7 sfaturi Gmail de la un fost angajat Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Dacă sute de e-mailuri primite și distragerile constante pentru verificarea e-mailurilor nu vă permit să vă concentrați asupra activității principale, atunci acest articol este pentru dvs. Rudolphe Dutel, un fost angajat Google, a explicat cum să lucrezi corect cu Gmail, fără dureri de cap.

În 2011, Rudolf Dutel s-a angajat la Google. „Prima mea zi la biroul Google a fost ca sosirea lui Harry Potter la Hogwarts: ești foarte îngrijorat, ca un școlar la o primă întâlnire și nu este clar ce să faci”, își amintește Rudolph. „Prin urmare, m-am bucurat de orice slujbă care mi-a fost încredințată și de oportunitatea de a învăța ceva nou în acest proces.”

Următorii doi ani era destinat să se angajeze îndeaproape în instruirea angajaților companiei pentru a lucra cu serviciul de e-mail Gmail, precum și cu vânzările corporative.

Dütel nu mai este membru Google; acum este angajat al Buffer și fondatorul proiectului Remotive, o revistă săptămânală electronică pentru lucrătorii de la distanță. Cu toate acestea, încă mai folosește unele dintre trucurile pe care le-a învățat foștilor săi colegi.

Cum să-ți antrenezi e-mailul: 7 sfaturi ucigașe pentru lucrul cu Gmail

Uneori, deschiderea căsuței primite luni dimineața este o revelație. Pare fizic imposibil să rezolvi fluxul nesfârșit de scrisori.

E-mailul astăzi nu este folosit decât în satele îndepărtate, unde nu există electricitate sau turnuri de celule. Conform cercetărilor de la McKinsey Global Institute, petrecem în medie o treime din ziua noastră de lucru răspunzând la e-mailuri.

Un muncitor calificat mediu petrece până la 28% din timpul lor util analizând e-mailul. Adică aproximativ 13 ore pe săptămână.

Desigur, nu vreau să fiu de acord cu statistici atât de triste. În plus, toată lumea vrea să-și petreacă timpul pe ceva mai util. În acest scop, Dutel a petrecut mult timp testând capabilitățile Gmail, utilitățile și serviciile, evidențiind cele șapte cele mai utile, în opinia sa, pentru uzul zilnic. Poate că corespondența de lucru nu este o afacere atât de lungă.

1. Folosiți butonul „Anulați trimiterea”

Ați observat vreodată câteva greșeli enervante în scrisoarea dvs. după ce ați dat clic pe „Trimite”? Sunt sigur că da.

De acum încolo, nu mai este de ce să vă fie teamă: aveți funcția de a anula trimiterea, folosirea care este o condiție prealabilă strictă pentru cei care au decis să se ocupe serios de gestionarea timpului de lucru prețios.

Puteți activa funcția mergând în meniu și punând o bifă în fața funcției corespunzătoare: „Setări” → „General” → „Anulați trimiterea”. Opțional, perioada de anulare poate fi setată la 10, 20 sau 30 de secunde.

Încearcă și tu, personal mi-a plăcut!

2. Aplicați șabloane pentru a economisi timp

Scriem un număr imens de litere de același tip, asemănătoare între ele ca două picături de apă. Uneori le luăm ca bază pentru scrisorile noi pe cele pe care le-am scris deja altor persoane. De exemplu, pentru agenții de vânzări, acest lucru este convenabil și poate economisi timp semnificativ.

Deci, de ce să nu pregătiți câteva șabloane pentru acest tip de mesaj în loc să rescrieți același lucru iar și iar? La urma urmei, înlocuirea câtorva cuvinte și fraze este mult mai ușoară decât a scrie din nou. Principalul lucru este să nu uitați să o recitiți mai târziu.

Pregătiți și salvați câteva răspunsuri șablon pe care le puteți utiliza mai târziu, dacă este necesar.

Pentru a activa funcția „Șabloane de răspuns”, accesați fila „Laborator” din meniul de setări.

Datorită acestei funcții incredibil de utile, Rudolph și fratele său au reușit să trimită manual datele lor de contact primilor 1.500 de abonați Remotive într-o scrisoare de corespondență standard.

