6 moduri de a încheia o întâlnire cât mai curând posibil și de a obține rezultate

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Trebuie să știi să organizezi bine și eficient întâlnirile. Acest lucru nu este atât de ușor pe cât ar părea la prima vedere. Dar dacă înveți cum să stabilești momentul potrivit, să folosești mediul și să stabilești obiectivele în mod clar, atunci poți conduce întâlniri rapid și eficient.

Asigurați-vă că scopul este clar

În loc să spuneți: „Să reunim întregul birou la ora 11 dimineața”, întrebați-vă: „Ce vrem să realizăm?”

Trebuie neapărat să știți de ce găzduiți această întâlnire:

• a genera o idee;
• a lua o decizie;
• pentru a finaliza o afacere;
• pentru a răspunde la întrebări despre schimbările viitoare.

Poate iti convine:

• să asculte plângerile angajaților (trebuie să se facă acest lucru într-un format de întâlnire de grup?);
• să rediscutăm ceea ce a fost deja decis;
• a face ceva ce poate fi discutat sau rezolvat prin telefon sau e-mail.

Nu aveți adunări mari

Folosește grozava „regula a două pizza” și nu invita prea mulți oameni la întâlnire. Trebuie să creezi o echipă, fiecare persoană în care să fie la locul lui. Prin urmare, la întâlnire ar trebui să participe cât mai multe persoane puteți hrăni două pizza.

Ideea nu este doar să hrănim pe toți cei care au venit la întâlnire. Grupuri mari de oameni nu pot lua decizii în mod eficient. Există chiar și un concept. Apare la grupuri mari de oameni, când indivizii nu își pot exprima propria opinie din cauza fricii de condamnare din partea colegilor și a liderilor. Grupurile mici sunt mai convenabile din acest punct de vedere. Prin urmare, sunt mai eficiente.

Mai întâi timpul, apoi cronometrul

Întârziații sunt foarte enervanti și distrag atenția. Învață-i să vină la timp.

Dacă nu-și prețuiesc timpul, nu vor aprecia nici timpul celorlalți.

Faceți acest lucru după cum urmează.

Stabiliți o oră de întâlnire pentru, să zicem, 08:48. În mod surprinzător, această mișcare va funcționa, iar oamenii vor începe să sosească la timp. Cât despre cei care întârzie, trebuie să-i înveți să plătească. Și nu bani. Să cântăm, de exemplu. Sancțiunile ca acestea funcționează mult mai bine decât sancțiunile bănești. În decurs de o lună vei uita cum sună cântecul subordonaților tăi.

Și, bineînțeles, antrenați-vă să setați un cronometru. Pentru fiecare vorbitor, dacă este cazul, și pentru întreaga ședință în general. În acest fel, întâlnirea nu va dura și vei ști ce ai petrecut în fiecare minut.

Scaunele trebuie să aibă dreptate

Modul în care oamenii stau în sală este, de asemenea, de mare importanță:

• a sta în cerc este util pentru cooperare, discuție, luarea deciziilor generale;
• a sta în rânduri este util dacă trebuie să stimulezi competiția și dorința de a concura cu colegii.

Dacă aveți nevoie să aveți o întâlnire rapidă și extrem de productivă, mutați toate scaunele din cameră. Numeroase studii arată că, cu cât stăm mai mult, cu atât devenim mai agitați. Vreau să o iau imediat și să iau o decizie cât mai curând posibil. În plus, să stai în picioare pentru o perioadă poate fi bun pentru sănătatea ta.

Scoateți laptopurile și telefoanele

În caz contrar, vei fi constant distras. Atât dvs., cât și colegii dvs. trebuie să faceți tot ce ați planificat și să încheiați întâlnirea cât mai curând posibil. Așa că nu te mai uita la ecranul smartphone-ului tău. În schimb, scoateți un pix și o bucată de hârtie. Informațiile sunt mult mai ușor de reținut.

Agenda nu a fost creată „pentru spectacol”

Chiar trebuie să lucrezi la asta. Majoritatea întâlnirilor sunt neproductive, deoarece agenda este discutată la nesfârșit. Încercați să formulați agenda sub forma unei întrebări, în loc să expuneți problema.

Nu „discutați conținutul video”, ci „când va fi gata conținutul video?”

Când se pune o întrebare, ei încep automat să caute un răspuns. Asa functioneaza.