5 sfaturi pentru a vă ajuta să vă organizați ziua de lucru

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Trucuri simple care te vor salva dacă nu ai în mod constant timp suficient pentru nimic.

1. Prioritizează

Există o modalitate foarte simplă, dar eficientă, de a vă clasifica afacerile în funcție de urgență și importanță. Acesta este un circuit numit Matricea Eisenhower. A fost inventat de Dwight D. Eisenhower, președinte american, general al armatei SUA și doar o persoană foarte productivă.

Am două tipuri de lucruri: urgente și importante. Lucrurile importante sunt rareori urgente, iar cele urgente sunt rareori importante.

Dwight D. Eisenhower

Matricea Eisenhower are patru secțiuni. Axa orizontală arată urgența cazului, iar axa verticală indică importanța. Matricea vă permite să vă organizați cu ușurință toate sarcinile în categorii: „Neurgent și neimportant”, „Urgent, dar nu important”, „Important și neurgent” sau „Urgent și important”.

Încercați să acordați prioritate Matricei Eisenhower și veți fi uimit de cât timp petreceți lucruri urgente, dar nu foarte importante. De exemplu, mesaje nesfârșite de la colegi sau apeluri telefonice care doar vă distrag atenția de la sarcini urgente.

Fă-ți timp pentru lucrurile potrivite. Dacă există ceva important și urgent, fă-o imediat. Planificați sarcinile importante, dar nu urgente, estimați timpul aproximativ pentru finalizarea lor și decideți când o veți face. Problemele neimportante, dar urgente pot fi delegate altcuiva. Amânați sarcinile neurgente și neimportante pentru mai târziu sau refuzați-le cu totul.

2. Fă-ți timp pentru muncă profundă

Capitalistul de risc Sam Altman a spus odată: „Distracția digitală este una dintre cele mai mari probleme psihologice ale vremurilor noastre”. Gândiți-vă doar: ne verificăm smartphone-urile în medie de 50 de ori pe zi. Și, potrivit omului de știință și scriitorul Cal Newport, acest lucru ne afectează semnificativ capacitatea de a gândi clar și de a fi creativi.

În a lui „A lucra cu capul. Modele de succes de la un specialist IT „el introduce conceptul de „Deep Work”. Acest tip de muncă presupune concentrare și imersiune completă într-o anumită sarcină. Fără distrageri - efort și concentrare maxime. Acesta este singurul mod în care puteți îndeplini sarcini cu adevărat dificile cu nivelul adecvat de calitate.

Newport citează tacticile folosite de colegul său, profesorul de la Universitatea din Pennsylvania, Adam Grant. El dedică semestrul de toamnă predării, iar primăvara și vara cercetării și nu le amestecă niciodată. În timpul cercetărilor intense, profesorul se expune unei izolări complete, astfel încât studenții să nu interfereze cu el.

Este probabil să nu ai ocazia să mergi pe aceeași cale și să te ascunzi de sursele de iritare timp de câteva luni. Nu vă descurajați: nu trebuie să vă scufundați în „muncă profundă” pentru un semestru întreg. Newport creează-ți propriul program în funcție de preferințele tale personale.

Decideți la ce oră vă simțiți cel mai plin de energie și alertă și faceți cea mai dificilă muncă exact atunci, închideți smartphone-ul și refuzând să verificați e-mailul. De exemplu, Newport însuși începe să lucreze dimineața devreme, dar nu o face niciodată după ora 17:30.

3. Estimați orele de întâlnire

Paul Graham, co-fondatorul incubatorului de startup Y Combinator, că există două tipuri de program de lucru: programul „manager” și programul „creator”.

Prima opțiune este pentru organizatori și șefi. În opinia lor, timpul de lucru este ușor de gestionat. Trebuie să împărțiți ziua în intervale orare. Și când apare o sarcină nouă, alocați doar câteva ore pentru ea, marcând-o în organizator. Astfel, dacă „managerul” trebuie să programeze o oră pentru o întâlnire de afaceri sau o sesiune de brainstorming, se uită la calendarul său, găsește o oră neocupată și își adună colegii.

