Cum să-ți organizezi ziua: tehnici ale geniilor productivității

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Timpul este o resursă rară și de neînlocuit. Învață să-l folosești cu înțelepciune.

Metoda Benjamin Franklin

Benjamin Franklin era fiul unui producător de săpun, dar datorită auto-organizării și disciplinei, a reușit în multe domenii: în politică, diplomație, știință, jurnalism. Este unul dintre părinții fondatori ai Statelor Unite ale Americii - a participat la crearea Declarației de independență și a Constituției țării.

Portretul lui Franklin este prezentat pe o bancnotă de 100 de dolari, deși nu a fost niciodată președintele Statelor Unite. I se atribuie paternitatea unor astfel de fraze precum „Timpul este bani” și „Nu amâna până mâine ceea ce poți face astăzi”.

Timpul a contat cu adevărat pentru Franklin.

Iubești viața? Atunci nu pierde timpul, căci timpul este materialul care alcătuiește viața. Benjamin Franklin

La vârsta de 20 de ani, Franklin a dezvoltat un sistem de gestionare a timpului pentru el însuși, pe care l-a folosit de-a lungul vieții. Contemporanii o numeau „piramida lui Franklin” (uneori numită și „piramida productivității” - piramida productivității).

Piramida se bazează pe valorile vieții. Acestea sunt îndrumări morale în rezolvarea oricăror probleme. Franklin le-a numit virtuți.

Pentru el însuși, a identificat 13 virtuți: abstinența, tăcerea, dragostea de ordine, hotărârea, economia, munca grea, sinceritatea, dreptatea, cumpătarea, curățenia, calmul, castitatea și blândețea.

Pentru a lucra pe el însuși în fiecare zi, Franklin a început un caiet special în care a luat o pagină pentru fiecare principiu de viață. El a rânduit fiecare pagină în șapte coloane (zile ale săptămânii). Apoi a trasat 13 linii orizontale în funcție de numărul de virtuți.

Astfel, în fiecare zi s-a concentrat asupra uneia dintre virtuți, iar serile în piețe nota greșelile făcute în drumul către „perfecțiunea morală”.

Următoarea treaptă a piramidei lui Franklin este un obiectiv global. Se bazează pe principii de viață și răspunde la întrebarea: „Ce vreau să obțin până la vârsta de N?” Un obiectiv global pentru un medic, de exemplu, poate fi dorința de a deveni șef de departament până la vârsta de 35 de ani, iar pentru un manager - să-și lanseze propriul startup.

Benjamin Franklin este cu adevărat strămoșul planificării activităților. El a respectat întotdeauna rutina și a scris literalmente fiecare pas pe care a făcut-o. Prin urmare, mai departe în piramida sa sunt:

• master plan - instrucțiuni pas cu pas pentru atingerea unui obiectiv global;
• plan pe termen lung - obiective pentru următorii 3-5 ani;
• plan pe termen scurt - sarcini pentru anul și luna următoare;
• planificare pentru săptămână și zi.

Toți pașii piramidei sunt localizați secvențial - fiecare următor se bazează pe cel precedent.

Ieșire

Pentru a-ți organiza ziua conform metodei Franklin, trebuie să stabilești principiile fundamentale de viață, să stabilești un obiectiv global și să faci un plan pentru a-l atinge.

Pentru planificarea pe termen lung și pe termen scurt, puteți utiliza unul dintre instrumentele electronice sau puteți crea un caiet de hârtie și puteți implementa sistemul „Note rapide”.

Metoda Stephen Covey

Stephen Covey este considerat unul dintre adepții sistemului Franklin. Este un expert și coach de renume internațional în domeniul managementului. Covey este un vorbitor profesionist și autor al multor cărți. Unul dintre ei a fost inclus pe lista celor mai influente literaturi de afaceri ale revistei Time.

Aceasta este cartea, Cele șapte obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente, înaintea timpului său. Covey l-a scris în 1989, dar nu a devenit un bestseller până când a fost reeditat în 2004.

