Secrete de productivitate de la creatorul popularului serviciu de gestionare a sarcinilor Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Autorul Todoist Amir Salihefendic și-a dezvoltat propriul sistem de productivitate care l-a ajutat să-și atingă obiectivele fără stres timp de 9 ani. Astăzi, Amir va vorbi despre sistemul său și despre integrarea lui cu Todoist.

Majoritatea oamenilor nu caută să-și simplifice fluxul de lucru, să lase lucrurile să meargă de la sine și să spere să fie mai bine. Dar dacă ai un sistem, poți manevra între multe sarcini, să prioritizezi și să nu te simți copleșit.

Mi-am numit sistemul de productivitate Systemist. L-am inventat - și Todoist se bazează pe el - în 2007. În acel moment locuiam într-un hostel în Aarhus (Danemarca) și studiam informatica. Am avut două joburi cu jumătate de normă și multe proiecte personale. M-am simțit copleșită și dezorganizată. Totul s-a schimbat când mi-a venit în minte ideea sistemistă.

Ce m-a ajutat acest sistem să realizez?

1. Înființați Doist Ltd. și dezvoltă un produs care le permite oamenilor să obțină rezultate uimitoare.
2. Pentru a combina cu succes sarcinile fondatorului și ale CEO-ului. Am timp pentru toate și nu mă simt suprasolicitat. Compania are 50 de angajați și aproape niciunul dintre ei m-a văzut epuizat.
3. Identificați aspectele prioritare ale fluxului de lucru în fiecare zi și amintiți-vă întotdeauna e-mailurile, întâlnirile și proiectele importante.
4. Bucurați-vă de viața în afara muncii: petrecerea timpului cu soția, călătoriile, autoeducația și sportul, îngrijirea sănătății.

Echilibrul dintre muncă și viața personală este cheia eficienței personale.

Systemist funcționează cel mai bine împreună cu Todoist. Dar puteți utiliza orice alte programe și servicii de gestionare a sarcinilor. Principiile de bază ale sistemului sunt mult mai importante decât instrumentele specifice.

6 Principii sistemiste

1. Aplicați peste tot

Sistemul este sistemul, pentru a-l folosi peste tot și peste tot. Trebuie să aveți acces la programator de pe orice dispozitiv, oriunde.

Am muncit din greu pentru ca Todoist să fie disponibil în întreaga lume. Vă recomand să îl instalați (sau o altă aplicație similară) imediat pe toate dispozitivele și platformele pe care le aveți: telefon, tabletă, laptop, browsere etc.

2. Aplicați în toate

Sistemul funcționează dacă acoperă toate aspectele vieții personale și profesionale. Acest lucru vă va oferi libertate. Vei controla tot ce este important și nu vei mai uita de lucruri precum întâlnirea cu un client sau cumpărarea unui cadou pentru o persoană dragă.

Aproape toate activitățile mele sunt simplificate. Mai exact, am sistematizat:

1. Evenimente viitoare (întâlniri în interiorul și în afara companiei).
2. Proiecte complexe, fragmentate în multe etape mici.
3. Sarcini repetitive pentru controlul proiectelor pe termen lung.
4. E-mail (dacă nu pot răspunde imediat la scrisoare, o traduc într-o sarcină cu ajutorul).
5. Rapoarte de erori, dacă remedierea lor este legată de mine.
6. Lista de lansări (partajată cu colegii).
7. Lista de cumpărături (împărtășită cu soția mea).
8. Pagini web asupra cărora nu pot lua măsuri imediat. De exemplu, o pagină de produs de pe Amazon.com (încă nu s-a decis dacă să cumpăr sau nu), o pagină de film în IMDb pe care vreau să-l văd sau un articol pe care vreau să-l citesc mai târziu. Pentru toate acestea, folosesc.
9. Sarcini de sănătate (sală săptămânală și antrenamente de jogging).

3. Împărțiți sarcinile mari în sarcini mici fezabile

O sarcină mică este mai ușor de îndeplinit. Prin urmare, împărțiți întotdeauna proiectele mari în subsarcini mici care pot fi finalizate într-o oră (sau mai puțin). În primul rând, te va ajuta să înțelegi cât timp îți ia să faci asta sau asta. Și în al doilea rând, vei vedea progrese.

