Cum să nu fii sclav al e-mailului: 7 sfaturi de la șeful LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Un număr mare de oameni se confruntă cu aceeași problemă în fiecare zi: e-mailul, conceput pentru a eficientiza și organiza procesele de lucru și de comunicare, se transformă adesea într-un supraveghetor vicios, forțându-te să fii cu ochii pe cei care sosesc, ca și cum ai lucra pe o bandă transportoare.. De îndată ce vă distras atenția, informațiile care se acumulează mereu transformă rapid o cutie poștală îngrijită și curată într-o gunoi, care va deveni mai dificil de curățat cu cât nu vă întoarceți mai mult la e-mail.

Astăzi vă oferim câteva sfaturi simple pentru gestionarea interacțiunilor prin e-mail de la Jeff Weiner, CEO LinkedIn. Acest om de serviciu este nevoit să țină legătura cu sute de oameni în fiecare zi și are câteva trucuri care îi permit să nu se înece în această avalanșă de informații.

Inbox-ul meu a devenit, în esență, centrul central al fluxului meu de lucru - comunic în mod regulat cu peste 4.300 de angajați din 26 de orașe din întreaga lume prin e-mail. Acest lucru nu înseamnă că am fost întotdeauna un fan al e-mailului sau că nu am avut situații în care munca mea cu e-mailul să semene cu munca Sisyphean.

Oricum, de-a lungul anilor am dezvoltat mai multe ghiduri practice care mi-au permis să trec de la conceptul de „poșta mă controlează” la conceptul de „eu controlează corespondența”.

1. Doriți să primiți mai puține e-mailuri - trimiteți mai puține e-mailuri

Acest sfat pare ridicol de simplu, mai ales în contextul unei astfel de probleme comune, dar pentru mine, îl consider regula de aur pentru gestionarea cu succes a e-mailurilor.

Această concluzie mi-a venit în timpul muncii mele la o companie anterioară, unde doi dintre cei mai strâns asociați cu mine au părăsit compania. Au comunicat foarte eficient cu oamenii, au muncit din greu și, după cum s-a dovedit, au trimis o mulțime de e-mailuri. În timp ce lucrau pentru companie, volumul de corespondență venit prin e-mail mi s-a părut complet normal, totuși, după ce au plecat, am constatat că traficul în corespondența mea a scăzut cu aproximativ 20-30%.

Toată această activitate prin poștă nu au fost doar scrisorile lor: erau răspunsurile mele la ei, dar erau și scrisori și răspunsuri de la toți destinatarii atașate corespondenței. Adesea aceste mesaje nu necesitau participarea mea obligatorie la discuție.

Din acel moment mi-am pus o condiție clară – să nu scriu inutil. Rezultatul: mai puține e-mailuri și mai multe comenzi în inbox fără a compromite activitățile de lucru. De atunci, am încercat să nu mă abat de la această regulă.

2. Marcați e-mailurile în așteptare ca necitite

Marcarea unui e-mail ca necitit a schimbat fundamental modul în care lucrez cu e-mailul. Îmi este suficient să parcurg rapid scrisorile primite, să răspund imediat la cele mai urgente și să le șterg pe cele inutile. Aceleași scrisori la care trebuie să revin mai târziu, dacă este timp, le marchez ca necitite. Se elimină astfel teama că o scrisoare importantă, citită și lăsată fără răspuns, va fi uitată și îngropată în măruntaiele cutiei poștale. Aceeași abordare ne permite să implementăm un fel de ToDo list, la care va trebui să revin mai târziu.

Încerc să termin fiecare zi de lucru cu un minim de astfel de scrisori în așteptare și, în mod ideal, ar trebui să nu fie deloc. Dacă în această zi nu am timp să mă întorc la ei, atunci voi începe cu ei a doua zi dimineață de lucru.