Conceptul lui Covey se bazează pe o secvență de șapte abilități.

1. Ascuțiți ferăstrăul, adică îmbunătățiți-vă în mod constant.
2. Obține sinergie, adică străduiește-te pentru o interacțiune reciproc avantajoasă.
3. Fii proactiv.
4. Încercați să auzi mai întâi și numai apoi - să fii auzit.
5. Începeți prin a vă imagina scopul final.
6. Gândește-te Win-Win.
7. Faceți mai întâi ceea ce trebuie făcut mai întâi.

Matricea de alocare a sarcinilor și de prioritizare va ajuta la implementarea ultimei abilități. Covey a împrumutat-o de la cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight David Eisenhower.

Toate sarcinile sunt împărțite în patru grupe:

1. Urgent și important (de făcut cât mai curând posibil);
2. Important neurgent (sarcini strategice cu un termen limită îndepărtat);
3. Urgent fără importanță (trebuie să o faceți rapid, dar puteți amâna sau nu o faceți singur);
4. Nu este urgent și neimportant (de regulă, astfel de cazuri pot fi șterse sau încredințate unor terți).

Potrivit lui Covey, oamenii de succes rareori se confruntă cu probleme de timp, deoarece se ocupă rapid de sarcinile din categoriile 1 și 3 și sacrifică fără milă lucruri din pătratul 4. În același timp, își dedică 60-80% din timpul și energia lor. rezolvarea problemelor din careul 2, deoarece sunt locomotiva progresului.

Ieșire

Pentru a fi mai eficient, la sfârșitul sau la începutul zilei, scrieți-vă și prioritizați-vă sarcinile folosind Matricea Eisenhower (sau Matricea Covey, oricare doriți). Pentru a face acest lucru, puteți utiliza aplicația Eisenhower (iOS) sau MyEffectivenessHabits (Android). Încercați să păstrați proporția: 40% - chestiuni importante urgente, 60% - importante non-urgente.

metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss este un guru popular al productivității. Înregistrările aparițiilor sale publice strâng milioane de vizualizări, iar cărțile sunt vândute în același tiraj uriaș.

Nu e de mirare – cine nu vrea să „lucreze 4 ore pe săptămână, fără să stea pe la birou” de la un apel la altul „și, în același timp, să trăiască oriunde și să se îmbogățească”? Cartea cu același nume a lui Ferriss a devenit numărul unu pe listele de bestselleruri ale The New York Times și The Wall Street Journal.

Metoda lui se bazează pe doi piloni:

1. Legea lui Pareto: 20% din efort dă 80% din rezultat, iar restul de 80% din efort - doar 20% din rezultat. Aceasta înseamnă să te concentrezi asupra activităților care contează cu adevărat.
2. Legea Parkinson: Munca se umple tot timpul alocat acesteia. Aceasta înseamnă că sarcina trebuie să fie alocată exact cât este necesar pentru a o finaliza.

Nu trebuie să vă prelungiți ziua de lucru pentru a face mai multe. Dimpotrivă, scurtează-l, concentrează-te doar pe ceea ce este cu adevărat important. Aruncă orice altceva, externalizează sau delega.

Abordarea lui Ferriss urmează tehnica de planificare 1-3-5. Esența sa este simplă: un lucru important se adaugă la lista de activități, trei medii și cinci mici. Nouă în total. Sunt distribuite a priori în funcție de urgență, ceea ce ajută la scăderea senzației de urgență.

Ferriss este un adversar al multitasking-ului și al supraîncărcării de informații. Când se fac mai multe lucruri în același timp, atenția este defocalizată. Ca urmare, productivitatea nu crește, ci scade. Același lucru este și în cazul absorbției continue a informațiilor. Verificarea constantă a e-mailurilor, a mesageriei instantanee și a rețelelor sociale creează doar un sentiment fals, dar nu îl apropie de obiectiv.

