6 sfaturi pentru un management eficient al e-mailului

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

E-mailul este unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare și, poate, singurul folosit de toți utilizatorii fără excepție. S-ar putea să-ți placă sau nu mesageria instantanee, să folosești Skype sau chat-ul Facebook, dar probabil că ai o adresă de e-mail.

În fiecare zi primim în inbox nu doar mesaje de la prieteni și colegi, ci și zeci de scrisori publicitare, notificări, doar spam. Pentru a evita înecarea în volumul mare de mesaje primite, este foarte important să dezvoltați și să aplicați abilități eficiente de e-mail.

Drepturi de autor

Programați o oră de verificare a e-mailului

Dacă simțiți că petreceți prea mult timp procesând corespondența, iar numărul de scrisori din căsuța dvs. poștală încă nu scade, atunci încercați să planificați mai rigid timpul pentru a vă verifica căsuța poștală. De obicei începem să verificăm corespondența, găsim un link interesant în scrisoare, mergem pe site, de acolo la altul… și după o jumătate de oră ne amintim și revenim la analizarea scrisorilor. Ca urmare, timpul a trecut, dar chestiunea nu s-a clintit.

Prin urmare, încercați să vă rezervați un anumit timp limitat pentru a lucra cu corespondența. Toată lumea își poate seta independent frecvența și durata acestor intervale, în funcție de volumul corespondenței sale. Poate că va fi o oră dimineața și o oră la sfârșitul zilei de lucru, sau poate fi mai convenabil să vă conectați la contul de e-mail la fiecare oră timp de cinci minute. Cel mai important, încercați să respectați cu strictețe programul stabilit pentru dvs. și să nu vă lăsați distras de nimic din afară. Conștiința că timpul tău este limitat, va duce inevitabil la o creștere a eficienței procesării chitanțelor poștale.

Fiecare literă înseamnă o acțiune

Regula principală pe care ar trebui să o aplicați atunci când analizați corespondența este că fiecare scrisoare deschisă necesită să faceți ceva. Dacă ați deschis o scrisoare, atunci în niciun caz nu trebuie să o lăsați din nou în Inbox. Trebuie fie să răspundeți imediat la scrisoare, fie să o transmiteți unei persoane care se ocupă mai bine de această problemă, fie să programați o sarcină pentru dvs. în Google Task sau în calendar - în orice caz, ca urmare a acțiunii dvs., scrisoarea ar trebui să să fie ștearsă sau mutată în arhivă, adică părăsiți inbox-ul … Dacă urmați această regulă simplă, căsuța dvs. de e-mail va fi curățată mai devreme sau mai târziu.

Drepturi de autor

Filtre și comenzi rapide

Dacă primiți un număr mare de e-mailuri în fiecare zi, analizarea acestora necesită mult timp și efort din partea dvs. De ce nu folosiți resursele serviciului poștal pentru asta, mai ales că majoritatea serviciilor au această caracteristică și sunt perfect implementate?

Este vorba despre configurarea filtrelor pentru procesarea automată a corespondenței. În loc să faceți clic manual pe fiecare postare, iar fiecare clic este același timp și efort, trebuie doar să setați filtrele dorite o dată. De exemplu, toate mesajele de la adresele rudelor tale vor merge automat în folderul Familie și sunt marcate cu un marcator ca fiind importante. Toate comunicatele de presă merg într-un folder separat, ocolind folderul Inbox, iar notificările de la rețelele sociale sunt trimise imediat la Coșul de gunoi.

În acest fel, puteți clasifica mesajele în funcție de subiectele principale și vă puteți pregăti în consecință pentru procesarea lor. Nu vei mai avea o situație în care creierul tău, atunci când analizează corespondența, trece de la treburile casnice la problemele de afaceri, apoi imediat la corespondența de divertisment și apoi înapoi.

Există un număr mare de opțiuni pentru crearea diferitelor filtre și sunt sigur că, odată ce construiești un sistem automat de filtrare, vei economisi zile și luni din timpul tău. În plus, folosind etichetele atribuite sau distribuția pe foldere, puteți găsi cu ușurință literele de care aveți nevoie în arhivă (vă amintiți că folderul nostru Inbox este complet gol?).

Utilizați căutarea

Mulți utilizatori, în special începătorii, își păstrează toate e-mailurile în Inbox, deoarece simt că nu le vor mai găsi niciodată atunci când arhivează. Dacă ați configurat un sistem de filtre și comenzi rapide, așa cum este descris în paragraful anterior, atunci arhiva dvs. este deja organizată și mult mai ușor de navigat în ea. Dar nu uitați și de bara de căutare. De exemplu, în Gmail, sistemul de căutare a literelor este atât de perfect (cine s-ar îndoi de asta!), încât nu va fi greu să găsești nicio literă.

Folosiți mărci

Multe servicii de e-mail au o funcție de a marca mesajele cu marcatori speciali (în Gmail, acestea sunt stele). Cu ajutorul lor, este ușor să evidențiezi mesajele necesare care necesită atenția ta și să le plasezi într-un folder separat. În Gmail, puteți alege propriul set de steaguri și le puteți utiliza destul de flexibil. Astfel, o singură privire asupra conținutului căsuței dvs. de e-mail va fi suficientă pentru a distinge e-mailurile în funcție de importanța lor.

Utilizați comenzile rapide de la tastatură

Utilizarea tastelor rapide poate accelera atât de mult procesarea corespondenței încât merită să petreceți câteva ore studiindu-le. Dar înainte de asta, aruncați o privire la setări (în Gmail este Setări - General - Comenzi rapide) și asigurați-vă că sunt activate. După aceea, trebuie doar să apăsați semnul întrebării de pe tastatură și veți vedea o solicitare cu toate tastele rapide din Gmail.

E-mailul este un instrument excelent de comunicare, dar asta nu înseamnă că trebuie să-ți dedici jumătate din viață acestui proces. Automatizarea maximă a tuturor proceselor, răspunsurile rapide sau redirecționarea mesajelor, planificarea timpului, împreună cu alte sfaturi din acest articol, vă vor permite să vă ocupați de orice număr de litere destul de rapid și să economisiți mai mult timp pentru activități mai plăcute.