De ce nu funcționează listele de sarcini și ce trebuie făcut în acest sens

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Iată câteva sfaturi despre cum să-ți transformi „corpul” dintr-un simplu caiet într-un instrument puternic pentru luarea deciziilor, planificarea și analizarea progresului sarcinilor atribuite.

Gestionarea listelor de activități nu ar putea fi mai ușoară. Mi-am scris treburile într-o coloană, apoi o luați și o bifați pe măsură ce o faceți. La ce altceva te poți gândi?

Cu toate acestea, dacă te uiți la numărul diferitelor aplicații desktop, mobile și web care implementează acest concept, devine clar că totul nu este deloc atât de simplu. În ciuda varietății de instrumente și funcții, listele de sarcini încă nu funcționează! Poate pur și simplu nu știi cum să le folosești?

Toți oamenii încep să folosească managerii de sarcini în momentul în care simt că rutina lor zilnică se transformă în haos. Încep să uite lucruri importante, încurcă ordinea sarcinilor și a sarcinilor, își dezamăgesc colegii și întârzie la întâlniri. Într-un astfel de moment, o persoană alege o „tudushka” după gustul său și încearcă să aducă organizare în viața sa. Și, de regulă, la început reușește. Dar trece ceva timp, iar listele de sarcini nu mai funcționează, iar mizeria inițială revine la viață.

De ce se întâmplă?

Ideea este că managerii de activități sunt doar un instrument. Care trebuie configurat corect pentru ca acesta să funcționeze bine. Și iată câteva sfaturi despre cum să o faci.

1. Distribuie

În niciun caz nu ar trebui să vă aruncați toate lucrurile mari și mici într-o listă mare și lungă. Nu este nimic mai deprimant decât să vă gândiți la lista de lucruri de făcut cu zeci de intrări. În acest caz, probabilitatea de a ajunge vreodată la coada listei tinde spre zero. Diverse studii de productivitate sugerează, în general, că numărul sarcinilor dvs. pe o singură coală nu trebuie să depășească 7-8 bucăți. Prin urmare, listele de sarcini separate după categorie, proiect, subiect, urgență și alte criterii.

2. Adăugați termene limită

Conform Legii Parkinson, munca durează întotdeauna la fel de mult timp pe care i-o acorzi. Prin urmare, menținerea unei liste de sarcini are sens doar dacă scrieți timpul aproximativ de execuție lângă fiecare articol. Da, în realitate, pot exista abateri; da, în unele zile lucrurile merg prost, dar de cele mai multe ori această abordare funcționează. După ce ați predat timpul aproximativ pentru îndeplinirea unei anumite sarcini, vă veți strădui în mod subconștient să îi corespundeți, iar acest lucru schimbă radical regulile jocului. Încearcă-l și vei fi uimit de cât de puternică poate deveni lista ta de lucruri.

3. Prioritizează

Acest punct este simplu și direct. Realizam chestiuni importante in primul rand, mici si neurgente – daca avem timp. Tot ce rămâne este să prioritizați lista dvs. și să o faceți corect. La urma urmei, există chestiuni foarte urgente, dar complet neimportante pentru tine. Și se întâmplă invers. Prin urmare, vă oferim următoarea prioritizare:

• chestiuni importante și urgente;
• important, dar nu urgent;
• urgent, dar nu foarte important;
• nu urgent și lipsit de importanță.

4. Evaluează

Iar ultima regula din aceasta lista, dar nu cea mai putin importanta, este necesitatea de a analiza si evalua indeplinirea listei tale. Nu căuta să ascunzi imediat și să uiți pentru totdeauna sarcina finalizată. Încercați să rezervați câteva ore la sfârșitul fiecărei săptămâni și poate chiar o zi întreagă la sfârșitul lunii, pentru a face bilanțul. Preluați elementele tăiate din arhivă și evaluați ceea ce v-a dat implementarea lor.

• Cât de bine și de repede ți-ai făcut treaba?
• Ar fi putut fi mai bine sau poate nu ar fi trebuit să merite deloc?
• Cât de departe ai progresat către obiectivul tău?
• Ce trebuie făcut pentru a face un pas mai departe?

După ce răspunzi la aceste întrebări și la întrebări similare, lista ta va căpăta o cu totul altă semnificație pentru tine. Se va transforma dintr-un simplu carnețel „pentru a nu uita ceva” într-un instrument puternic pentru luarea deciziilor, planificarea și analiza realizărilor.