3. Utilizați funcția de acces offline

Un alt truc pe care l-am învățat de la Dutel este cum să continuați să lucrați cu Gmail fără acces la internet.

Poate unora dintre voi le place să se deconecteze de ceilalți pentru un timp pentru a vă dedica pe deplin sarcinilor creative. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, pur și simplu nu puteți face fără folderul „Inbox”, unde, de exemplu, ați renunțat la sarcina tehnică. Cum să fii?

Pentru toate călătoriile cu trenul, cazurile cu acces plătit sau limitat la rețeaua Wi-Fi și alte circumstanțe neprevăzute, puteți utiliza funcția „Offline”. Vă permite să citiți, să răspundeți, să căutați și să arhivați e-mailuri fără acces la Internet.

Acest lucru este într-adevăr foarte convenabil, deoarece acest mod vă permite să lucrați nu numai cu e-mail, ci și cu Google Drive și Google Docs.

4. Nu ai timp? Pauză

Uneori, mesajele primite cad în cutie unul după altul, enervant și distragând atenția de la munca pe care ne concentrăm. Una, două, patru, zece litere noi… Dacă există ceva important?

Cea mai bună soluție la această problemă, potrivit Dutel, a fost funcția Inbox Pause. Sensul acestei funcții este foarte simplu: suspendi fluxul de corespondență primită dacă ești ocupat cu ceva important, iar când ești eliberat de povara grijilor și de un calendar plin de evenimente, te întorci la ele ca și cum le-ai fi primit. în aceeași secundă mergând la pagina cu fila mail.

5. Dezabonați-vă de la listele de corespondență inutile

Se întâmplă că este dificil să scapi complet de tot felul de e-mailuri care ajung în căsuța de e-mail de la serviciu. Cum scapi de cele care nu sunt deloc interesante pentru tine?

Consultați Unroll.me, un utilitar care vă poate ajuta să vă organizați e-mailurile în cel mai bun mod posibil în câteva minute. Odată ce vă înscrieți pentru serviciu, deschideți lista de corespondență la care vă abonați. Apoi dezabonează-te de la cele inutile.

6. Activați verificarea în doi pași

Se pare că Gmail știe aproape totul despre noi: cu cine comunicăm, ce imagini căutăm în căutare, ce stocăm în „Documente”. Putem spune că acesta este un fel de centru de control al zborului și sediul principal de comandă - toate legăturile duc aici, precum drumurile spre Roma. Aceasta înseamnă că siguranța trebuie avută în vedere mai întâi.

Verificarea în doi pași este cea mai bună soluție pentru această sarcină. „Doi-”, pentru că pentru a vă proteja informațiile, veți avea nevoie nu doar de parola pentru căsuța poștală, ci și de un cod unic, pe care îl veți primi de fiecare dată când încercați să vă accesați căsuța poștală dintr-o aplicație mobilă sau mesaj SMS.

Rudolph sfătuiește, de asemenea, să acordați atenție serviciului 1Password.

Multe alte servicii populare precum Dropbox, Facebook și Twitter folosesc, de asemenea, verificarea în doi pași pentru acces.

Apropo, pentru siguranța datelor dvs., este important să vă asigurați că contul dvs. Gmail nu este utilizat pe mai multe dispozitive simultan, de exemplu, pe două computere în același timp.

7. Folosiți notificări mai informative

Mulți mesageri folosesc mai multe stări pentru mesaje simultan: „Trimis”, „Livrat”, „Citește”. În unele locuri, cum ar fi Facebook, pictogramele sunt folosite pentru a reprezenta aceste notificări.

Pentru serviciul Gmail, există o soluție similară - Sidekick. Aceasta este o aplicație bună pentru cei care își caută un loc de muncă sau pentru cei ale căror activități sunt legate de vânzări: este foarte convenabil să obții statusurile e-mailurilor trimise.

Acum știți puțin mai multe despre siguranța și economiile de timp atunci când lucrați cu Gmail. Sperăm că sfaturile unui specialist experimentat te vor ajuta să devii mai productiv.