Dar stres, dimpotrivă, Ferriss consideră asistenții noștri.

Frica este un indicator. Frica este prietena noastră. Uneori arată ce nu trebuie să facă, dar mai des arată ce anume merită făcut. Tim Ferriss

Trebuie remarcat faptul că Tim Ferriss nu este singurul care luptă pentru productivitate lucrând mai puțin. Stever Robbins, autorul cărții „Cei 9 pași pentru a lucra mai puțin și a obține mai mult”, sugerează metoda „zile active”, în care vă atribuiți un „câine de pază” într-o anumită zi pentru a vă urmări progresul.

Ieșire

Această metodă este pentru tine dacă nu poți urma un program strict și listele de activități nu funcționează pentru tine. Organizează-ți ziua astfel încât 20% din timp să fie ocupat de cele mai dificile și importante lucruri. Lasă restul să-și urmeze cursul. Cu alte cuvinte, dacă trebuie să țineți o întâlnire de afaceri, atunci trebuie să alegeți ziua, ora, durata și să respectați cu strictețe programul. Restul zilei poate fi dedicat oricărei lucrări în desfășurare.

metoda lui Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky este un expert în domeniul managementului timpului, fondator și șef al companiei cu același nume. Particularitatea sa nu constă în crearea unor dezvoltări originale, ci în faptul că stabilește metodele de gestionare a timpului într-un mod simplu și accesibil, adaptându-le la realitățile interne.

Arkhangelsky este autorul mai multor cărți populare de afaceri: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive și altele.

Acesta din urmă este cel mai popular. Time Drive explorează importanța planificării, stabilirii obiectivelor și a motivației, precum și tehnici puternice de gestionare a timpului și anti-amânare.

• „Broaște”. Toată lumea are sarcini plictisitoare care sunt amânate constant pentru mai târziu. Aceste fapte neplăcute se acumulează și zdrobesc psihologic. Dar dacă începi în fiecare dimineață cu „mâncând o broască”, adică, în primul rând, îndeplinești o sarcină neinteresantă și apoi treci la restul, atunci treptat lucrurile vor fi puse în ordine.
• „Ancore”. Acestea sunt atașamente materiale (muzică, culoare, mișcare) asociate cu o anumită stare emoțională. „Ancorele” sunt necesare pentru a se adapta la soluția unei anumite probleme. De exemplu, te poți obișnui să lucrezi cu mail la muzică clasică și ori de câte ori îți este prea lene să descarci inbox-ul, trebuie doar să pornești Mozart sau Beethoven pentru a prinde valul psihologic dorit.
• Friptură de elefant. Cu cât sarcina este mai mare (să scrieți o dizertație, să învățați o limbă străină și așa mai departe) și cu cât termenul limită este mai strâns, cu atât este mai greu să începeți. Este cântarul care te sperie: nu este clar de unde să începi, dacă ai suficientă forță. Astfel de sarcini sunt numite „elefanți”. Singura modalitate de a „mânca un elefant” este să gătești „fripturi” din el, adică să spargi o afacere mare în mai multe mici.

Este de remarcat faptul că Gleb Arkhangelsky acordă o mare atenție nu numai raționalizării proceselor de muncă, ci și odihnei (numele complet al bestsellerului său este „Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Este convins că fără odihnă bună, care include somn sănătos și activitate fizică, este imposibil să fii productiv.

Ieșire

Planifică-ți fiecare zi. Todoist, Wunderlist, TickTick și alte programe și servicii similare vă vor ajuta în acest sens. Împărțiți sarcinile complexe la scară largă în sarcini mici simple. Dimineata, fa cea mai neplacuta munca, pentru ca in timpul ramas sa faci doar ce iti place. Dezvoltați declanșatori care să vă ajute să faceți față lenei și amintiți-vă să includeți odihna în programul dvs.

metoda Francesco Cirillo

Poate nu sunteți familiarizat cu numele Francesco Cirillo, dar probabil ați auzit de Pomodoro. Cirillo este autorul acestei faimoase tehnici de gestionare a timpului. La un moment dat, Francesco a avut probleme cu studiile: tânărul nu se putea concentra în niciun fel, era distras tot timpul. Un simplu cronometru de bucătărie sub forma unei roșii a venit în ajutor.

