Sistemul GTD, dovedit de-a lungul anilor de practică

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Cititorul nostru Oleg Bondarenko ne împărtășește sistemul GTD dovedit pentru organizarea afacerilor și a întregii vieți. Nu este un secret pentru nimeni că știm aproape totul despre GTD și mecanici similare, dar rareori le putem folosi pentru o lungă perioadă de timp. Suntem siguri că povestea de succes în acest domeniu vă va interesa.

Următorul este un rezumat al unei implementări personale GTD într-o formă care a rezistat testului de ani de zile. Poate că va ajuta pe cineva.

Împărțim sarcinile, ideile, gândurile primite după cum urmează:

• Ceea ce poate fi împins imediat pe alt interpret, îl împins imediat. Adaug o sarcină de memento „Verificați execuția”.
• Ce se poate face chiar acum în 5-15 minute. Mă așez și o fac.
• Ceea ce necesită mai mult timp sau nu se poate face chiar acum. Aceasta include și sarcini de memento de tipul „Verificați starea proiectului XXX”. Imediat îl introduc în lista de sarcini de pe telefon sau Google Tasks - totul este sincronizat.
• Ce este interesant și poate fi promițător. Îl arunc într-o grămadă de Evernote. Îl revizuiesc cam o dată pe săptămână, îl sortez după caiete. Ceva se transformă în sarcini.

Mai multe detalii la punctul 3.

Pentru a menține cu succes o listă de sarcini, este necesară o formalizare strictă, minimizând costurile de gestionare și obținere a datelor. Acest lucru se realizează în felul următor.

Fiecare sarcină are un nume structurat ca: Proiect | Obiect | Acțiune

Proiect - aceasta este o grupare mare de sarcini, un cod prescurtat precum CASĂ, BIROUL, CLIENT1, … Pentru fiecare Proiect, ar trebui să existe o medie de 1-10 sarcini. Dacă există în mod constant mai multe sarcini pentru proiect, aloca o parte unui proiect suplimentar. Astfel, gruparea sarcinilor este întotdeauna pe un singur nivel. După cum a arătat practica, o grupare mai vizuală a sarcinilor sub forma unui arbore pe mai multe niveluri este de fapt consumatoare de timp inutil și reduce motivația pentru utilizarea eficientă a sistemului.

Căutarea sarcinilor în cadrul unui Proiect se face cu funcții de bază: căutarea sau sortarea este modul meu preferat.

Un obiect - acesta este un obiect sau o persoană asupra căreia trebuie să efectuați o acțiune. Totul este simplu aici.

Acțiune - o acţiune elementară care trebuie efectuată asupra Obiectului.

Un alt punct primordial: fiecare sarcină conține Data scadentă … Dacă nu sunteți sigur de data limită a sarcinii, setați-o pe cea curentă. Dacă setați data curentă și nu faceți nimic altceva, mâine sarcina va fi pe lista restanțelor și va trebui să luați o decizie în privința ei. De exemplu, eliminați din notele de viață.

Uneori, pentru un anumit Proiect, apare o listă de sarcini, a căror sincronizare și succesiune de execuție nu sunt clare momentan. În acest caz, caut o sarcină generală de forma: Sarcini de proiect. În comentarii am lista de sarcini. În timp, situația devine mai clară, ceva este șters, ceva este îndeplinit, ceva devine o sarcină separată. În orice caz, chiar și dintr-o astfel de intrare de grup, determin data - când este necesar să mă refer la aceasta și să efectuez un audit.

Și ultimul lucru. În practica mea, aproximativ 50% din sarcini nu sunt executate (sau nu poate fi executat) la data selectată. Multe nu depind de mine. Sarcinile de tip „Verificarea stării proiectului” sunt în general lungi și necesită o atenție periodică. Se precizează și se completează ceva. Astfel de sarcini sunt amânate constant pentru date ulterioare. Acest lucru este normal (apropo, acesta este un mare plus al organizatoarelor electronice). Munca manuală de amânare a termenelor este utilă și în sensul că uneori duce la gânduri importante.