Cum să împiedici scrisorile să te copleșească

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Există două categorii de oameni. Unele au ordine completă în toate: literele sunt sortate, pictogramele de pe desktop sunt aranjate. Alții nu își pot deschide cutia poștală fără teamă, pentru că există un val întreg de scrisori necitite, din care sunt din ce în ce mai multe pe zi ce trece. Cu toate acestea, sunt ușor de tratat.

O simplă analizare a literelor nu va corecta situația dacă cutia poștală arată ca un dulap plin, a cărui ușă o deschizi cu ochii închiși, astfel încât să nu cadă nimic. Trebuie să vă schimbați abordarea de a lucra cu poșta. Apoi, puteți petrece mai eficient timpul pe care îl petreceți de obicei într-un flux nesfârșit de mesaje noi - pe sarcini mai importante.

Pentru a decola, mai întâi pune-ți două întrebări:

1. De ce primești multe e-mailuri?
2. Ce vă împiedică să le demontați rapid?

Pe baza răspunsurilor dvs., treceți la rezolvarea problemei și folosiți câteva sfaturi utile pe parcurs.

A lua decizii

Un blocaj în căsuța dvs. poștală poate indica o problemă cu luarea deciziilor. Mulți oameni pur și simplu nu sunt dispuși să-și asume responsabilitatea. Amână întrebările la care trebuie răspuns pentru mai târziu pentru a rezolva totul într-o atmosferă mai relaxată. Sau își găsesc alte scuze, doar să nu trimită o scrisoare de răspuns acum.

Pentru a nu începe fiecare email cu scuze că am întârziat cu răspunsul, că scrisoarea s-a rătăcit printre altele sau a intrat în spam (și de fapt a rămas un reproș tăcut în inbox, așteptând cu răbdare momentul când vei deschide din nou), lucrează asupra ta: ia decizii.

Faceți o regulă să deschideți o scrisoare, să faceți imediat ceea ce vă cere și să scrieți imediat un răspuns. Și nu faceți clic pe cruce până când e-mailul nu este trimis.

Scapa de exces

Vă puteți salva cu ușurință de la primirea unor scrisori:

1. Dezabonați-vă de la e-mailurile inutile cărora ați încetat de mult să le acordați atenție. Este o chestiune de câteva secunde și câteva clicuri: scrisorile necitite cu materiale publicitare nu se vor mai acumula în cutia poștală.
2. Dezactivați notificările de la rețelele sociale și diverse servicii web.
3. Redirecționați scrisorile pe care le primiți către corespondența personală de la clienți către o altă cutie poștală, indicând adresa de pe site-ul companiei dumneavoastră. O altă cale de ieșire este crearea unui formular separat de feedback.

Într-un cuvânt, fă tot posibilul pentru ca corespondența să nu devină o gaură neagră care absorbă fără discernământ totul: atât necesar, cât și inutil.

Personalizați filtrele

Dacă ai nevoie de buletine informative pentru a afla despre cele mai bune materiale din media ta preferată sau de reduceri în magazinele online, le poți lăsa. Dar eliminați din folderul cu inbox live folosind filtre. Serviciul de corespondență, folosindu-le, va trimite singur scrisori către folderele necesare.

Baza pentru filtrare poate fi adresa expeditorului sau, de exemplu, cuvintele cheie conținute în corpul mesajului. Totul depinde de tipul de litere pe care doriți să le eliminați din folderul principal de e-mail.

Găsiți un alt manager de activități

Cutia poștală nu ar trebui să înlocuiască lista clasică de activități din blocnotes sau aplicația de planificare. De îndată ce primiți o scrisoare și, împreună cu aceasta, un nou caz, transferați-o din e-mail în lista dvs. de sarcini.

Dictează răspunsurile

Dacă răspunsurile îți sunt dificile din cauza faptului că nu-ți place procesul de scriere a scrisorilor, mergi pe altă cale. Încercați să utilizați funcția de dictare: tehnica va înregistra singură ceea ce doriți să spuneți. Iar pentru cei mai puțin conservatori de pe lista ta de contacte, poți chiar să răspunzi cu ajutorul videoclipurilor atașate scrisorii.

Deschideți corespondența conform programului

Sfatul nu este relevant pentru toată lumea, pentru că de multe ori trebuie să fii în contact 24/7. Cu toate acestea, poate fi încă util unora.

Puneți deoparte intervale de timp pentru trimiterea poștale în timpul zilei. Apoi răspunde la toate scrisorile care au venit în timpul absenței tale.

Nu transforma corespondența într-un caiet

Numere de telefon, parole, adrese - toate acestea nu ar trebui să fie stocate în măruntaiele cutiei poștale, ci să fie la îndemână: într-un caiet, în lista de contacte de pe un smartphone, pe autocolante lipite la locul de muncă. Transferați informațiile necesare din e-mail acolo unde vă va fi mai ușor să le găsiți: încă nu este foarte convenabil să folosiți căutarea prin litere tot timpul.

De asemenea, nu vă trimiteți scrisori de notă. Mulți oameni fac acest lucru notând în e-mail informații care trebuie reținute. Adăugați imagini la atașamentele pe care doriți să le salvați. Ei acumulează scrisori prin poștă cu link-uri către articole pe care doriți să le citiți mai târziu, când va veni momentul.

Drept urmare, există atât de multe astfel de litere încât își pierd sensul. Nu se mai întorc niciodată la ei, pentru că se deplasează în jos pe listă - și sunt curând uitați.

Utilizați Tumblr sau Pinterest pentru a stoca fotografii frumoase și pentru a scrie note în aplicații speciale.

Urmând aceste reguli, vei putea menține ordinea în căsuța poștală și vei optimiza timpul petrecut lucrând cu poșta.