Cum să trimiți angajații în călătorii de afaceri fără acte: experiență personală

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Vă spunem despre principalele probleme ale călătoriilor de afaceri și vă explicăm cum le puteți rezolva.

Problema # 1. Sistem de aprobare lent

Fiecare călătorie este o grămadă de corespondență în care eu acționez ca intermediar. Este nevoie de mult timp pentru a trimite mesaje, în plus există șansa de a vă încurca și de a face greșeli, mai ales când mai multe persoane zboară.

Odată am înțeles greșit un angajat și am fost de acord cu un bilet pentru zborul greșit. A fost nerambursabil, așa că compania a trebuit să cheltuiască bani pe un al doilea bilet, cu data corectă, și să piardă aproximativ 10 mii de ruble.

Cum se rezolvă problema

Mic de statura: automatiza procesul.

Serviciile de rezervare online a călătoriilor fac față acestei sarcini - am testat-o. Poate fi folosit pentru a planifica călătorii de afaceri, pentru a cumpăra bilete de avion și de tren și pentru a rezerva hoteluri. Nu trebuie să plătiți pentru conectarea și utilizarea serviciului.

Serviciul poate fi folosit nu numai de directorul principal și de birou, ci și de toți angajații companiei. Nu există limită pentru numărul de utilizatori, așa că am încărcat imediat datele tuturor băieților care pleacă în călătorii de afaceri în profilul Lifehacker-ului de pe OneTwoTrip for Business. Îl puteți adăuga manual sau din fișiere XLS și CSV. Pentru a face acest lucru, în secțiunea „Angajați” există un buton „Import”.

Când adăugați un utilizator, puteți introduce imediat datele pașapoartelor rusești și străine, pentru a nu le completa de fiecare dată.

Pentru fiecare angajat, puteți seta o limită de călătorie și puteți restricționa drepturile de acces. De exemplu, setați o limită pentru o comandă și selectați un hotel de până la trei stele. Când un angajat pleacă, profilul acestuia este blocat. Nu va putea intra in contul personal, dar va ramane intreaga istorie si raportare despre el.

Acest lucru mi-a simplificat foarte mult munca: un angajat se poate conecta la contul personal cu parola sa, poate selecta zborul și hotelul dorit și le poate rezerva fără să plătească. Pentru a conveni asupra biletelor, nu este nevoie să trimiteți capturi de ecran la Telegram: directorul, în calitate de administrator, vede rezervările și comenzile tuturor angajaților în secțiunea „Comenzi”.

Problema # 2. Costuri mari

Încercăm să planificăm călătoriile din timp pentru a cumpăra bilete mai ieftine. Adevărat, acest lucru nu funcționează întotdeauna.

Cum se rezolvă problema

Mic de statura: economisiți la bilete și la hoteluri cumpărându-le prin serviciul de călătorie online.

OneTwoTrip for Business garantează că biletele de avion costă la fel sau mai ieftin decât pentru persoanele fizice.

Economiile sunt realizate prin cifra de afaceri mare și prin contractarea directă cu companiile aeriene și hoteluri.

Site-ul oferă aproximativ 2 milioane de opțiuni de cazare pentru diferite bugete: hoteluri, apartamente, pensiuni. Peste 1.000 dintre cele mai populare au propriile relații cu OneTwoTrip for Business. Daca obiectul de care are nevoie clientul nu se afla in sistem, serviciul poate incheia un contract cu acesta la cerere.

Dacă planurile sunt confirmate și călătoria este aprobată, biletele pot fi cumpărate în două clicuri. Dacă nu, anulați rezervarea. Toate cardurile de fidelitate ale companiilor aeriene sunt valabile, astfel încât puteți continua să acumulați mile. Serviciul organizează promoții cu bănci: de exemplu, poate returna cashback cu bonusuri pentru achiziții cu card corporativ.

