Cum să delegați corect sarcinile de lucru

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Ordinele categorice, neatenția la interesele angajaților și lipsa de recunoștință nu sunt cea mai eficientă abordare a repartizării sarcinilor în echipă.

Un lider bun nu este cel care duce totul pe umeri, ci unul care este capabil să formeze o echipă puternică și eficientă și să distribuie competent responsabilitățile, inclusiv cele neplanificate.

Delegarea, adică delegarea sarcinilor de la un angajat la altul, ajută la creșterea nivelului de implicare în echipă, iar managerii care reușesc acest lucru, în medie, aduc companiilor lor cu 33% mai multe venituri decât altora.

Dar doar să spui „fă asta” este greșit. Un ton de ordonare, o sarcină prost programată, o lipsă de explicație - toate acestea pot provoca respingere și, ca urmare, ajung să nu aibă cel mai bun rezultat.

Expertul Harvard Business School Lauren Landry a vorbit despre regulile care vor ajuta la delegarea eficientă și la îmbunătățirea performanței.

1. Evaluați capacitățile angajaților

Sunt sarcini care nu pot fi delegate. De exemplu, ele fac parte integrantă din responsabilitățile tale. Sau un alt angajat nu are cunoștințele și calificările necesare pentru a îndeplini astfel de sarcini. Sau, dimpotrivă, sunt mult mai simple decât cele pe care le face de obicei. De exemplu, a cere unui manager de vânzări sau auditor să găsească un maestru care să repare un aparat de cafea de birou ar fi, pe scurt, nepotrivit.

În general, înainte de a încredința ceva cuiva, ar trebui să te întrebi:

• Va face o persoană să facă față acestei sarcini? Are suficient timp sau va interfera cu celelalte responsabilități ale lui?
• Angajatul va avea suficiente cunoștințe și abilități? Sau trebuie să-l aduci la curent atât de mult încât să fie mai ușor să o faci singur sau să găsești alt specialist? Să presupunem că trebuie să întocmiți un raport despre munca echipei la un proiect, dar colegul căruia doriți să-i încredințați acest lucru nu a făcut deloc acest lucru, ceea ce înseamnă că afacerea se va mișca încet, cu un scârțâit, și este posibil să trebuie să refacă totul.
• Această sarcină va ajuta angajatul să-și îmbunătățească unele abilități, să câștige experiență? Acest lucru este opțional, dar ar fi bine.
• Există un angajat care se poate descurca mai bine?

2. Încercați să vă adaptați la interesele și nevoile tuturor

De exemplu, trebuie să organizați team building pentru întreaga echipă, dar nu există un angajat special pentru asta. Dar există o persoană care este puternică în comunicare și ar dori să câștige experiență în organizarea de evenimente, training și managementul personalului. Îi poți oferi această sarcină.

Sau compania rămâne temporar fără un SMM-specialist, dar există cineva care se pricepe bine la algoritmii rețelelor de socializare și nu s-ar deranja să-și încerce mâna la marketing.

Desigur, acest lucru nu este întotdeauna posibil. Sunt sarcini plictisitoare care nu le plac nimănui. Dar totuși, nu va fi de prisos să evaluăm critic echipa și să ne gândim la cine ar putea beneficia de noua misiune.

3. Setați sarcina corect

Când vă adresați unui angajat, explicați de ce doriți să îi încredințați sarcina, cum poate fi utilă pentru companie și pentru el personal. Asigurați-vă că lăudați și enumerați punctele sale forte care v-au influențat alegerea. Fi politicos.

Povestește-ne în detaliu despre sarcină. Aveți un obiectiv și un calendar clar. Furnizați toate documentele necesare și alte informații. Va fi foarte bine dacă toate materialele necesare sunt clare și structurate, astfel încât angajatul să nu fie nevoit să petreacă multe ore să-și dea seama ce este.

4. Asigurați o comunicare normală și o atmosferă confortabilă

Spune-i persoanei că ești mereu acolo pentru a ajuta, a sugera și a răspunde la întrebări. Avertizați că, dacă dintr-un motiv oarecare nu face față sau pierde termenul limită, va putea vorbi cu dvs. și împreună veți găsi ceva.

Întrebați de ce are nevoie pentru a finaliza sarcina. Poate fi necesar să-i oferiți informații suplimentare sau, de exemplu, să-l eliberați de treburile curente.

Este important să rămâneți prietenos, astfel încât angajatul să nu ezite cu adevărat să vă contacteze dacă ceva nu merge bine.

5. Fii pe partea sigură

Când finalizați singur o sarcină, sunteți în control complet asupra situației. Dacă altcineva preia locul de muncă, pot exista un milion de probleme care pot duce la rezultate slabe sau termene limită ratate.

Gandeste-te dinainte ce vei face in cazul unei desfasurari nefavorabile a evenimentelor. Fiți pregătit să vă asumați singur sarcina sau să o externalizați rapid altcuiva.

Încercați să tratați aceste situații nu ca pe un eșec, ci ca pe o experiență care vă va ajuta să vă înțelegeți mai bine echipa, capacitățile acesteia și nivelul de organizare.

6. Ai răbdare

Da, există lucruri care sunt mai rapid de făcut pe cont propriu decât să încredințezi pe cineva și apoi să-ți petreci timp răspunzând la întrebări și monitorizând rezultatul.

Este important să rețineți că nu sunteți o orchestră umană, iar pentru o muncă eficientă trebuie să vă dezvoltați echipa, să oferiți angajaților posibilitatea de a face ceva nou, să devină mai competenți, să învețe, inclusiv din greșelile tale.

Aceasta înseamnă că trebuie să ai răbdare dacă cineva pune prea multe întrebări sau face față unei sarcini mai lent decât te așteptai.

7. Oferă și cere feedback

Când sarcina este încheiată, asigurați-vă că îi spuneți angajatului cum îi evaluați munca: ce v-a plăcut și pentru ce sunteți gata să-l laudați, ce puncte ar putea fi îmbunătățite, ce ar trebui făcut pentru aceasta și ce să căutați în viitor.

Fii corect. Nu înjura, nu ridica vocea, nu devaloriza sau critica fără motiv. Asigurați-vă că începeți cu laude și apoi vorbiți cu blândețe despre ceea ce trebuie lucrat.

Dacă sarcina pentru persoana respectivă a fost nouă și dificilă, întreabă-l cum a lucrat la ea. Ce a fost ușor și ce nu, ce a fost interesant și ce nu i-a plăcut deloc, cum evaluează el însuși rezultatul, ce și-ar dori să îmbunătățească și cum plănuiește să o facă.

8. Nu uita să spui mulțumesc

Și nu numai unu-la-unu, ci și public, mai ales dacă sarcina nu a fost ușoară. Lăudați persoana în fața întregii echipe, acordați-i o zi liberă în plus, marcați drept cel mai bun angajat, dacă compania practică acest lucru.

De asemenea, nu ar trebui să vă însușiți roadele muncii altcuiva. În loc să spui „Am organizat team building-ul” sau „Am pregătit raportul”, este mai bine să subliniezi că ai pregătit totul împreună și colegul tău a ajutat foarte mult. Oamenii apreciază să fie recunoscuți pentru meritele lor, făcându-i mai implicați și loiali companiei.