Este important ca sarcina să fie fezabilă. Trebuie să fii capabil să implementezi ceea ce ai pus pe lista ta de lucruri de făcut.

4. Prioritizează

Fac 15 până la 25 de sarcini în fiecare zi. Ei sunt cei mai importanți în acest moment.

Este ușor să stabiliți priorități în Todoist. Eu asa fac:

1. Asigurați-vă că ați stabilit termenul până la care trebuie finalizat cazul. Îmi stabilesc sarcini importante pentru azi sau mâine, scriu pe cele neimportante pentru viitor.
2. Indic nivelurile de prioritizare. Sunt patru în Todoist. Serviciul sortează automat sarcinile în funcție de importanță.
3. Pentru a sublinia și mai mult importanța sarcinii, folosesc etichete precum @high_impact. Cu ele este convenabil să urmăriți câte sarcini importante sunt efectuate într-o zi.

5. Goliți-vă lista de lucruri de făcut în fiecare zi

Înainte să încep să folosesc regula 0 inbox, e-mailul meu era haotic. M-am simțit groaznic de fiecare dată când a trebuit să curăț molozul.

Pentru a gestiona sarcini, folosesc o regulă similară - „0 sarcini în lista de sarcini”.

Dacă nu ați avut timp să faceți tot ceea ce ați planificat pentru ziua respectivă, nu amânați sarcinile rămase pentru ziua următoare. În schimb, resetați lista de activități și creați un nou plan. Acest lucru vă va permite să faceți un bilanț, să înțelegeți unde vă aflați și să restabiliți prioritățile.

6. Obțineți întotdeauna feedback

Majoritatea sistemelor de management al timpului se concentrează pe ceea ce trebuie făcut mai degrabă decât pe ceea ce a fost deja făcut. Dar ce rost are dacă nu-ți vezi progresul și nu înțelegi cât de productiv ești?

Prin urmare, noi am creat. Vă permite să urmăriți, să vizualizați și să îmbunătățiți performanța personală.

Todoist Karma este ca un mini-joc: finalizați sarcini, câștigați puncte și vedeți cum cresc diagramele de culori. Este foarte interesant, mai ales pentru cei începători în gestionarea timpului. Pentru a o face și mai interesantă, puteți stabili nu numai obiective zilnice, ci și săptămânale, precum și să împărtășiți rezultatele pe rețelele de socializare, crescând astfel nivelul de responsabilitate.

Sfaturi suplimentare

Lucrul cu e-mailul

1. Verifică-ți e-mailul de două ori pe zi. De exemplu, dimineața și după-amiaza.
2. Țintește-te către o căsuță de e-mail goală.
3. Dacă este posibil, răspundeți imediat la scrisoare. Dacă nu, traduceți-o într-o sarcină, asigurați-vă că indicați data scadenței și prioritatea.
4. Dezactivați notificările pe toate dispozitivele. Acest lucru vă va ajuta să evitați distragerile.

Lucrul cu mesagerii

Mesagerii sunt ucigași ai productivității, sunt agitați și distrag atenția. Cercetările arată că un angajat mediu de birou petrece în medie peste două ore pe zi pentru distrageri și pauze. Aceasta înseamnă că săptămâna de lucru crește cu mai mult de 10 ore, deoarece volumul de muncă nu scade.

1. Combinați corespondența din mesagerie cu navigarea pe Internet. Când trebuie doar să lucrați (scrieți un raport, desenați un aspect și așa mai departe), închideți aplicațiile de chat.
2. Procesați mesajele în loturi: a deschis messengerul, a citit totul, a răspuns tuturor și l-a închis din nou.
3. Dezactivează notificările messenger pe telefonul tău mobil.

Potrivit lui Salihefendik, acest sistem îl ajută să fie concentrat, sănătos și sănătos.

Scrie în comentarii ce părere ai despre Systemist și, de asemenea, împărtășește-ți secretele productivității.