3. Stabiliți un program clar de corespondență

În ultimii ani, viața mea în zilele de lucru a decurs după un program destul de clar. Trezirea la 5:00-5:30 dimineața, o oră la poștă, citirea știrilor, micul dejun, jocul cu copiii, antrenamentul, biroul, venirea acasă, culcarea copiilor, cina cu soția, odihnă (de obicei, aceasta este să te uiți la televizor cu curățarea însoțitoare a folderului inbox în timpul reclamelor și momentelor plictisitoare).

S-a dovedit că respectând un astfel de program, pot gestiona cu ușurință e-mailul, cu toate acestea, de îndată ce programul este modificat puțin, haosul începe în cutia poștală.

În acest caz, nu veți simți presiunea tot mai mare din conștientizarea că cutia dvs. va fi brusc lăsată nesupravegheată. Menținerea unui program pe drumul cel bun vă va ajuta să țineți lucrurile sub control. L-a ajutat pe Benjamin Franklin, te ajută și pe tine.

4. Exprima-te mai clar

Îți amintești jocul cu telefonul stricat? Era destul de amuzant atunci, dar acum totul este luat în considerare în conceptul de muncă și afaceri, și nu există timp pentru jocuri.

Cuvintele sunt foarte importante și trebuie alese cu mare atenție pentru a evita ambiguitatea și neînțelegerea. Cu cât este mai clar și mai clar să înțelegeți textul dvs., cu atât este mai puțin probabil să primiți o a doua scrisoare prin care vă cereți clarificarea primei.

5. Gândiți-vă la destinatari

Se pare adesea că câmpurile To și Cc sunt percepute de mulți ca fiind aceleași. De fapt, cu ajutorul lor, puteți clarifica fără ambiguitate de la care dintre destinatari așteptați un răspuns și cui a fost trimisă o copie a scrisorii pentru a-l ține la curent.

De fapt, a nu evidenția destinatarii de la care se cere un răspuns este cea mai rapidă modalitate de a crea panică și confuzie în corespondență. 6 destinatari în loc de 1 destinatar și 5 copii sunt 5 răspunsuri posibile suplimentare, fiecare dintre acestea putând crește într-un lanț de scrisori separat.

6. Confirmați primirea

Dacă ești indicat ca destinatar, iar scrisoarea ți se adresează cu adevărat, atunci nu fi leneș să informezi expeditorul că ai primit scrisoarea. Nu ai nevoie de multe cuvinte, un simplu „primit” sau „primit” va fi suficient. Acesta va deveni un semn că ați primit informațiile în întregime și în volumul corespunzător și că expeditorul nu mai este obligat să vă trimită altceva pe aceeași temă.

Dacă nu ați confirmat primirea, expeditorul rămâne complet inconștient de scrisoare. Poate s-a pierdut în adâncul cutiei tale? Dacă aceasta este o informație importantă, atunci îndoiala și anxietatea îl vor forța pe expeditor să-ți scrie o altă scrisoare cu o cerere de confirmare a primirii primei scrisori sau să întrebe pe altcineva despre prezența ta la locul de muncă. Sunt implicate persoane suplimentare, sunt trimise și primite scrisori suplimentare.

7. Păstrați emoțiile departe de corespondență

E-mailul poate fi un instrument util dacă este utilizat corect. De asemenea, poate deveni o forță distructivă dacă este folosit incorect. Cel mai comun exemplu este utilizarea e-mailului pentru a discuta probleme controversate, conflictuale și sensibile.

Nu încetează să mă uimească cum oamenii folosesc cuvinte și expresii în corespondență pe care nu le-ar spune niciodată în fața aceluiași public.

Dacă dintr-o dată te găsești într-o astfel de corespondență, atunci fă un lucru simplu - oprește-te. Puteți rezolva o dispută sau un conflict ridicând telefonul și apelând destinatarul sau întâlnindu-l personal. Astfel de lucruri delicate nu ar trebui tratate în corespondența textuală. Textul nu transmite componenta emoțională, intonația și alte lucruri importante care pot fi decisive pentru o soluție constructivă a problemei.

(prin Jeff Weiner)