2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09
Acesta este un extras dintr-o carte a jurnalistului și vorbitorului american Phil Simon. Este vorba despre modul în care oamenii își invadează viața unul altuia prin e-mail și despre cum să-i contracareze.
Dacă, când lucrați cu e-mailul, vi se pare că jucați un joc în care trebuie să „prindeți din urmă” cu un ciocan o aluniță care se târăște brusc într-una sau alta vizuina, nu sunteți singur. E-mailul este în mod implicit principalul canal de comunicare de afaceri. Potrivit Grupului Radicati, funcționarul mediu de birou primește aproximativ 100 de e-mailuri pe zi. Acest număr crește anual cu 15%. În iulie 2012, compania de consultanță McKinsey Global Institute a publicat un raport intitulat The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Se spune că angajații din prima linie petrec 28% din timp gestionând e-mailul.
Gandeste-te la asta. Dacă aveți o săptămână de lucru de 50 de ore, atunci 14 ore din acea săptămână vor fi petrecute citind și scriend e-mailuri. Cu greu petreci atât de mult timp în Word, Excel sau alte programe de lucru.
Aceste numere ar putea să nu fie o problemă dacă e-mailul ar fi cu adevărat un canal de comunicare eficient. Mai degrabă, așa este pentru unele companii. Dar în cele mai multe cazuri, acesta nu este cazul. Desigur, e-mailul are dreptul de a exista, dar nu te lăsa dus de cap. Cercetările au arătat că verificarea constantă a căsuței de e-mail vă scade nivelul IQ.
În ultimii ani, e-mailul a devenit un adevărat flagel al comunicării de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să o învinovățiți pentru toate necazurile. Învinovățirea tehnologiei este convenabilă: este o scuză bună să nu te uiți în oglindă. La urma urmei, dacă ne uităm înăuntru, vom înțelege că problema nu este în e-mail ca atare, ci în modul în care îl folosim.
Ideea este să nu renunțați la e-mail (deși unii o fac). Ideea este să-l folosești rațional.
Unde sa încep?
Înțelege e-mail ≠ conversație
Nu puteți conduce un dialog prin e-mail în același mod ca în viața reală. Există întotdeauna intervale de timp între scrisori, iar mesajele text nu implică manifestări apropiate amicale pentru interlocutor. Justin Kruger de la Universitatea din New York și Nicholas Epley de la Universitatea din Chicago că lipsa de indicii non-verbale oamenii interpretează greșit e-mailurile.
Psihologii au descoperit că doar în jumătate din cazuri este posibilă interpretarea corectă a stării de spirit într-un mesaj text. Smilies, din păcate, nu vor ajuta, de exemplu, să distingă umorul de sarcasm. Acest lucru duce adesea la neînțelegeri. Ești gata să arunci o monedă de fiecare dată încercând să ghicești dacă interlocutorul tău înțelege mesajul tău?
Urmați regula cu trei litere
Odată ce ați acceptat faptul că e-mailul nu este cel mai bun loc pentru conversații de la inimă la inimă, treceți la acțiune.
Utilizați regula celor trei litere: dacă problema nu este rezolvată în trei e-mailuri, este necesară o întâlnire personală.
Este aplicabil atât sarcinilor administrative (cum ar fi programarea unei întâlniri), cât și personale. Vă va economisi mult timp și multă frustrare. Totuși, nu le place tuturor, fiți pregătiți pentru nemulțumirea unor tovarăși. Cu o cantitate rezonabilă de presupuneri, dar este timpul să scapi de atitudinea „poștă pentru toate întrebările”.
Nu rezolva probleme urgente prin e-mail
Dacă problema este cu adevărat importantă și necesită acțiuni imediate, nu o abordați prin e-mailuri. Există un telefon pentru asta. Faceți din aceasta regula în compania dvs.
Nu utilizați e-mailul pentru a gestiona sarcini
E-mailul nu este un manager de activități. Dar mulți oameni folosesc e-mailul ca atare. Deloc surprinzător, sunt distrași în mod constant. Mi-am deschis căsuța de e-mail pentru a-mi verifica sarcinile și un flux de mesaje de lucru și personale a căzut asupra ta. Este ușor să treci la ele, uitând de ce ai deschis clientul de e-mail.
Există aplicații independente pentru managementul sarcinilor: DropTask și altele. Nu sunt un înlocuitor pentru e-mail, ele sunt orientate către obiectivele pe care încercați să le atingeți.
La fel este și cu managementul de proiect., sau Basecamp - instrumente convenabile și accesibile care vă vor salva de kilometri de lanțuri de mesaje.
Nu tratați comunicarea ca mineritul cărbunelui într-o mină
Puțini sunt liberi în relațiile lor de muncă. Mulți, inclusiv pentru că nu își pot alege colegii, clienții și partenerii. Unii dintre ei sunt prea „ocupați” pentru a vorbi la telefon – ar prefera să scrie o duzină de mesaje în loc să discute verbal totul în două minute.
În acest caz, trebuie să acordați atenție modului de comunicare (cuvinte, expresii și așa mai departe). Întrebați-vă dacă doriți cu adevărat să interacționați cu oameni care se feresc de telefon și vorbesc. Aruncă o privire mai atentă la solicitanții de locuri de muncă pentru un post vacant în compania ta, potențiali clienți sau potențiali viitori furnizori. Dacă inițial comunică de parcă ar extrage minereu într-o mină, atunci care sunt șansele să se schimbe?
Amintește-ți viața în afara e-mailului
Ea este! Nu vă fie teamă să vă închideți căsuța poștală. Lumea nu se va prăbuși. Acest lucru este evident, dar pentru mulți poate fi o revelație. De exemplu, la Klick Health, angajații folosesc e-mailul. Potrivit CEO-ului său, e-mailul este un instrument care oferă altor persoane controlul asupra sa.
Ce crezi: e-mailul conduce cu adevărat oameniiprin impunerea unor sarcini și ordinea implementării acestora?
Recomandat:
De ce picioarele noastre obosesc mai repede decât se oprește respirația și ce să facem în acest sens
În acest articol, vom înțelege de ce, în timp, picioarele alergătorilor încep să obosească mai repede decât un aparat de respirat și vă reamintim despre recuperarea după antrenamente
4 motive pentru care nu facem ceea ce ne dorim și cum să le facem față
Dacă nu te lupți cu ei, frica, obiceiul de a complica lucrurile și alte motive te vor împiedica întotdeauna să-ți îndeplinești dorințele. Întrebarea „De ce o persoană nu face?” complicat. De obicei, răspunsul este să nu știi ce să faci și cum să o faci.
De ce ne învinovățim din ce în ce mai mult părinții noștri pentru necazurile noastre și ce să facem în acest sens
Resentimentele împotriva părinților pot otrăvi foarte mult viața. Acceptarea sentimentelor și emoțiilor și tratarea traumei din copilărie cu un terapeut poate ajuta la prevenirea acestui lucru
De ce suntem mereu copleșiți la locul de muncă și ce să facem în acest sens
Dacă te trezești constant ocupat la serviciu, folosește aceste sfaturi pentru a duce lucrurile la bun sfârșit, astfel încât să nu ajungi din nou în această situație
De ce notificările push ne distrug viața și ce să facem în acest sens
Notificările push ne distrug viețile, iar fiecare aplicație instalată pe smartphone-ul tău crește fluxul de informații inutile