Cum să utilizați Gmail eficient: 25 de sfaturi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-13 02:48

Chiar dacă lucrați cu Google Mail în fiecare zi, sunt șanse să nu cunoașteți toate capacitățile acestuia. Iată 25 de sfaturi pentru utilizarea eficientă a Gmail, care vă vor ușura multe sarcini și vă vor economisi timp.

1. De unde să începi

Schimbați fundalul

În loc să vedeți fundalul alb obișnuit pentru Gmail, condimentați-vă căsuța de e-mail cu ceva strălucitor. Doar selectați secțiunea „Teme” din setările din colțul din dreapta sus pentru a seta un nou fundal dintre opțiunile propuse sau încărcați propria imagine.

Alternativ, puteți experimenta cu setările interfeței. În modul „Spacious” vei avea mult spațiu liber, iar „Compact” este bun atunci când trebuie să încadrezi cât mai multe mesaje pe ecran.

Adăugați prieteni (și mesaje)

Pentru a adăuga contactele și mesajele vechi în sistem (nu contează dacă utilizați Gmail pentru prima dată sau creați un cont suplimentar), accesați „Setări” → „Conturi și import” și selectați linkul „Importați e-mailuri”. și contacte”. Acest lucru vă va permite să adăugați datele dvs. din alte căsuțe poștale.

Faceți Gmail să arate ca Outlook

În Setări → Laborator, activați caracteristica Panoul de previzualizare pentru a vedea textul complet al mesajelor din dreapta, la fel ca în Outlook. Obișnuința este a doua natură, așa că dacă ați lucrat toată viața cu e-mailul corporativ și tocmai acum încercați să vă familiarizați cu Gmail, Viewport vă va face tranziția mai ușoară.

Odată activat, veți vedea diferite opțiuni de afișare în meniul drop-down din stânga setărilor.

Concentrați-vă pe elementele esențiale

Gmail poate decide ce mesaje sunt mai importante pentru tine. Deștept, nu? Sub Setări → Mesaje primite, selectați Urmăriți activitatea mea de e-mail… pentru ca Gmail să vă analizeze mesajele.

De asemenea, puteți selecta funcția „Includeți marcatori” sau „Ignorați filtrele” (vom discuta mai multe despre filtre mai jos) și modificați tipul de folder, astfel încât mesajele importante să fie afișate în partea de sus. Apoi, în meniul „Setări” → „General” din secțiunea „Notificări desktop” (dacă utilizați browserul Chrome, Firefox sau Safari), puteți selecta opțiunea „Activați notificările importante prin e-mail”.

Scapa de firul de litere

Există două tipuri de oameni: cei care iubesc caracteristica Chaining și cei care o urăsc cu puterea a o mie de sori. Dacă aparțineți celui de-al doilea grup, accesați secțiunea „Setări” → „General” și dezactivați „Lanțuri de litere”.

2. Păstrați ordinea

Arhivează totul

Gmail face posibilă arhivarea mesajelor în loc să le ștergeți. Acest lucru se face astfel încât să nu vă faceți griji cu privire la disponibilitatea spațiului liber și să vă curățați constant sertarul. Dacă doriți să arhivați un mesaj, deschideți-l și faceți clic pe a doua pictogramă din stânga (o casetă cu o săgeată îndreptată în jos). Mesajul vă va aștepta în fila Toate e-mailurile din bara laterală din stânga.

Urmăriți arhiva dvs

Indiferent de cât spațiu oferă Gmail pentru stocarea gratuită a fișierelor, este 2016 și oamenii trimit din ce în ce mai multe atașamente. Dacă ați atins limita de memorie, este timpul să scăpați de unele dintre mesaje. Faceți clic pe săgeata din caseta de căutare, marcați articolul „Există atașamente”, selectați dimensiunea 10 MB și faceți clic pe butonul cu lupă. Aceasta vă va afișa toate mesajele de peste 10 MB. Bifați caseta pentru scrisorile de care cu siguranță nu mai aveți nevoie și trimiteți-le la coșul de gunoi.

