este mai benefic pentru cariera, fericirea, sănătatea ta?

Capacitatea de a începe afacerea corect. Tendința de a amâna este una dintre cele mai frecvente și dureroase probleme care stau în calea atingerii unui scop. Prin urmare, cel mai important lucru în îndeplinirea sarcinilor este să începeți.

Concentrați-vă pe primul pas, cel mai mic. Cât mai mic posibil. Creați un mediu care facilitează începerea. De exemplu, când însuși Leul a vrut să-și dezvolte obiceiul de a alerga, s-a concentrat doar pe a-și pune pantofii sport și pe a ieși din casă.

Munca de sprint. Această abordare vă ajută să faceți față multitasking-ului și distragerilor. Această tehnică se mai numește și Pomodoro. Se bazează pe împărțirea muncii în intervale scurte de 15-25 de minute (sprinturi), timp în care trebuie să te concentrezi pe o singură sarcină, fără a fi distras de nimic altceva.

Aceasta este urmată de o scurtă pauză, după care începeți un nou sprint. Dacă nu ați folosit niciodată această metodă, puteți aranja câteva astfel de segmente de lucru pe zi și, după o săptămână, puteți începe să creșteți treptat numărul acestora.

Gestionarea listei de sarcini. Ajută la concentrare și face față la tot ceea ce este planificat. Dar încearcă să nu te complici prea mult. Găsiți un program simplu de planificare, scrieți în tot ceea ce trebuie să faceți în viitorul apropiat și alegeți în fiecare zi sarcinile pe care vă veți concentra astăzi.

Programați trei sarcini importante și trei sarcini minore pentru ziua respectivă - acest număr se poate schimba în funcție de durata zilei dvs. de lucru, de complexitatea sarcinilor și de viteza de finalizare a acestora.

Capacitatea de a accepta greșeli. Perfecționismul împiedică realizarea lucrurilor. Prin urmare, nu vă îngrijorați atât de perfecțiunea lucrării dvs., cât de finalizarea acesteia. Respectați regula „primul proiect proastă” a scriitoarei Ann Lamotte.

Ea este convinsă că singura modalitate de a începe să scrii bine (și să începi deloc să o faci) este să schițezi o schiță slabă și inutilă. După un timp, veți reveni la rezultat și îl veți lustrui.

Lucrând într-un mod de incertitudine. Temerile și dificultățile te vor bântui adesea. Prin urmare, este foarte util să înveți cum să lucrezi într-o stare de această incertitudine: să te menții în control, să nu te ascunzi de sarcini și experiențe interioare și să nu te plângi.

Pentru a face acest lucru, de fiecare dată când observi așa ceva în spatele tău, lasă totul deoparte și încearcă să-ți simți starea. Accepta aceasta. Fii atent la senzațiile tale fizice. Asigurați-vă că nesiguranța și disconfortul sunt în regulă. Învață să apreciezi momentele așa cum sunt.

Abilitatea de a vedea imaginea de ansamblu. Una este să fii complet concentrat pe o singură sarcină și alta este să poți privi situația în ansamblu. O analiză generală a situației ar trebui efectuată dimineața și seara, precum și de câteva ori în timpul zilei - în cazul în care trebuie să ajustați planul de acțiune.

Cu toții suntem uneori distrași, întrerupți și ne confruntăm cu dificultăți neprevăzute. Pentru a rămâne productiv, trebuie să înveți să schimbi focalizarea atunci când este nevoie.

Abilitatea de a fi responsabil. În primul rând, înseamnă să nu dai vina pe alții pentru toate dificultățile cu care te confrunți pe drumul spre atingerea scopului tău. Asumați-vă întreaga responsabilitate pentru partea dvs. din muncă.

Fii lider – arătați inițiativă, urmăriți succesul întregii echipe, chiar dacă sunteți un simplu subordonat în ea.

Comunicare deschisa. Astfel încât toată lumea să-și înțeleagă clar responsabilitățile și limitele, precum și consecințele nerespectării. Acest lucru va ajuta la crearea unei structuri în care toți cei implicați pot lucra mai ușor și mai eficient. Încercați să tratați oamenii sincer și pozitiv, în ciuda tuturor defectelor lor.

Abilitatea de a planifica. Abundența sarcinilor din jurnal nu contribuie în niciun fel la atingerea scopului. În schimb, cel mai bine este să faci o listă minimă, răspunzând la întrebări simple. Cum să începi ziua pentru a îndeplini sarcinile importante? Cum să alergi sprinturi astfel încât nimeni să nu-ți distragă atenția? Pentru ce trebuie să-ți asumi responsabilitatea? Când merită să vă ridicați corespondența? La ce oră ar trebui să programez întâlniri? Cum îți vei evalua ziua?

Răspunsurile vă vor ajuta să vă planificați ziua. Nu te strădui să fie perfect. Analizând ceea ce se întâmplă, în timp vei găsi cea mai bună opțiune.

De unde să începem îmbunătățirea

Faceți un plan simplu. Nu este deloc necesar să încerci să stăpânești simultan toate abilitățile lipsă. Pentru început, cel mai bine este să te concentrezi pe primele patru pe care le vei exersa zilnic:

• Prioritizarea și definirea sarcinilor pentru ziua respectivă.
• Munca de sprint.
• Meditație – când simți frică, incertitudine sau nesiguranță.
• Analiza la finalul zilei si revizuirea planului.

Observați ce veți face și cum. Arată-i cuiva pe care îl cunoști planul rezultat și raportează-i în fiecare zi timp de o săptămână. Promiteți în fiecare săptămână să vă împărtășiți succesele, provocările și modul în care vă veți pregăti pentru începutul unei noi perioade de șapte zile.

Faceți 10 minute în fiecare seară pentru a revizui cum a decurs ziua și dacă ați completat toate punctele din planul dvs. Scrieți ce sa întâmplat, ce a împiedicat, cum puteți accelera mișcarea înainte.

În timp, sprinturile, meditația și alte abilități vor deveni mai ușoare pentru tine. Apoi începeți să învățați abordări noi și eficiente pe măsură ce vă îmbunătățiți treptat sistemul. Principalul lucru este să vă amintiți să exersați.