50 de sfaturi de aur pentru a îmbunătăți productivitatea

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Învață să-ți gestionezi timpul, să lucrezi eficient și să te odihnești în mod corespunzător.

Planificare

1. Stabiliți obiectivele corect

Pentru a atinge un obiectiv, mai întâi trebuie să-l formulați corect. Utilizați un sistem SMART: obiectivele trebuie să fie specifice și măsurabile, realiste și realizabile, semnificative pentru dvs. și să aibă termene clare.

2. Concentrați-vă pe proces

Stabiliți obiective în funcție de proces, nu de rezultat. „A deveni dansator” este o sarcină nereușită. Este greu să o abordezi, pentru că nu este clar de unde să începi. Stabilește-ți obiectivul de a „înscrie la un dans și a merge la cursuri de trei ori pe săptămână”, va fi mai eficient. Cel puțin vei înțelege dacă ești gata să petreci ani de zile antrenându-te de dragul viselor tale sau nu.

3. Folosiți tehnica GTD

GTD (Getting Things Done) este un sistem pentru munca productivă a antrenorului de afaceri David Allen. Scopul său principal este să completeze toate cazurile disponibile și, în același timp, să elibereze creierul de la o planificare nesfârșită. Esența tehnicii este să scrieți absolut toate sarcinile folosind liste diferite și să le actualizați în mod constant. Deci, chiar și cele mai mici și aparent neimportante sarcini nu vă vor zgudui și vă vor distrage atenția de la muncă. Iar progresul implementării lor va fi întotdeauna în fața ochilor tăi.

4. Înțelegeți diferența dintre a fi ocupat și eficient

S-ar putea să fii constant ocupat, dar asta nu înseamnă că ești productiv. Luați în considerare cât de utile sunt acțiunile dvs., modul în care se leagă de munca dvs. și dacă există sarcini în planul dvs. care nu vă apropie de obiectivul dvs. Dacă există, excludeți-i.

5. Folosiți calendare în loc de liste de activități

Programarea lucrurilor corect în calendar vă va ajuta să distingeți intenția de a face ceva de angajamentul de a începe o anumită sarcină la un anumit moment în timp. Îți este mai ușor să distribui lucruri pentru o săptămână și o lună și să găsești rapid timp liber pentru a schimba ceva în programul tău.

6. Uită de multitasking

Puteți face mai multe lucruri în același timp, dar este puțin probabil să obțineți rezultate bune. Numeroase studii au demonstrat că multitasking reduce eficiența muncii. Primiți doar un sentiment de satisfacție, care nu durează mult și este înlocuit de burnout. Obișnuiește-te să faci sarcini succesiv, iar eficiența ta va crește doar.

7. Prioritizează

Matricea celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight D. Eisenhower, va ajuta la atribuirea corectă a sarcinilor în funcție de prioritatea acestora. Toate sarcinile trebuie doar împărțite în patru grupuri:

1. Important și urgent.
2. Important și neurgent.
3. Neimportant și urgent.
4. Neimportant și neurgent.

Așa că veți vedea imediat ce trebuie rezolvat, ce să transmiteți altora și ce nu este necesar să faceți deloc.

8. Reduceți lista responsabilităților importante la trei

Nu încercați să vă umpleți programul zilei doar cu sarcini dificile - nu este departe de epuizare sau epuizare profesională. Și nu este nevoie să vorbim despre nicio productivitate. Începeți nu mai mult de trei sarcini esențiale pe zi, alternați cu altele simple și găsiți timp pentru a vă odihni.

9. Stabilește-ți termene limită

Dacă sunteți obișnuit să amânați lucrurile importante pentru mai târziu și apoi să faceți totul în grabă, veniți cu propriile termene-limită personale. De exemplu, șeful tău îți cere să trimiți două rapoarte mari vineri - setează singur unul dintre ele până miercuri.

