Cum să programați întâlnirile pentru a le face eficiente

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Nu-ți pierde timpul.

Poate că nu vă plac întâlnirile, dar tot trebuie să le țineți. Aceasta este o parte esențială a fluxului de lucru în orice companie. O modalitate de a face întâlniri mai utile și mai rapidă este să le programați cu atenție. Cartea Olga Demyanova, doctor în economie, „Întâlniri rapide și eficiente. De la pregătire până la obținerea rezultatului dorit.”

Cu permisiunea editurii „Alpina PRO” Lifehacker publică un fragment din capitolul al doilea.

Întâlnirile în sine nu sunt o problemă. Ele sunt chiar necesare și sunt un atribut managerial al puterii. Trebuie să scapi de adunările prelungite inutile și ineficiente.

Cele mai comune tipuri de întâlniri:

• săptămânal;
• strategic;
• muncitorii;
• raportare;
• întâlniri de planificare;
• brainstorming;
• conversații și întâlniri de afaceri;
• briefing-uri.

Toate aceste tipuri pot fi grupate în patru grupuri principale:

1. după durată: rapid (până la 30 de minute) și prelungit (mai mult de o oră);
2. după numărul de participanți: până la 10 persoane sau mai mult;
3. după scop: de lucru, politic și informațional;
4. de timp: planificat și neplanificat.

Atributele necesare pentru programarea întâlnirilor

Ce să planificați:

• obiective;
• agendă;
• lista invitaților;
• programa;
• materiale informative;
• responsabil cu respectarea protocolului;
• limită de timp pentru discursuri.

În primul rând, liderul trebuie să ia în considerare obiectivele întâlnirii. Acesta este punctul de plecare pentru ordinea de zi și lista de participanți, timp și regulament.

Principalele obiective ale întâlnirilor:

1. Informații noi - pentru ședința de informare:

• știri importante și schimbări de politică;
• discutarea planurilor și strategiilor;
• prognoza pe termen scurt;
• prezentarea de noi produse și abordări;
• discutarea bugetului;
• probleme de personal.

2. Monitorizarea evenimentelor și luarea deciziilor operaționale - pentru întâlniri regulate:

• principalele riscuri și dificultăți;
• parametrii pentru evaluarea progresului;
• evaluarea proceselor cheie și a modificărilor necesare;
• discuție despre ceea ce se întâmplă: ce merge bine, ce trebuie îmbunătățit;
• lecțiile cheie și rezultatele acțiunilor;
• coordonarea eforturilor;
• comunicatii.

3. Motivație - întâlniri creative, dezvoltarea de noi abordări și team building:

• motivația pentru acțiune;
• luarea deciziilor colective;
• onorarea succesului individual și colectiv.

Astfel, scopul afectează tipul întâlnirii și modelul de organizare a acesteia. De exemplu, sesiunile de informare diferă în ceea ce privește numărul de participanți și durata de timp. Cele obișnuite sunt de natură planificată, sunt mai rapide în timp și cu un număr limitat de participanți. Întâlnirile creative necesită o pregătire specială: organizarea mobilierului (de obicei mese separate), ceai, cafea și decor informal; nu necesită respectarea codului vestimentar.

Matricea Eisenhower pentru clasarea întrebărilor întâlnite

Trebuie amintit că o întâlnire este o platformă în care se iau decizii importante și se depășesc problemele. Matricea Eisenhower este domeniul în care sunt colectate toate problemele și întrebările. Ele sunt clasificate în funcție de importanță și urgență.

	Urgent	Nu va grabiti
Important	A	B
Nu conteaza	C	D

Pătratul A: chestiuni importante și urgente

Pătratul chestiunilor importante și urgente ar trebui să fie gol sau mic. Acest lucru va indica faptul că respectați data scadentă. Dacă există multe astfel de cazuri, acesta este un semn de dezorganizare. Exemple de cazuri care pot fi la pătrat:

• cazuri legate direct de atribuțiile dumneavoastră funcționale și care vă afectează performanța;
• cazuri, a căror eșec poate crea probleme;
• aspecte legate de sănătate și climatul psihologic în echipă;
• chestiuni care afectează siguranța echipei;
• cazuri, ale căror rezultate trebuie să fie coordonate sau prezentate conducerii dumneavoastră.

Pătratul B: chestiuni importante, dar nu urgente

Când sarcinile sau problemele nu au urgență și nu există precizări când trebuie finalizate, executorul însuși atribuie calendarul. Acest pătrat include toate lucrurile care se referă la funcționalitatea dvs. în întreprindere, lucrurile pe care le faceți în mod regulat și, de regulă, implementarea lor este legată de programul general la întreprindere (de exemplu, pregătirea finală). raportare). Sarcinile de cercetare care necesită o anumită perioadă de timp pot fi, de asemenea, atribuite unor astfel de cazuri, dar valoarea costurilor cu forța de muncă este neclară până în momentul finalizării. Sarcinile primului și celui de-al doilea pătrat ar trebui monitorizate în mod constant și, prin urmare, este recomandabil să le includă pe ordinea de zi a întâlnirilor.

Pătrat C: afaceri urgente, dar neimportante

Acestea sunt distrageri. Adesea, pur și simplu interferează cu concentrarea asupra sarcinilor importante și reduc eficiența. Amintește-ți întotdeauna obiectivele tale și învață să faci distincția între important și secundar.

