Cum să faci întâlnirile mai productive

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Antreprenorul și investitorul Ray Dalio a împărtășit secretele întâlnirilor de succes.

1. Stabiliți cine conduce întâlnirea și pentru cine are loc

Orice întâlnire trebuie să atingă scopul cuiva. Aceasta este persoana care ar trebui să conducă conversația. El identifică obiectivele întâlnirii și cum să le rezolve. În caz contrar, toată lumea va vorbi la întâmplare și nu va exista o discuție productivă.

2. Decideți ce tip de comunicare va predomina

Forma întâlnirii depinde de scopul întâlnirii. De exemplu, discuțiile și prelegerile de instruire sunt conduse în moduri diferite. Discuțiile durează mult. Cu cât sunt mai mulți participanți, cu atât mai mult se trag. Deci, alegeți cu atenție participanții la întâlnire.

Nu-i invita doar pe cei care sunt de acord cu opinia ta. Evitați atât gândirea în grup, când participanții nu își exprimă propriile opinii, cât și luarea de decizii singulare.

3. Fii persistent și deschis

Va trebui să gestionați conflictele, să ieșiți din impas și să vă gestionați timpul cu înțelepciune. Dificultățile apar de obicei atunci când vorbește un angajat fără experiență. Cântărește ceea ce este mai important pentru tine: economisește timp fără a-i discuta părerea sau înțelege cum crede el. A doua opțiune va ajuta la determinarea modului în care o persoană va face față anumitor responsabilități. Dacă ai timp, discută cu el unde greșește. Dar recunoașteți întotdeauna propria greșeală.

4. Nu sari de la un subiect la altul

Deci la întâlnire nu va fi rezolvată nicio problemă. Pentru a evita acest lucru, marcați conversația pe tablă.

5. Urmați logica conversației

În timpul disputelor, emoțiile cresc și îngreunează perceperea obiectivă a realității. Rămâi calm și rațional. De exemplu, oamenii spun uneori: „Cred că este adevărat”, apoi se comportă ca și cum ar fi un fapt stabilit. Deși interlocutorii lor văd situația într-un mod complet diferit. Deci logica aia predomină în conversație, și nu emoțiile, întreabă o astfel de persoană: „Este cu adevărat adevărat?”

6. Distribuiți responsabilitățile fiecărui participant

Atunci când deciziile sunt luate de un grup, deseori se uită de atribuirea responsabilităților. Și atunci nu este clar cine ar trebui să facă ce și cine este responsabil. Asigurați-vă că definiți clar responsabilitățile fiecărui membru al deciziei de grup.

7. Introduceți regula celor două minute

Acordați tuturor două minute pentru a-și exprima cu calm gândurile. Și abia apoi discutați propunerea lui. În acest fel, toți participanții își vor exprima opinia fără teama de a fi întrerupți sau înțeleși greșit.

8. Opriți-i pe cei care vorbesc prea repede

Vorbirea rapidă este mai greu de înțeles. Unii profită de asta. Oamenii nu vor să pară proști și nu mai întreabă, chiar dacă nu înțeleg ceva. Nu te îndrăgosti de această momeală. Este responsabilitatea dumneavoastră să clarificați orice ambiguități și să rezolvați disputele. Așa că nu vă fie teamă să spuneți: „Îmi pare rău, nu am înțeles. Puteti vorbi mai rar? Și apoi puneți întrebările restante.

9. Rezumați conversația

Dacă toată lumea a schimbat idei, trageți concluzii. Dacă ajungeți la un acord la întâlnire, repetați-l cu voce tare. Daca nu, spune si asa. Dacă ați identificat sarcini pentru viitor, distribuiți-le între participanți și specificați termenele limită.

Notează concluziile, teoriile de lucru și problemele, astfel încât toată lumea să aibă acces la ele. Acest lucru va face mai ușor să urmăriți progresul.