10. Petrece o oră pe zi lucruri care nu sunt urgente

A fi blocat în rutina sarcinilor zilnice urgente și a amâna la nesfârșit alte sarcini importante și neurgente este foarte ușor. Dar nu poți ajunge niciodată la ei așa. Nu vă așteptați să aveți o zi mai liberă într-o zi. Dacă vrei să termini de citit o carte, fă-ți timp în fiecare zi. Dacă visezi să devii un artist celebru, exersează zilnic desenul.

Motivația

11. Nu-ți fie frică să faci greșeli

Frica de a face ceva nu atât de des te face să stai pe loc și să nu faci absolut nimic. Învață să percepi greșelile ca un imbold pentru dezvoltare. Când eșuați, gândiți-vă de ce ați eșuat și reduceți golul dintre cunoștințele și abilitățile dvs. Cu timpul, vei deveni chiar recunoscător pentru greșelile tale.

12. Cere să te critice

Nu te judeca aspru - invită pe cineva să-ți evalueze în mod obiectiv munca. Cereți-i șefului feedback. Pentru o dorință sinceră de a-ți vedea greșelile și de a îmbunătăți performanța, nu vei fi mustrat. Ei bine, laudele te vor ajuta să te inspiri și să mergi mai departe.

13. Amplifică-ți abilitățile

Este imposibil să rămâi productiv mult timp fără învățare și autoeducare constantă. Mai devreme sau mai târziu, te vei plictisi sau vei atinge plafonul în profesia ta. Prin urmare, străduiți-vă să învățați lucruri noi tot timpul: preia sarcini neobișnuite și nu renunța la proiecte interesante.

14. Evitați plângătorii, pesimiștii și alarmiștii

Oamenii tind să devină dependenți de emoțiile celorlalți. Dacă cineva din mediul tău repetă în mod constant cât de rău este totul, într-o zi depresia te va răsturna. Panica unui coleg, ale cărui termene limită ard în fiecare săptămână, se va răspândi cu siguranță la tine. Prin urmare, plecați, nu mai comunicați și întrerupeți relația - nu vă lăsați să vă strice starea de spirit.

15. Înconjoară-te de oameni inteligenți

Cercul social ne afectează dezvoltarea. Înconjoară-te de mentori și doar de oameni interesanți - lasă-i să te motiveze și să te inspire constant, forțându-te să te străduiești pentru nivelul lor. Mergeți la seminarii de specialitate, conferințe, alăturați-vă comunităților profesionale și faceți noi cunoștințe.

16. Nu urma succesele altora

Prea multă obsesie pentru realizările altora nu face decât să ne împiedice. Nu mai fi gelos pe un prieten care și-a deschis propria afacere sau pe un coleg de clasă care câștigă cu succes din hobby-ul ei. Deconectați-vă de la spionarea vieții altora și continuați să vă atingeți obiectivul.

17. Obțineți ajutor

Nu vă așteptați să faceți o treabă mare singur. Dacă aveți nevoie de ajutor, cereți-l. Asumarea unei sarcini dificile și a o trage singur nu este un motiv de mândrie, ci mai degrabă de prostie. Înțelegeți că lucrați pentru un rezultat și, de dragul acestuia, nu neglijați experiența și sfaturile altora.

18. Creează-ți propria metodă de productivitate

Nu urmați orbește toate tehnicile de gestionare a timpului, sfaturile de relaxare și sfaturile de economisire a timpului. Analizați ceea ce vă ajută cu adevărat și aruncați ceea ce nu vă face bine. Scopul tău este să fii eficient, nu să dobori recordul pentru cele mai utilizate instrumente de productivitate.

Concentraţie

19. Eliberează-ți creierul de problemele cotidiene

Pune un dulap capsulă ca să nu te gândești la ce să porți la birou dimineața. Stabiliți un program pentru curățenie și treburile casnice. Mergeți la cumpărături în weekend și creați un meniu pentru săptămână. Când toate treburile casnice sunt rezolvate și planificate, ești concentrat pe muncă.