Merită să intri în acest pătrat:

• întâlniri sau negocieri impuse de cineva din partea;
• discutarea problemelor pe care subordonații le pot rezolva;
• discuții despre probleme non-business;
• discuții despre subiecte abstracte.

Pătratul D: chestiuni neurgente și neimportante

Cazurile din această categorie nu te promovează în proiecte, dar îți distrag atenția de la a lucra la ele.

• nu aduce niciun beneficiu;
• este util să nu te ocupi deloc de ele;
• Mâncătorii de timp.

Pentru fiecare obiectiv, liderul pune următoarele întrebări:

• Cine are informațiile și cunoștințele cu privire la problema luată în considerare?
• Interesele cui afectează această problemă?
• De cine depinde decizia?
• Cine trebuie să cunoască informațiile de discutat?
• Cine va pune în aplicare deciziile luate?

Puteți utiliza metodologia 99/50/1 atunci când programați întâlniri de proiect.

Liderul organizează întâlniri în trei puncte importante ale proiectului:

• la început - pentru a cufunda toți participanții în ritmul proiectului și pentru team building al grupului;
• într-o etapă intermediară - pentru a discuta rezultatele muncii efectuate și ajustările ulterioare, dacă este necesar;
• la linia de sosire, când rămâne de realizat 1% din volumul total - pentru însumarea preliminară.

Această sincronizare vă va ajuta să vă folosiți mai bine timpul în cadrul întâlnirilor.

Agendă

Ordinea de zi este un plan de sarcini care trebuie rezolvate în cadrul întâlnirii. Este necesar să se definească clar timpul fiecărui discurs, să se aloce un timp separat pentru discuții și feedback din partea tuturor participanților.

Când planificați ora întâlnirii dvs., este important să luați în considerare următoarele:

• importanța punctului de pe ordinea de zi;
• limita de timp pentru fiecare spectacol;
• pauze dacă este necesar;
• 20% din timp pentru informații suplimentare importante.

Ordinea de zi este trimisă tuturor participanților la întâlnire.

Ordinea de zi cu fixare de timp și specificul discursurilor

1. Rezultatele lucrărilor la încheierea contractelor. Raportul lui I. Ivanov (15 minute).
2. Probleme în transportul bunurilor. Raportul lui I. Petrov (15 minute).
3. Rezultate și planuri de lucru în proiect. Raportul lui T. Sidorov (20 minute).

Începând cu ora 11:00.

Se încheie la 12:15.

Trebuie să te antrenezi pentru a avea întâlniri rapide și eficiente!

Indicațiile dvs. de timp:

Important și urgent	12 minute
Important și neurgent	24-36 minute Urgent și important: 12 minute – aici funcționează principiul Pareto: 20% din timp creează 80% din rezultat, cu o întâlnire medie de o oră (60 de minute), timpul cel mai productiv este de 12 minute (20% din 60 de minute). Important și neurgent: de obicei planificate. Timpul efectiv pentru astfel de întâlniri este de 24-36 de minute. Aici funcționează metoda 60/40, conform căreia, atunci când se elaborează un plan pentru ziua, 40% din timp ar trebui lăsat liber, 60% ar trebui alocate pentru munca planificată, inclusiv 20% pentru „imprevizibil” și 20% pentru cei care apar spontan sau devin însoțitori. Cu o durată medie de întâlnire de o oră (60 de minute), timpul pentru problemele planificate importante, dar neurgente este de 24–36 de minute (40–60% din 60 de minute).
Neimportant și urgent	Delegare și control prin telefon și alte mijloace de comunicare, nu mai mult de trei minute pentru control.
Neimportant și neurgent	Delegare și control de către conducere, nu mai mult de un minut per delegație.

Lista invitaților

Numărul optim de participanți la întâlnirile rapide este de 5-7 persoane. 8 până la 12 persoane sunt acceptabile dacă liderul întâlnirii are abilități de facilitator.

Pentru a genera idei, a stabili obiective și a zbura, compoziția ideală nu este mai mare de 15 persoane.

Există o regulă nerostită la Google - numărul maxim de participanți nu este mai mare de 10.

Amazon are o regulă pentru două pizza: într-o întâlnire ar trebui să fie cât mai mulți oameni cât poți să hrănești cu două pizza.

Există o regulă 8-18-1800:

• nu mai mult de 8 persoane - rezolvarea problemelor de lucru;
• nu mai mult de 18 - brainstorming, rezolvarea colectivă a problemelor;
• până la 1800 de persoane - informații și posibilitatea de a comunica.

Un studiu realizat de Bain and Company spune că, în grupurile de luare a deciziilor, adăugarea a mai mult de șapte din fiecare participant duce la o eficiență cu aproximativ 10% mai mică.

Persoanele direct responsabile sunt obligate să participe la ședințe.

Apple afișează numele persoanei responsabile lângă fiecare articol de întâlnire. Astfel, fiecare angajat are un domeniu clar de responsabilitate în cadrul misiunii atribuite.

Dacă organizați des întâlniri, această carte vă va fi cu siguranță utilă: Olga Demyanova oferă 16 metode și patru instrumente de studiat care vor ajuta la creșterea eficienței tuturor participanților la astfel de întâlniri.