Răspunde și arhivează

De ce să lăsați un e-mail în căsuța de e-mail când ați răspuns deja? Utilizați funcția „Trimiteți și arhivați” pentru a evita aglomerarea mesajelor primite în timp ce așteptați un răspuns la scrisoarea dvs. Accesați „Setări” → „General” și selectați „Afișați butonul” Trimiteți și arhivați „ca răspuns”. Acum puteți răspunde în modul obișnuit, acumulând mesaje în căsuța de e-mail dacă doriți, sau arhivați imediat e-mailurile inutile atunci când răspundeți.

Folosiți etichete și filtre

Puteți adăuga o etichetă fiecărui mesaj. Noile comenzi rapide vor apărea în bara laterală din stânga. Doar deschideți litera și faceți clic pe pictograma „Etichete” - este a doua din dreapta. Acum creați o nouă comandă rapidă sau selectați una existentă (apropo, puteți trage comanda rapidă din bara laterală chiar în mesajul dvs.).

Faceți clic pe butonul „Mai multe” și selectați „Filtrați e-mailurile similare” și apoi „Creați un filtru pe baza acestei interogări”. Puteți scrie un articol separat despre filtrele Gmail, deci consultați secțiunea „” pentru mai multe detalii.

Cumpărați spațiu suplimentar de depozitare

Dacă te-ai săturat complet să te încurci cu problema stocării fișierelor, poți cheltui bani pentru spațiu suplimentar. Derulează în jos pagina de mesaje și în colțul din stânga jos vei vedea cât spațiu ai rămas, precum și linkul „Gestionează”.

Dacă aveți aproape 100% din spațiul disponibil ocupat, urmați linkul. Planul de 100 GB costă 139 de ruble pe lună, iar spațiul suplimentar poate fi folosit nu numai pentru Gmail, ci și în Google Drive și Google Photos, dacă le folosești.

3. Ia-o în serios

Schimbați modul de afișare a e-mailurilor pe pagină

Încercați să creșteți numărul de mesaje pe pagină la 100, astfel încât să puteți privi întreaga gamă de scrisori dintr-o privire. Accesați Setări → General → Dimensiunea maximă a paginii. Acolo puteți alege, de asemenea, să afișați 10, 15, 20, 25 și 50 de mesaje pe pagină.

Distribuiți totul după culoare

Puteți marca un mesaj ca important foarte rapid, dar mesajele diferite pot avea grade diferite de importanță. Accesați Setări → General → Stele și selectați Toate stelele. Acum, dacă dați clic pe stea, marcând litera, aceasta își va schimba culoarea cu fiecare clic. Acest lucru vă va ajuta să vă sortați mesajele importante după conținutul lor.

Transformă mesajele în liste de sarcini

Sunt șanse să vă gândiți deja la căsuța de e-mail ca la o listă imensă de lucruri de făcut. Deci, de ce să nu vă transformați e-mailurile în sarcini pe care le puteți tăia? Faceți clic pe butonul „Mai multe” din conversația activă și selectați „Adăugați la sarcini”. Acest fir va apărea acum în Google Tasks împreună cu un link către postarea inițială.

Urmăriți numărul de mesaje necitite

În secțiunea „Setări” → „Laborator”, activați funcția „Pictograma mesajelor necitite”. Dacă tu, ca orice persoană normală, ai fila de e-mail deschisă toată ziua, vei vedea întotdeauna câte mesaje necitite ai rămas. Asta în cazul în care vă lipsește stresul.

Lucrați offline

Dacă utilizați browserul Google Chrome, aveți posibilitatea de a lucra în e-mail offline. Desigur, nu veți putea trimite și primi mesaje noi, dar puteți muta scrisorile din dosar în dosar și puteți crea schițe. Pentru a activa această funcție, accesați Setări → Offline.

Oferiți acces la contul dvs. unei secretare

Dacă tot nu poți face față scrisorilor, îi poți transmite secretarei tale toată această groază. Pentru a face acest lucru, accesați „Setări” → „Conturi și import”, selectați „Acordați acces la contul dvs.” și adăugați alți utilizatori Google. Ei nu vor avea dreptul de a vă schimba setările și parola, dar vor putea să citească, să arhiveze mesajele și, bineînțeles, să le răspundă. Scrisoarea va fi semnată cu numele dumneavoastră și numele secretarei dumneavoastră între paranteze pentru a evita confuzia.