20. Găsește-ți activitatea de vârf

Cineva sfătuiește să facă sarcini complexe la începutul zilei de lucru și să lase sarcini mici pentru seară. Dar această metodă nu este potrivită pentru bufnițe sau pentru cei care trebuie să accelereze. Prin urmare, determinați perioadele în care puteți lucra cel mai eficient și programați sarcinile consumatoare de timp în acest timp. Pentru a le identifica, este suficient să notezi nivelul tău de concentrare în timpul zilei timp de câteva săptămâni. Sau utilizați un calculator de productivitate dedicat.

21. Nu amâna lucrurile care te fac nervos

Indiferent dacă vă îngrijorează un apel important sau vă este frică să clarificați ceva cu șeful dvs. - nu întârzia. Rezolvați imediat sarcinile înspăimântătoare, chiar dacă gândul la ele vă face să vă faceți griji. Pentru că aceste gânduri sunt cele care distrag atenția de la muncă și reduc concentrarea. Cu cât o faci mai repede, cu atât te calmezi mai repede.

22. Luați notițe de mână

Ideile interesante care vizitează accidental capul tind să fie imediat uitate. Uneori ne pierdem pe gânduri în timp ce deschidem aplicația de înregistrare pe smartphone-ul nostru. Și uneori suntem distrași de altceva: mesaje, știri și rețele sociale. Prin urmare, notați-o pe hârtie - notele scrise de mână vă vor face și să vă amintiți mai bine informațiile. Cumpără un mic caiet de schițe brute pe care să notezi rapid câteva cuvinte sau un bloc de autocolante și să le ții la îndemână.

23. Setați mementouri

Nevoia de a face ceva la un moment dat creează o anxietate interioară care distrage atenția de la munca principală. Mai mult, frica subconștientă de a uita de unele afaceri poate să nu fie simțită. Prin urmare, setați mementouri sonore ale lucrurilor legate de un anumit moment. Acest lucru vă va elibera de privirile constante la ceas și de nervozitatea inutilă.

24. Păstrează-ți locul de muncă ordonat

În fiecare zi, când termini de lucru, pune lucrurile în ordine pe masă: sortează notițele, așterne documentele, spală cana. Apropo, contează și desktopul de pe computer. Închideți toate filele inutile, ștergeți fișierele temporare.

25. Ai grijă la iluminare

Oamenii de știință au demonstrat că iluminatul are un efect profund asupra productivității noastre. Lumina din birou ar trebui să fie cât mai aproape de lumina naturală, nu caldă sau prea rece. Valoarea optimă este de 4.500-5.000 K. La sfârșitul zilei de lucru, puteți trece la o lumină caldă pentru a vă relaxa și a vă pregăti pentru odihnă.

Executarea sarcinilor

26. Aleargă sprinturi

Probabil ați auzit de tehnica Pomodoro - organizarea muncii în segmente de 25 de minute cu pauze de 5 minute. Acest interval de timp poate să nu ți se potrivească, dar principalul lucru este în esența sa. Desemnează-ți perioade scurte de concentrare deplină - de la 20 de minute până la o oră - când nu vei fi distras de nimic și fă pauze între ele.

Utilizați aplicații:

27. Nu vă grăbiți să îndepliniți noi sarcini

Nu vă lăsați afacerea neterminată din cauza unei sarcini bruște sau a cererii cuiva. Desigur, este important să stabiliți priorități: dacă o nouă sarcină este mai importantă și trebuie făcută cât mai curând posibil, distragi atenția și sacrifică actualitatea. Dacă nu, amână. Chiar dacă ei vă cer foarte mult.

28. Vizualizează

Vizualizarea vă va ajuta să economisiți timp, să memorați mai bine informațiile, să înțelegeți un subiect nou și să luați o decizie informată. Utilizați diferite tehnici: etichetați sarcinile pe categorii, desenați grafice, tabele și hărți mentale.

29. Lăsați sarcinile neterminate

Fă-ți timp pentru a finaliza sarcini mari și complexe simultan. Bazați-vă pe efectul Zeigarnik. Esența sa este că creierul își amintește mai bine acțiunile neterminate și continuă subconștient să se gândească la ele. Dacă ești îngrozit de o sarcină dificilă, începe-o și amână-o - în timp ce faci alte lucruri, pot veni în minte multe idei interesante.