Dar pentru „creatori” astfel de întâlniri, chiar și cele planificate din timp, sunt un dezastru. La urma urmei, oamenii creativi, programatori, scriitori sau artiști, nu își împart programul ca „manager”. De obicei, trebuie să folosească cel puțin o jumătate de zi pentru a îndeplini sarcinile, iar într-o oră se încălzesc în cel mai bun caz. Iar când, în plină activitate de muncă, „creatorii” sunt nevoiți să se desprindă și să meargă la o întâlnire cu colegii, ei cad din ritm și atunci le este foarte greu să revină la sarcină.

Programul managerului și programul creatorului funcționează bine de la sine. Dar când se intersectează, încep problemele.

Paul Graham

Prin urmare, dacă ești manager, află în prealabil de la subalterni când este mai bine să organizezi întâlniri comune pentru a nu întrerupe oamenii de la serviciu în momentele cele mai nepotrivite.

4. Controlează-ți consumul de energie

Tony Schwartz și Jim Loer în Viața la putere maximă! susțin că principala resursă pentru un muncitor productiv nu este timpul, ci energia. Poți petrece o zi întreagă într-o sarcină dificilă, dar dacă îți lipsește puterea fizică și mentală, vei sta și nu vei face nimic util. Dar când aveți suficientă energie internă, puteți face față unei probleme dificile în câteva ore și vă puteți dedica restul zilei la ceva mai simplu.

Schwartz și Loer disting patru tipuri de energie: fizică, emoțională, mentală și spirituală. Și dacă ți-e dor de oricare dintre ele, productivitatea ta va scădea.

• Energie fizică afectează direct capacitatea dumneavoastră de a reacționa la mediu și de a lua deciziile corecte. Lipsa acestei resurse este asociată cu o alimentație deficitară, lipsa somnului și oboseală.
• Energia emoțională afectează capacitatea de a-ți gestiona corect emoțiile în situații stresante.
• Energie mentală vă permite să vă concentrați asupra unei sarcini și să nu vă distras atenția. O persoană cu o cantitate mare de ea se poate concentra chiar și într-o situație stresantă, când toată lumea din jurul său încearcă să-i distragă atenția.
• Energia spirituală vă permite să vedeți scopul în activitățile dvs. pentru a menține motivația. Ea alimentează entuziasmul, tenacitatea și angajamentul.

Pentru a menține toți cei patru indicatori la nivelul corespunzător, mâncați corect, dormiți suficient și faceți exerciții fizice (exercițiul stimulează activitatea creierului). Și folosiți tehnici simple pentru a umple energie.

Viața nu este un maraton. Viața este o serie de sprinturi.

Tony Schwartz

O metodă bună de a alterna între munca de imersiune completă și odihnă scurtă este tehnica Pomodoro, care se potrivește perfect cu conceptul de Deep Work al lui Cal Newport. Principiul este simplu: măsuram 25 de minute cu un cronometru și facem o sarcină importantă în tot acest timp fără distrageri. Apoi - o pauză de 5 minute. În acest timp, refacem energie. Apoi repetăm ciclul încă de patru ori și luăm o pauză lungă de 20 de minute.

5. Mănâncă broaște la micul dejun

Li s-a întâmplat vreodată tuturor așa: dați peste o sarcină pe care trebuie să o finalizați, dar chiar nu doriți să o faceți. Începi să-l amâni, iar pe măsură ce termenul limită se apropie, atârnă peste tine din ce în ce mai mult, distragându-ți atenția de la alte lucruri și făcându-ți din nou griji.

Popularul scriitor Brian Tracy numește aceste probleme „broaște”. Și recomandă să nu le amânați decât mai târziu, ci să le faceți cât mai devreme.

Dacă mănânci o broască dimineața, restul zilei promite să fie minunat, din moment ce ce e mai rău pentru azi a trecut.

Mark Twain

După ce ați scăpat de o sarcină dificilă, veți simți satisfacție, veți primi un plus de energie pozitivă pentru tot restul zilei și puteți trece la următoarele articole de pe listă cu conștiința curată.