Cum să faci mai mult și să lucrezi mai puțin

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

În 4, 5 ore, poți reuși să faci mult mai mult decât într-o zi întreagă la birou. Astăzi publicăm șase sfaturi interesante de la Elena Prokopets, scriitoare și autoare călătoare, despre descoperiri culturale.

Ieri am trecut două granițe, am finalizat trei proiecte în derulare cu clienți, am încheiat o afacere cu mari perspective, iar seara am luat masa acasă cu sufletul meu pereche.

Lucrez 25 de ore pe săptămână, dorm opt ore pe zi, nu am program și totuși reușesc să fac mult mai multe lucruri decât atunci când eram lipit de biroul meu mai mult de 60 de ore pe săptămână.

Sunt departe de a fi supraomenesc. Tot ceea ce este descris mai sus este doar un exemplu ilustrativ.

Vedeți, fiind independent de loc și lucrând pentru mine de peste un an, am învățat câteva lecții valoroase despre eficiență și gestionarea timpului.

Mai jos este o listă de trucuri de viață care pot părea foarte simple. Cu toate acestea, odată ce le vei încerca cu adevărat, vei observa că sarcinile tale ocupă din ce în ce mai puțin timp.

1. Profită de efectul Zeigarnik

Creierul are o funcție încorporată intruzivă pentru a vă aminti constant de lucrurile pe care le-ați lăsat neterminate, determinându-vă astfel să finalizați sarcina. Acesta este efectul Zeigarnik și vă va ajuta să finalizați sarcinile pe care le-ați început deja.

Nu contează dacă îți place ca problema să fie rezolvată sau nu, fă măcar un pas mic către ea.

Te confrunți cu o criză de creație și nu poți scrie? Deschideți un fișier gol și începeți să scrieți orice doriți. Trebuie să începeți să vă planificați nunta? Începeți prin a căuta un buchet de mireasă. Trebuie să dezvolți o strategie de marketing pentru compania ta până mâine? Înregistrați câteva idei pe videoclip pentru a începe.

În 99% din cazuri, vei lucra la o sarcină până la capăt.

2. Folosiți instrumente pentru managementul proiectelor (nu doar pentru cazurile de lucru)

Creierului nostru nu le plac sarcinile provocatoare. Când se confruntă cu o sarcină abstractă, să zicem „vino cu o campanie de marketing lunară”, el devine imediat descurajat și preferă să facă lucrurile ușoare pe care le face.

Acesta este motivul pentru care este necesar să împărțim fiecare mare afacere în câțiva pași simpli, mici, realizabili.

Aici intră în joc instrumentele de management de proiect. Nu vrei să ratezi niciun pas important, nu?

Există o multitudine de aplicații de gestionare a proiectelor personale gratuite și plătite. Cel mai mult îmi place abordarea vizuală a managementului.

Ceea ce este deosebit de grozav la această aplicație este că puteți structura informațiile așa cum vă vin în minte - sub formă de relații, mai degrabă decât liniară. Aceasta înseamnă că în loc să desenezi un plan liniar pas cu pas, poți crea o imagine detaliată a proiectului cu mai multe fluxuri de acțiuni care au loc simultan sau unul după altul. (Citiți mai multe despre maparea minții și instrumentele pentru aceasta aici).

Cu alte cuvinte, desenezi o hartă vizuală care îți permite să obții o privire asupra întregului proiect, în plus, te ajută să faci pași mici care duc la obiectivul tău.

Iată un exemplu de astfel de proiect:

De ce această abordare vizuală funcționează grozav pentru mine (și poate funcționează și pentru tine):

1. Știi mereu ce pas ar trebui să fie următorul, așa că nici măcar nu-ți lași șansa de a amâna.
2. Ai o imagine mare și clară a obiectivelor tale dintr-o privire.
3. Planificarea unui întreg proiect este la fel de ușoară ca și desenarea lui pe hârtie (ceea ce am mai făcut), iar utilizarea planului este mult mai convenabilă.
4. Dacă lucrați în echipă, va fi întotdeauna clar ce s-a făcut deja și ce se face acum. Aceasta înseamnă că vor fi mai puține greșeli și termene limită ratate.

Alte instrumente populare pe care le folosesc cu plăcere includ,, Trello și.

3. Schimba-ti obiceiurile

Astăzi este ușor să găsești informații despre cum să ții pasul cu toată afacerea ta, dar câți dintre voi puneți în practică aceste sfaturi? Am fost și eu în barca asta.

Cu toții avem obiceiuri și le schimbăm foarte mult. Cu toate acestea, o soluție inteligentă la această problemă poate fi găsită în „Puterea obișnuinței” a lui Charles Duhigg. Autorul îl numește ciclul obiceiului. Pe scurt, un obicei are trei componente: un stimul (declanșatorul care precede obiceiul), comportamentul obișnuit (repetarea efectivă a unei acțiuni) și o recompensă (recompensa externă și internă pe care o primești pentru efectuarea acțiunii obișnuite).

