9 sfaturi pentru a vă ajuta să lucrați mai rapid în Word

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Chiar dacă lucrați în MS Word de mult timp și vă considerați un expert, puteți deveni întotdeauna și mai productiv.

Este posibil să fiți deja familiarizați cu unele dintre tehnici. Dar de multe ori se dovedește că chiar și profesioniștii adevărați parcurg un drum lung și nu cunosc multe trucuri utile.

1. Autotext

Puteți folosi această funcție pentru a introduce rapid cuvinte și expresii utilizate frecvent, economisind mult timp. Puteți împărtăși acest sfat colegilor și le puteți face viața mai ușoară.

Trebuie doar să scrieți textul (sau să faceți grafice) pe care îl utilizați adesea în documente și să îl formatați dacă este necesar. Apoi selectați textul și apăsați Alt + F3. Dați un nume scurt (de exemplu, o abreviere) și salvați. Pe viitor, în loc de întreaga frază, tastați numele pe care l-ați ales și apăsați F3. Textul sau imaginea salvate vor apărea automat în document.

2. Corectare automată

Textul automat va reduce timpul petrecut pentru scrierea textului repetitiv, dar nu va rezolva problema greșelilor de scriere și a erorilor. Corectarea automată remediază unele erori comune. Word face acest lucru de la sine pe măsură ce tastați. Și chiar mai bine, dacă tu însuți adaugi acele cuvinte în care sunt adesea greșeli de scriere.

De exemplu, știți că întotdeauna vă lipsește „t” din cuvântul „agenție”. Deschideți preferințele (Fișier → Opțiuni → Ortografie → Opțiuni de corecție automată în versiunile 2010, 2013, 2016) și completați ceea ce doriți să înlocuiți. Data viitoare când scrieți „agenție” fără „t” Word va corecta eroarea în sine. În același loc, puteți adăuga sau elimina înlocuirea ghilimelelor-labe cu ghilimele-pomi de Crăciun, o cratimă cu liniuță em și așa mai departe.

3. Opțiuni de lipire

Când lipiți text de pe Internet sau din alte fișiere, trebuie să îl formatați pentru a se potrivi cu stilul documentului dvs. Desigur, puteți alege opțiunea „numai text” de fiecare dată, dar probabil că veți uita des de acest lucru. Într-un astfel de caz, puteți face lipirea neformatată ca opțiunea implicită.

Accesați „Fișier” → „Opțiuni” → „Avansat” → „Copiați, tăiați și lipiți” și selectați opțiunea „Salvare doar text” în elementul „Lipire din alte programe”. Acum, în orice document la care lucrați, copierea conținutului din fișiere sau pagini web îl va formata pentru a se potrivi cu textul dvs.

4. Ștergerea unui stil

O altă modalitate de a elimina formatarea textului este gestionarea stilului. Selectați conținutul dorit și apăsați Ctrl + Spațiu sau alegeți Normal în fila Acasă din grupul Stiluri.

5. Colaborare în timp real

Office Online a fost introdus în Office 365 2013. Versiunea 2016 oferă și mai multe funcții, cum ar fi colaborarea în timp real. Probabil că majoritatea utilizatorilor sunt familiarizați cu acest principiu din Google Docs.

Salvați documentul în OneDrive sau SharePoint Online. Faceți clic pe Partajare și alegeți cu cine doriți să lucrați la acest fișier. Trimiteți o invitație coautorului, astfel încât persoanele selectate să vi se alăture. Toți cei care au acces la document vor vedea cine face ce modificări. Așa că munca la proiecte va fi mult mai eficientă: nimeni nu va trebui să aștepte răspunsuri cu modificări și informații noi prin poștă.

6. Șabloane

Puteți găsi și descărca un număr mare de șabloane pe web. Puteți începe cu ele și puteți edita după cum este necesar - mult mai rapid decât reconstruirea proiectului.

7. Anexă

În aplicația mobilă pentru Android și iOS, puteți crea și edita documente de pe smartphone sau tabletă și puteți vizualiza fișiere din stocarea în cloud. Este mai bine să utilizați aplicația Word decât alte editoare mobile: astfel puteți fi sigur de aceeași formatare și aveți întotdeauna acces la cea mai recentă versiune a documentului - într-un program desktop, în versiunea de browser de Word, pe un smartphone sau tabletă.

Pentru a lucra, trebuie să vă conectați la contul dvs. Dacă dvs. sau organizația dvs. aveți un abonament Office 365, nu trebuie să plătiți nimic în aplicație.

8. Format tabel personalizat

Dacă formatați adesea tabelele după bunul plac, puteți reduce volumul de muncă. Creați un stil și adăugați-l în grupul Stiluri de tabel. Apoi, în acest grup, faceți clic dreapta pe stilul dorit și faceți-l ca format implicit.

9. Imprimați oriunde

Acest lucru poate părea ciudat pentru unii, dar majoritatea utilizatorilor Word folosesc săgețile de pe tastatură atunci când trebuie să miște cursorul și să înceapă să scrie într-un loc nou din document. Dar acest lucru se poate face mult mai rapid - cu un dublu clic. Deschideți o foaie goală și faceți dublu clic oriunde pentru a începe să tastați acolo.

Acum sunteți gata să fiți cât mai productiv posibil în Word!