30. Începe mic

Dacă nu puteți începe o sarcină, rezervați-i doar 10 minute. Sunt șanse să vă implicați și să continuați să lucrați. Ei bine, dacă nu, atunci măcar începe. Și, în același timp, verificați asupra dvs. eficacitatea punctului anterior.

Economisi timp

31. Află unde îți petreci timpul

Încercați un experiment: încercați să scrieți absolut totul timp de o săptămână, chiar și cele mai mici cazuri și timpul petrecut pentru fiecare dintre ele. În cele din urmă, analizați lista rezultată.

32. Refuzați apelurile

Încercați să vorbiți mai puțin la telefon. Efectuarea unui apel necesită mai mult timp decât scrierea și citirea unui mesaj. Mai mult, nu toată lumea vine în minte să avertizeze despre el, ceea ce înseamnă că poți fi distras de la muncă brusc și la momentul nepotrivit. Dacă totuși trebuie să efectuați un apel important, programați-l și adăugați-l la lista de sarcini, astfel încât să puteți aloca în mod clar timp pentru alte sarcini.

33. Dezactivați alertele

Dezactivați notificările pentru aplicații, mesageri, rețele sociale și e-mail. Nu ocupă mult timp, dar vă distrag foarte mult atenția și vă pot trage într-o călătorie pe Internet. Dacă nu poți scăpa de tentația de a-ți verifica mesajele, lasă notificări despre ele doar de la contacte importante.

34. Verifică-ți e-mailul după-amiaza

Eliminați verificarea de dimineață a e-mailurilor pentru a nu fi distras de la sarcinile deja programate și pentru a nu vă adapta la rutina zilnică a altcuiva. Dacă sunteți obișnuit să răspundeți imediat și nu rezistați să trimiți mesaje, conversația poate dura toată ziua. Nu ține fila browserului deschisă, ci folosește șabloane pentru a răspunde rapid la mesaje.

35. Curățați-vă căsuța de e-mail

Încercați să vă asigurați că printre mesajele necitite rămân doar cele importante. Ștergeți imediat spamul inutil și creați o cutie poștală separată pentru e-mailurile personale și abonamentele interesante. Așa că nu trebuie să te uiți prin poștă mult timp și să cauți printre toate scrisorile care sunt cu adevărat necesare.

36. Învață să tastezi prin atingere

Când lucrați la un computer, tastarea la atingere este o economie semnificativă de timp. Abilitatea poate fi învățată folosind serviciile online,,. Principalul lucru este să dedicați timp acestei activități în fiecare zi.

37. Folosiți taste rapide

Tastele rapide sunt concepute pentru lucru rapid. Amintiți-vă combinațiile lor, simplifică foarte mult utilizarea unui computer și a programelor individuale.

38. Salvați fișierele direct în folderul dorit

Când descărcați sau creați un document, denumiți-l imediat și trimiteți-l în folderul dorit. Poate că nu ai timp, dar în cele din urmă este mult mai rapid și mai ușor decât verificarea și sortarea tuturor descărcărilor de pe computer sau greblarea fișierelor din stocarea în cloud.

39. Nu te scuze

Doar nu-ți pierde timpul cu asta. A face scuze este neproductiv, neprofesionist și enervant. Mai bine să vă recunoașteți cu fermitate greșeala și să începeți imediat să o corectați.

Recreere

40. Du-te la o dietă informațională

Fluxurile uriașe de informații încarcă sistemul nervos și interferează cu relaxarea. Potrivit statisticilor, fiecare persoană petrece aproximativ 2, 7 ore pe zi doar la televizor. Adăugați la aceasta internetul și rețelele sociale. Site-urile de știri, canalele și comunitățile concurează neîncetat pentru atenția noastră, vorbind adesea despre același lucru. Prin urmare, nu este necesar să dedicați timp vizionarii lor - veți afla în continuare despre știri importante.