Problema # 3. Bilete lungi și facturare

Când biletele și hotelul au fost convenite cu managerul, contactez compania aeriană și hotelul pentru a primi o factură de plată. Fiecare organizație are propriile reguli de plată pentru persoanele juridice: undeva trebuie să scrieți pe e-mail, undeva trebuie să completați un fișier Excel cu detaliile companiei, undeva - un formular pe site. S-a întâmplat să fiu nevoit să sun în mod repetat la linia fierbinte pentru a obține documente. Este nevoie de mult timp, iar emiterea biletelor durează uneori câteva zile. Unele companii nu emit facturi către persoane juridice deloc. În astfel de cazuri, trebuie să renunți la achiziție și să cauți un alt zbor sau hotel.

Cum se rezolvă problema

Mic de statura:plătiți biletele și hotelul cu o singură factură pe site-ul serviciului de organizare a călătoriilor de afaceri.

Pe OneTwoTrip for Business, eu și alți angajați care au acces adecvat putem rezerva și plăti bilete și hoteluri la fel de ușor ca persoanele fizice. Întregul proces durează 2-3 minute: introduceți contul personal, completați data și destinația și selectați zborul dorit. Nu este nevoie să introduceți datele pașaportului și numărul cardului bonus, acestea vor fi încărcate automat când selectați un angajat din listă.

În plus, puteți crea un itinerar complex sau vă puteți organiza călătoria mai flexibil. De exemplu, zburați o zi cu diferite companii aeriene: dimineața de la Ulyanovsk la Moscova cu Aeroflot și seara înapoi pe Pobeda. Acest lucru este permis deoarece serviciul online poate „lipi” bilete de la diferite companii aeriene într-o singură comandă. Dacă îți organizezi singur călătoria, în acest caz, ar dura mai mult timp: corespondență cu două companii aeriene, două facturi de plată, de două ori mai multe documente de închidere.

Puteți plăti biletele și hotelul în două moduri: cu un depozit și folosind un card bancar corporativ. Folosesc un depozit - trebuie să îl completați în avans pentru orice sumă prin facturare din secțiunea „Cont”. Achizitia are loc imediat, si nu numai in timpul programului bancar.

Pentru orice problemă, puteți contacta echipa de asistență de service. Ea lucrează non-stop și va acorda asistență, chiar dacă forța majoră intervine seara sau în weekend.

Problema nr. 4. Închiderea documentelor

Călătoria de afaceri nu se termină cu achiziționarea de bilete și rezervări la hotel. Este nevoie de mult mai mult efort pentru pregătirea documentelor de închidere. Acestea trebuie solicitate separat de la compania aeriană și de la hotel, care le trimit exclusiv pe hârtie. Adesea, transporturile nu ajung prin poștă și se pierd. Acest lucru este dezvăluit în perioada de raportare, așa că trebuie să căutați urgent contactul cuiva care poate duplica documentele de închidere.

Cum se rezolvă problema

Mic de statura: încredințează formarea documentelor de închidere OneTwoTrip for Business.

În OneTwoTrip for Business cu facturi și rapoarte, totul este mult mai simplu. În fiecare lună primim un act pentru toate serviciile și o factură pentru hoteluri cu TVA, în fiecare trimestru - un act de împăcare. Toate facturile și rapoartele sunt stocate în secțiunea „Documente”. Puteți configura care dintre angajați are acces la ei - secretar, contabil, manager. Documentele nu au limitare a perioadei de stocare în contul dvs. personal și sunt disponibile în orice moment.

Care este linia de jos

Organizarea călătoriilor de afaceri prin economisește timp și bani. Serviciul vă permite să:

• refuza corespondența lungă cu companiile aeriene și hotelurile;
• coordonează călătoriile direct cu capul;
• rezerva cele mai profitabile optiuni de zbor si cazare;
• emite bilete si hotelul in 2-3 minute intr-un singur loc;
• plătiți biletele fără a aștepta factura;
• simplifica pregătirea și păstrarea documentelor de închidere.