Acum vestea proastă este că nu ai cum să influențezi stimulii. Vestea bună este că poți schimba comportamentul pe care îl ai.

Sunt multe lucruri neproductive pe care le-am făcut și le fac, dar mereu m-am simțit vinovată de faptul că primul lucru de dimineață încep să postez pe rețelele de socializare și media. Enervarea de a distribui postări noi pe blogul tău este în regulă. Dar știu că mă pot lăsa rapid prins în navigarea fără minte pe Web timp de câteva ore și îmi va face ziua o mizerie.

Soluția este să programați ceea ce trebuie făcut în rețele și media cu o seară înainte. Stabilește-ți ora exactă când să o faci și fă-o în fiecare zi.

Această abordare este aplicabilă oricărui stimul care duce la un comportament negativ.

De fiecare dată când efectuați o nouă acțiune obișnuită, asigurați-vă că vă recompensați pentru aceasta. Creează-ți un ritual care te va ajuta să-ți anticipezi comportamentele negative, cum ar fi navigarea nechibzuită pe internet, cheltuirea banilor sau consumul de dulciuri și răsplătește-te cu ceva drăguț de fiecare dată când poți evita.

Repetați timp de 21 de zile până când noul obicei rămâne.

4. Folosiți regula celor 90 de minute

Cu aproximativ 50 de ani în urmă, neurologul Nathaniel Kleitman a descoperit că corpul nostru trece de la vârf la vârf la fiecare 90 de minute pe parcursul zilei. Acest fenomen este cunoscut și sub numele de ritm ultradian. Mai simplu spus, putem fi productivi doar 90 de minute.

Ce se întâmplă după 90 de minute? Începem să căutăm combustibil suplimentar sub formă de cofeină, bomboane sau propriii noștri hormoni de stres: adrenalină, norepinefrină și cortizol. În acest moment, ne pierdem concentrarea, încetăm să gândim clar și să vedem întreaga imagine.

Ziua de ieri a mers așa: am ajuns la aeroport și am lucrat într-o cafenea cu 90 de minute înainte de îmbarcare (nu exista Wi-Fi), m-am uitat la un film în timpul zborului și m-am întors la serviciu cu trenul din Elveția în Franța. Când am ajuns acasă, mi-am verificat rapid căsuța de e-mail, am luat cina și am lucrat încă 90 de minute.

Drept urmare, în doar 4,5 ore am făcut cea mai mare parte a muncii pe care mi-aș fi petrecut o zi de 8 ore înainte.

5. Prioritizează ultimul

Un director executiv al Pentagonului a rezumat cu brio esenta acestui sfat:

În primul rând, fac o listă de priorități: primul, al doilea, al treilea și așa mai departe. Și apoi taiez totul sub al treilea.

Aceasta este regula de aur pentru orice listă zilnică de lucruri de făcut. Mutați toate sarcinile după a treia în ziua următoare.

Nu puteți determina care sarcini sunt mai importante?

1. Luați în considerare dacă există o dependență între sarcini. Este posibil să faci pasul A fără a face pasul B? Dacă nu, atunci sarcina B este mai importantă. Alegeți acele sarcini care vă afectează succesul viitor.
2. Utilizați o matrice de decizie.

Totul din colțul din dreapta sus ar trebui să fie marcat cu eticheta „Fă-o acum”. Problemele cu impact mare, care sunt greu de realizat, trebuie amestecate cu altele, mai puțin dificile. Sarcinile cu impact redus, care sunt ușor de realizat, merită delegate.

6. Aranjați o „zi de aeroport”

Pentru mine, un loc de muncă super-productiv sunt aeroporturile și avioanele. De fapt, prefer mai des zborurile de legătură decât zborurile directe (sunt, printre altele, mai ieftine cu cel puțin 100 USD), și încerc să duc la îndeplinire cât mai multe sarcini în zilele în care sunt pe drum, și nu când lucrez de acasă.

Acum hai să explic.

Aveți un timp strict limitat (înainte de plecare sau înainte de îmbarcare) și Wi-Fi gratuit limitat. Aceasta înseamnă că puteți sprint 90 de minute pentru a rămâne productiv.

Nu aveți de ce să vă distrageți atenția de la când vă aflați în avion: telefonul este oprit și există doar o muncă pură, eficientă, care trebuie făcută într-un timp limitat. De multe ori încerc să recreez o atmosferă similară acasă: închid internetul și îmi fac treaba timp de 90 de minute fără a fi distras de nimic altceva.

Să rezumam. Iată un plan pentru a face mai mult și a lucra mai puțin:

1. Fă primul pas în afacerea ta și lasă efectul Zeigarnik să te ajute să o finalizezi.
2. Utilizați instrumente de management de proiect pentru a fi clar ce trebuie făcut și pentru a rămâne concentrat.
3. Urmăriți-vă iritanții și transformați-i în obiceiuri pozitive.
4. Utilizați regula celor 90 de minute.
5. Prioritizează și lucrează la cele mai importante sarcini.
6. Eliminați orice vă distrage atenția. De exemplu, acordă-ți o „zi de aeroport”.