7 greșeli din lista de sarcini care vă împiedică productivitatea

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Potrivit experților, aceste activități ar trebui evitate pentru a profita la maximum de lista de sarcini.

1. Faceți o listă dimineața

Pare firesc să notezi planurile pentru ziua la prima oră dimineață. Cu toate acestea, este deja prea târziu. Așa spune Eileen Roth, autoarea cărții Organization for Dummies. „Dacă faci o listă de sarcini dimineața și la 8:00 ai o întâlnire în cealaltă parte a orașului, atunci este puțin probabil să ai timp pentru asta”, spune ea.

Faceți o listă la sfârșitul zilei. Acest lucru vă va permite să vă lăsați treburile de muncă în urmă și să vă odihniți în pace. „Te duci acasă de la serviciu și nu te mai gândești la lista de sarcini, pentru că ai întocmit-o deja și știi ce vei avea nevoie să realizezi mâine. Mintea ta se poate odihni în sfârșit”, spune Eileen.

2. Prea multe sarcini pentru a fi enumerate

Dacă lista dvs. de activități poate dura săptămâni sau luni pentru a finaliza, vă pregătiți în avans pentru eșec. Acest lucru te va face să te simți copleșit.

Potrivit lui Kyra Bobinet, autoarea cărții Living Well Organizated: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking pentru o viață conștientă, sănătoasă și semnificativă, trei sarcini sunt numărul ideal pentru o listă. „Creierul nostru percepe informații care sunt grupate în trei părți”, spune ea. „Așa că începeți prin a enumera primele trei lucruri de făcut.”

Majoritatea oamenilor nici nu realizează cât de puține ore cu adevărat productive sunt într-o singură zi.

„Puterea noastră mentală este o resursă mult mai limitată decât timpul. Avem doar 3-6 ore în fiecare zi când putem munci din greu”, spune Christina Willner, creatoarea listei de sarcini Amazing Marvin, aplicații de productivitate.

În plus, mulți nu își dau seama cât de mult poate dura pentru a îndeplini anumite sarcini. Acesta este motivul pentru care listele de sarcini prea lungi sunt ineficiente. Vilner sfătuiește să noteze timpul estimat pentru a-l finaliza lângă fiecare sarcină. Urmăriți acest timp pentru a face calcule mai precise în viitor.

3. Includeți vise sau obiective foarte mari pe lista dvs. de activități

Obiectivele ambițioase, cum ar fi scrierea unei cărți sau escaladarea Muntelui Everest, nu ar trebui să fie pe lista ta de lucruri de făcut. În schimb, pune-le pe o listă de dorințe separată.

Lista de activități trebuie să conțină planuri clare.

Dacă trebuie să finalizați un proiect mare, trebuie să-l împărțiți în mai multe sarcini mici și realizabile și abia apoi să le scrieți pe listă. Acest lucru este recomandat de Paula Rizzo, autoarea cărții List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

Privind o listă extinsă a tuturor obiectivelor tale te va face să te simți copleșit. În plus, vei fi nemulțumit de faptul că nu poți finaliza toate planurile scrise. Într-adevăr, unele dintre ele necesită destul de mult timp și efort.

4. Evaluează fiecare sarcină în mod egal

Antrenoarea de productivitate, Nancy Gaines, susține că lista de sarcini ar trebui să fie o listă prioritară. „Aduceți doar acele lucruri care vă vor duce cariera sau afacerea înainte”, spune Gaines. - Dacă aceasta nu este o prioritate, atunci nu ar trebui să fie pe listă. Nu va face decât să vă distrage atenția.”

Ea recomandă să urmați sistemul „3-3-3” atunci când faceți lista: tăiați cele trei sarcini mai puțin importante din listă, delegați trei sarcini care nu merită timpul dvs. și finalizați primele trei sarcini.

5. Stabiliți obiective vagi

Dacă sarcinile de pe listă sunt formulate vag, atunci în viitor va trebui să vă gândiți cum să le îndepliniți și chiar să vă amintiți ce înseamnă. Deci, realizarea listei ar trebui să i se acorde atenția cuvenită.

„Petreceți puțin mai mult timp de planificare și faceți lista de sarcini cât mai precisă posibil”, ne sfătuiește Maura Thomas, autoarea cărții Secretele productivității personale. De exemplu, în loc să scrieți un „raport de cheltuieli”, scrieți „introduceți datele într-o foaie de calcul”.

Evitați cuvintele vagi precum „planificați”, „implementați” sau „dezvoltați”. „Dacă nu aveți timp, uitându-vă la cuvântul „dezvoltare” de pe listă, probabil că veți dori să săriți peste acest punct”, spune Mora. „Păstrează acele cuvinte pentru marea ta listă de proiecte”.

6. Utilizați aceeași listă până când toate sarcinile sunt finalizate

„Problema este că fiecare zi aduce ceva nou. Prin urmare, ceea ce ați făcut astăzi nu va trebui neapărat făcut mâine. Și planurile tale pentru mâine se pot schimba chiar înainte ca acesta să se încheie”, spune Eileen Roth. Așa că trebuie să faci o nouă listă de lucruri de făcut în fiecare zi.

7. Nu lega lista de calendarul tău

Dacă lista și calendarul nu sunt legate între ele și conțin sarcini diferite, atunci cu greu le vei putea finaliza pe toate. „În acest caz, nu veți avea timp să finalizați sarcinile din listă. Cu excepția cazului în care trebuie să sacrifici somnul, weekendurile, vacanțele sau timpul pe care ai vrea să-l petreci cu familia ta”, avertizează Katie Mazzocco, autoarea cărții Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Încercați să rezervați întotdeauna timp în calendar pentru a finaliza sarcinile din listă.