Cum să nu mai suferi din cauza apropierii de termene limită

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Paradox: dacă ți-e teamă că nu vei putea finaliza lucrarea la timp, scurtează termenul.

Termenele limită sunt una dintre cele mai frecvente cauze de stres la locul de muncă, potrivit unui sondaj CareerCast.

Dar dacă încetați să luați termenele în mod negativ, veți economisi o mulțime de nervi. Iată câteva trucuri eficiente pentru a vă pune în funcțiune mai repede.

1. Setați mai multe date în loc de una

Economiștii Dan Ariely și Klaus Wertenbroch au efectuat cercetări încercând să afle cum oamenii își gestionează planificarea sarcinilor și evită amânarea. Subiecții au fost împărțiți în trei grupe, cărora li s-a dat lucru tuturor, împărțiți în trei sarcini și au stabilit intervale de timp diferite:

1. Primul grup a fost instruit să finalizeze o sarcină pe săptămână și să raporteze progresul la fiecare 7 zile.
2. Al doilea grup a primit trei săptămâni pentru toate sarcinile.
3. Al treilea grup a stabilit termene la propria discreție.

Drept urmare, primul grup, care a fost nevoit să raporteze asupra sarcinilor săptămânal, a făcut o treabă mult mai bună - oamenii au făcut mai puține greșeli și au respectat termenele cu mai multă acuratețe.

Cercetările arată că cel mai bun mod de a stabili termenele limită cele mai realiste și mai puțin stresante este împărțirea proiectelor mari în sarcini mai mici, cu un termen limită diferit pentru fiecare.

De exemplu, sarcina de a „trimite un proiect clientului până pe 15 august” poate fi destul de stresantă pentru tine - pare prea descurajantă. Dar opțiunile „faceți o schiță până la 1 iulie”, „realizați un aspect până pe 15 iulie”, „creați un prototip până pe 31 iulie” par mult mai simple și mai accesibile - aveți termene limită specifice și acțiuni specifice de luat.

În plus, programarea uniformă a timpurilor vă permite să simțiți progrese, ceea ce vă motivează și mai mult. Un exemplu din regnul animal: psihologul Clark Hull a investigat modul în care șobolanii navighează în labirinturi în căutarea hranei. El a descoperit că animalele care au găsit deja o recompensă au depus mai mult efort în continuarea căutării. Hull a numit acest comportament ipoteza gradientului obiectivului.

Dacă observați vizual progresul în muncă, atunci obțineți un stimulent suplimentar pentru a nu vă relaxa eforturile. Mai simplu spus, pe măsură ce tăiați din ce în ce mai multe articole pe măsură ce vă deplasați în lista de sarcini, vă motivează să terminați munca mai devreme. Există un număr mare de manageri de activități care vă permit să urmăriți progresul - alegeți oricare.

2. Găsește-ți nivelul ideal de stres

Suntem obișnuiți să credem că stresul este ceva fără ambiguitate rău și, în mod ideal, ar trebui evitat în toate modurile posibile. Dar nu este așa. În cantități mici, stresul ne poate motiva.

Legea Yerkes-Dodson, formulată de psihologii Robert Yerkes și John Dodson încă din 1908, afirmă că cu cât o persoană este mai stresată mental, cu atât lucrează mai eficient. Dar după ce atinge un anumit prag al acestei stări, productivitatea scade și persoana renunță.

Când suntem stresați, adrenalina crește în corp, ceea ce ne face mai atenți, ne ascuți simțurile și ne dă putere. Stresul este un fel de dopaj care ne oferă un impuls temporar atât energiei fizice, cât și mintale.

Cum să-ți alegi nivelul ideal de stres?

• Proiectele complexe necesită un nivel scăzut de tensiune. Ei înșiși provoacă emoție, nu trebuie să vă închideți dincolo de asta.
• Problemele de dificultate moderată necesită niveluri moderate de stres.
• Un nivel înalt este excelent pentru sarcini simple, pentru a vă motiva să faceți bine.