4. Controlează factorul uman

Blocați adrese

Unii nu înțeleg deloc indicii. Din fericire, puteți bloca orice persoană (sau site web) cu doar câteva clicuri. După ce ați primit un mesaj de la cineva pe care doriți să îl adăugați pe lista neagră, faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta sus și selectați funcția „Blocați utilizator”.

Acum toate mesajele de la această adresă vor ajunge direct în spam.

Găsiți litere vechi

Doriți să găsiți rapid toate mesajele de la un prieten simultan? Doar treceți cursorul peste numele expeditorului, fie din căsuța de e-mail, fie dintr-o anumită scrisoare, și va apărea o cartelă de contact. Apoi faceți clic pe linkul „Conversații” pentru a vedea toate mesajele de la acel contact.

Anulați mesajele trimise greșit

Cu toții am trimis din greșeală scrisori la o adresă greșită la un moment dat. Din fericire, în Gmail, puteți anula pur și simplu trimiterea. Accesați secțiunea „Setări” → „General” și activați funcția „Anulați trimiterea”. Aici puteți selecta și perioada de timp pentru anularea trimiterii: de la 5 la 30 de secunde. Data viitoare când trimiteți un mesaj, veți observa „Anulare” în partea de sus.

Omite mesajele de grup

Puteți părăsi cu ușurință firul de mesaje de grup făcând clic pe butonul Mai multe și alegând Ignorare. Acum veți sări peste toate mesajele, cu excepția celor în care sunteți singurul destinatar al scrisorii.

Dacă doriți să reveniți la mesajul de grup, introduceți interogarea este: dezactivată în caseta de căutare, astfel încât veți vedea toate firele ignorate. Apoi alegeți Nu ignorați din meniul Mai multe. Cu excepția cazului în care, desigur, nu îți este deloc milă de tine.

5. Economisiți timp

Creați conturi noi din mers

Să presupunem că doriți să filtrați mesajele cu mare atenție sau, de exemplu, să creați un cont suplimentar pentru serviciile care vă folosesc deja contul principal de Gmail. În acest caz, puteți crea o adresă de corespondență virtuală asociată cu adresa principală, adăugând pur și simplu „+ orice cuvânt” înaintea simbolului @ în timp ce introduceți text. De exemplu, „adresa dumneavoastră este [email protected]” pentru cumpărături online.

Toate mesajele de răspuns vor ajunge la adresa dvs. principală de Gmail.

Trimite mesaje în somn

Faceți clienții și colegii să creadă că sunteți un pasionat de muncă, programându-i să trimită mesaje noaptea folosind o extensie disponibilă pentru Chrome, Safari și Firefox. Cu versiunea gratuită, puteți trimite până la 10 mesaje pe lună.

În plus, această extensie vă va transforma e-mailurile în mementouri, fără a le afișa în căsuța dvs. de e-mail până când nu sunteți gata să le răspundeți. Acesta este ideal pentru a crea aspectul unei căsuțe de e-mail goale vineri seara.

Răspunde automat la solicitări duplicate

Dacă clienții enervanti vă inundă cu același tip de solicitări, nu trebuie să introduceți același răspuns din nou și din nou. Doar activați funcția „Șabloane de răspuns” din secțiunea „Setări” → „Laborator”. Data viitoare când imprimați un răspuns, salvați-l ca șablon și nu ezitați să-l trimiteți la aceleași solicitări.

6. Faceți clic mai puțin

Dă-ți șoarece o pauză

Aproape totul în Gmail se poate face folosind tastatura. Comenzile rapide de la tastatură funcționează implicit, dar nu uitați să mergeți la Setări → General și să activați funcția Comenzi rapide de la tastatură. Salvați modificările și apoi faceți clic pe semnul întrebării pentru a vedea posibilele comenzi rapide de la tastatură.

Nu mai verificați alte cutii poștale

În secțiunea „Setări” → „Conturi și import”, faceți clic pe linkul „Adăugați contul de e-mail POP3” și Gmail vă va descărca e-mailurile din alte căsuțe poștale. Apoi configurați trimiterea mesajelor: puteți răspunde atât de la adresa dvs. de Gmail, cât și de la alte adrese de e-mail.