Esența metodei Pomodoro este că timpul alocat muncii este „pomodoro”. O roșie = 30 de minute (25 de minute pentru muncă și 5 pentru odihnă). Pornim cronometrul și lucrăm cu eficiență maximă și distragere minimă timp de 25 de minute. Se aude un semnal - este timpul pentru o pauză de cinci minute. Apoi pornim din nou cronometrul.

Astfel, productivitatea se măsoară prin numărul de „rosii” efectuate pe zi. Cu cât mai mare cu atât mai bine.

Pentru a nu petrece 25 de minute gândindu-te la lucruri pentru tine, trebuie să faci o listă de sarcini în avans. În ea, puteți marca și numărul de „roșii” întregi (se pune o cruce în fața sarcinii) și distragerile (se pune un apostrof). Acest lucru vă permite să determinați cât de mult a durat pentru a finaliza o sarcină și cât de dificil a fost.

Metoda Pomodoro este accesibilă și flexibilă. Dacă doriți - păstrați o listă de sarcini pe hârtie și măsurați segmente de 25 de minute cu un cronometru de bucătărie, sau dacă doriți - folosiți servicii și aplicații speciale.

Windows	OS X și iOS	Android

Potrivit lui Cirillo, durata optimă a „roșii” este de 20-35 de minute. Dar, după ce ați stăpânit tehnica, puteți experimenta și schimba intervalele pentru dvs.

Puteți face cunoștință cu metoda lui Francesco Cirillo în detaliu.

Ieșire

La începutul zilei, faceți o listă de lucruri de făcut și continuați cu pomodoros. Dacă în 25 de minute sunteți distras, puneți simbolul „lângă sarcină”. Dacă timpul a expirat, dar sarcina nu a fost încă finalizată, pune + și dedică-i următoarea „roșie”. În timpul pauzei de cinci minute, treceți complet de la muncă la odihnă: plimbați-vă, ascultați muzică, beți cafea.

Așadar, iată cinci sisteme de bază de gestionare a timpului cu ajutorul cărora îți poți organiza ziua. Poți să le studiezi mai detaliat și să devii apologetul uneia dintre tehnici sau o poți dezvolta pe a ta, combinând diverse tehnici și tehnici.

GTD - o alternativă la managementul timpului

David Allen, creatorul metodologiei GTD, este unul dintre cei mai cunoscuți teoreticieni ai eficienței personale. Cartea sa, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, a fost votată cea mai bună carte de afaceri a deceniului de revista Time.

Termenul Getting Things Done este un cuvânt la modă și mulți oameni îl echivalează în mod eronat cu managementul timpului. Dar chiar și Allen însuși numește GTD „o tehnică pentru îmbunătățirea eficienței personale”.

Iată cum a explicat Vyacheslav Sukhomlinov, expert în această problemă, diferența dintre managementul timpului și GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Director executiv al holdingului restaurant. Expertul în aplicații practice GTD nu este gestionarea timpului. Managementul timpului este imposibil. Toată lumea are același număr de ore într-o zi. Nu timpul contează, ci cu ce îl umpleți. Trebuie să fiți capabil să procesați fluxuri mari de informații primite, să determinați ce acțiuni sunt necesare pentru atingerea obiectivelor și, desigur, să acționați. GTD este exact despre asta. Acesta este un anumit mod de a gândi și de a trăi. Și GTD este, de asemenea, despre starea de flux și reducerea stresului psihologic.

Sunteți gata să vă certați? Bun venit la comentarii. Ce crezi că este mai mult despre GTD - managementul timpului sau eficiența personală? De asemenea, spune-ne ce tehnici te ajută să-ți organizezi ziua.