41. Luați pauze lungi

Dacă aveți o sarcină dificilă care necesită multă concentrare, deconectați-vă de la serviciu cel puțin o jumătate de oră. Ridică-te de la birou și antrenează-te într-o activitate fizică.

42. Ascultă muzică

Cercetările arată că muzica crește productivitatea, creativitatea și starea de spirit în general. Dacă îți este greu să te concentrezi cu ea, ascultă artiștii tăi preferați între ele.

43. Ieși mai des afară

De preferință chiar în timpul zilei de lucru. Aerul viciat din birou reduce productivitatea, duce la dureri de cap și stres. Oamenii de știință au inventat chiar și termenul de sindrom de clădire bolnavă, o afecțiune în care oamenii se confruntă cu simptome dureroase din cauza ventilației, iluminatului și încălzirii slabe în clădiri. Și, în timp ce biroul tău poate fi sănătos, corpului tău îi va plăcea totuși mai bine aerul proaspăt.

44. Planificați-vă seara și weekendul în avans

Decide din timp cum îți vei petrece vacanța și încearcă să o umpli cu lucrurile tale preferate. Întinsul fără scop pe canapea va duce doar la și mai multă oboseală și în așteptarea unui weekend interesant și a munci mai bine.

45. Nu te gândi deloc la muncă o zi pe săptămână

Promite-ți să nu-ți atingi munca în ziua liberă sau să te gândești deloc la asta. Chiar dacă aveți o întâlnire importantă sau o treabă neterminată. Amintiți-vă că aveți și o altă viață - dedică-i această zi complet.

46. Ia-ți timp liber

Dacă mergi în mod regulat la muncă, nu-ți iei concediu pentru probleme de familie în fiecare săptămână și iei rar concediu medical, ia-ți o zi liberă exact așa. Petreceți o zi în plus acasă după finalizarea unui proiect major sau înainte de o prezentare. Permiteți-vă să reporniți fără să așteptați weekendul.

Sănătate

47. Trăiește după un program

Nu luați rutina zilnică ca pe un cadru strict în care trebuie să vă conduceți. Stabiliți o singură dată pentru a merge la culcare, a vă trezi și a mânca. Și încearcă să-l urmezi în fiecare zi. Te vei simți mereu activ, nu vei suferi de somnolență și accese bruște de foame care interferează cu concentrarea.

48. Nu folosi alcool ca o modalitate de relaxare

Evitați să beți înainte de culcare, chiar dacă vă este greu să vă relaxați după o zi grea de muncă. Alcoolul te poate ajuta cu adevărat să adormi, dar după câteva ore va începe să acționeze negativ - iar acest lucru este plin de treziri frecvente dimineața, somnolență în timpul zilei și pierderea concentrării.

49. Mănâncă mai des

Un prânz copios supraîncărcă organismul: își aruncă toată puterea în digerarea alimentelor, așa că devine dificil să te concentrezi pe îndeplinirea sarcinilor. Dacă vă simțiți somnoros după cină, împărțiți porția obișnuită în două mese.

În loc de mese grele, includeți alimente care îmbunătățesc concentrarea și concentrarea în dieta dumneavoastră: legume, ierburi, pește gras, nuci și ciocolată neagră. Și nu te sprijini pe cafea - în cantități mari nu revigorează, ci mai degrabă dă efectul opus.

50. Du-te la sport

Exercițiile fizice nu numai că îmbunătățesc sănătatea, ci și atenția, concentrarea și viteza creierului. De asemenea, cresc stima de sine și îi fac mai rezistenți la situațiile stresante. Acesta este un mare plus pentru productivitate, așa că fă măcar niște exerciții fizice.

Cititi si? ?

• 80 de trucuri de viață pentru productivitate
• Care este diferența dintre productivitate și eficiență și ce este mai important
• Relaxează-te și ia o pauză de la muncă pentru a fi mai productiv.
• Care este adevăratul cost al productivității