Stabiliți termene scurte pentru sarcini simple, nu le amânați pentru mai târziu. Apropierea de termen limită vă va crește nivelul de stres - vă va stimula.

3. Reduceți în avans termenele limită

Dacă vă străduiți să respectați termenul limită, dar aveți probleme de motivație, stabilirea unor termene mai scurte vă poate ajuta.

Într-un studiu publicat în revista Consumer Research în 2018, experimentatorii au cerut mai multor persoane să completeze un sondaj. Un grup a primit o săptămână pentru aceasta, al doilea - două săptămâni.

Ghici care grup a completat sondajul la timp? Cel cu mai puțin timp.

Într-un alt experiment, aceiași cercetători au oferit unui grup de studenți de ales: fie să îndeplinească o sarcină mai urgentă și să primească trei bomboane de ciocolată, fie să facă o treabă mai puțin arzătoare și să primească cinci bomboane de ciocolată drept recompensă. Și majoritatea studenților au preferat prima variantă, deși recompensa acolo era mai mică.

Cercetătorii au ajuns la concluzia că există un așa-numit efect de urgență: suntem interesați să îndeplinim sarcinile în curând, chiar dacă obținem mai puține beneficii de pe urma acestuia. Problemele urgente, după cum scriu experimentatorii, au mare atracție.

Asumarea unei sarcini cu termen lung nu este ușoară, pentru că simțim că astfel de sarcini sunt mai dificile pentru că necesită mai mult timp. Avem tendința de a amâna lucrurile pe care le considerăm consumatoare de timp, dar stabilirea unor termene limită mai scurte ne motivează să ducem treaba la capăt cât mai repede posibil.

4. Împărtășește-ți obiectivele și progresul cu colegii

În 2015, Asociația Americană pentru Dezvoltarea Talentelor (ATD) a realizat un studiu și a constatat că, dacă raportați progresul dvs. la locul de muncă unei alte persoane (șef, coleg sau doar un prieten), șansele dvs. de a finaliza ceea ce ați început cresc cu 65%. Ele cresc, de asemenea, cu 95% dacă raportați periodic echipei despre realizările dvs.

Aceste constatări sunt în concordanță cu cercetările lui Dan Ariely și Klaus Wertenbroch, pe care i-am menționat mai devreme. Ei au descoperit că angajații cărora li s-au atribuit termene limită de către alți oameni au îndeplinit sarcinile mai rapid și mai eficient decât cei care și-au planificat propriul timp.

Lasă pe altcineva să stabilească termenele limită pentru tine, iar tu le urmărești și raportezi progresul. Dacă nu aveți un lider, găsiți-vă un partener care să vă controleze.

5. Faceți din respectarea termenelor un joc

În discursul său TED, psihologul Mihai Csikszentmihalyi a descris fluxul ca fiind secretul fericirii. Fluxul este o stare în care ești atât de concentrat și pasionat de munca ta, încât nici nu observi cum trece timpul.

Când suntem într-o stare de flux (se mai numește și perioada de eficiență cognitivă maximă), chiar și activitatea creierului nostru se schimbă. În cortexul prefrontal, concentrația de hemoglobină oxigenată crește, iar eficiența creierului crește. Când ne plictisim, acest lucru nu se întâmplă și ne este mai greu să ne concentrăm asupra sarcinii pe care o avem la îndemână.

Prin urmare, merită să aplici principiul gamificării, mai ales în acele cazuri care ți se par neinteresante. Sarcinile plictisitoare nu sunt propice pentru respectarea termenelor limită. Transformându-ți munca într-un joc, o vei face mai distractiv și vei crește motivația de a termina totul la timp.

Există multe moduri de a gamifica sarcinile plictisitoare. De exemplu, poți concura cu colegii tăi pentru a trezi spiritul de entuziasm. Sau instalați vreo aplicație specializată (de exemplu, Habitica) care vă va oferi o realizare pentru fiecare sarcină finalizată.

Încercați toate aceste metode, iar termenul limită care se apropie nu vă va mai provoca panică.