De ce trebuie antreprenorii să țină evidențe financiare

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Specialist în finanțe de afaceri Alexander Afanasyev - despre de ce contabilitatea financiară este atât de importantă și cum să o întreținem corect.

Mulți antreprenori nu țin evidențe financiare. Au cel mult un semn în care conduc în venituri și cheltuieli. Unii chiar notează totul într-un caiet. Dar nu are prea mult sens din asta - nu există suficiente informații, afacerea devine în cele din urmă neprofitabilă.

De ce nu este obișnuit să ținem evidențe în afacerile mici

S-a întâmplat ca în afacerile mici să nu existe o cultură a contabilității financiare. În primul rând, antreprenorii învață despre marketing și vânzări. Dar fără cunoștințe despre elementele de bază ale contabilității financiare, este nerealist ca o afacere să devină mijlocie sau chiar mare.

Potrivit statisticilor, întreprinderile mici rareori trăiesc mai mult de trei ani. Există sentimentul că este doar o lipsă de cunoaștere a bazei de management și finanțare. Finanțele nu sunt doar o colecție de numere în tablete, ci informații care vă ajută să luați decizii, să planificați acțiuni și să atingeți obiective. Afacerea devine ușor de înțeles și de gestionat și nu doar să se mute undeva.

De ce este important să ținem evidențe

Imaginează-ți Semyon, care are un magazin de instalații sanitare. În timp ce este cald, oamenii sunt implicați activ în reparații, schimbarea toaletelor, băilor, robinetelor. Semyon are o mulțime de comenzi, banii cad în casierie și se acumulează în contul companiei.

Semyon dorea un nou iPhone și MacBook. A retras 200 de mii din contul curent al magazinului și l-a cumpărat.

Antreprenorul le-a dat salariaților un salariu și a plătit chiria. Dar apoi furnizorul a sunat și a reamintit că mâine este ziua plății pentru mărfurile livrate. Semyon și-a pornit computerul, a mers la banca online și a existat un deficit de 300 de mii. A trebuit să împrumut.

Semyon nu a consemnat că la 30 de zile de la expediere trebuie să plătească furnizorului. Atunci încă nu a înțeles că dacă luăm o amânare de la furnizor, atunci îi ținem banii la noi și în niciun caz nu trebuie cheltuiți.

Și aceasta este doar una dintre situațiile posibile. Unii antreprenori sunt profitabili, dar nu văd banii, pentru că sunt îngropați în stocuri. Alții dau întârzieri prea mari și trăiesc din pâine și apă până când clientul plătește în sfârșit.

Ce este contabilitatea financiară

Contabilitatea financiară este un sistem de raportare care vă permite să țineți sub control finanțele unei afaceri. Este alcătuit din trei rapoarte - flux de numerar, profit și pierdere și bilanț. Luate împreună, aceste rapoarte oferă răspunsuri la întrebări importante: este compania în creștere, de ce există lipsuri de numerar, managementul funcționează eficient, cum să crească profiturile, de ce există profit, dar nu există bani. Fără aceste informații, este dificil pentru un lider să conducă o afacere.

Situația fluxurilor de numerar (DDS)

Ce ia in calcul

Câți bani intră și ies din conturi.

De ce ai nevoie

Potrivit raportului, managerul vede dacă afacerea are suficienți bani pentru a-și îndeplini obligațiile: plata chiriei și salariile, cumpărarea de bunuri. Fără TVA, el nu va controla fondurile din conturi și cu timpul va cădea în decalajul de numerar - situație în care o afacere nu are bani să lucreze și să plătească facturile.

Împreună cu raportul privind mișcarea banilor, trebuie să păstrați un calendar de plăți. Este necesar să se introducă în ea încasările și anulările de bani planificate în viitor. Astfel, puteți anticipa lipsurile de numerar și puteți lua măsuri din timp.

Declarația de profit și pierdere (OP&L)

Ce ia in calcul

Venituri și cheltuieli ale afacerii pe certificate sau facturi închise.

De ce ai nevoie

Potrivit raportului, șeful numără profitul net al afacerii.

Profitul nu este numerar la îndemână. O afacere neprofitabilă poate avea o casă de marcat plină, în timp ce o afacere profitabilă poate avea una goală. Să ne uităm la două exemple.

• Numerar complet, afacere neprofitabilă. Înainte de Anul Nou, Cyril a decis să câștige bani în plus pe decorațiunile pentru brad. Au fost multe comenzi. Kirill a cumpărat materii prime pentru producție, a plătit bonusuri, a lansat publicitate direcționată. Anul Nou a sosit, comenzile s-au terminat. Cyril a plătit impozite, chirie și nu era suficient pentru toți angajații. S-a dovedit că afacerea nu era profitabilă. Kirill a trebuit să crească prețurile jucăriilor. Și nici nu bănuia - erau mulți bani la box office.
• Casa de marcat goala, afacere profitabila. Nastya produce produse cosmetice. Toată lumea o admiră, scrie recenzii, are multe comenzi. Dar nu există bani - ea se împrumută de la rude pentru producție. Și afacerea a fost profitabilă. Profitul a fost pur și simplu sub formă de stocuri în depozit, precum și de creanțe - amânări către cumpărătorii angro.

Echilibru

Ce ia in calcul

Activele și pasivele afacerii. Activele sunt tot ce deține o companie: imobile, echipamente, stocuri. Datoriile sunt bani cu care o afacere a cumpărat active.

De ce ai nevoie

Managerul știe dacă afacerea este în creștere și pe banii cui se dezvoltă. De asemenea, vede în bilanț care este profitabilitatea afacerii.

Imaginați-vă: un antreprenor ține trei rapoarte. Potrivit DDS, vede că nu sunt bani. Uită-te la OPiU - există profit. Și apoi verifică balanța și își dă seama că profitul este un depozit plin de mărfuri și echipamente noi.

Situații care determină companiile să aibă probleme financiare

Banii sunt manipulați greșit

Proprietarul crede că toți banii companiei sunt proprietatea lui. Acest lucru nu este adevărat, deoarece o afacere este un organism separat, în care nu poți pur și simplu să intri și să ridici 100 de mii pentru un nou smartphone.

Mai mult, banii cheltuiți de proprietar s-ar putea să nu aparțină nici măcar companiei. De exemplu, dacă ți s-a dat un avans pentru un proiect, și nu ți-ai predat încă munca, acești bani nu sunt proprietatea companiei, ci a clientului, care se păstrează pur și simplu în contul tău.

De asemenea, un antreprenor poate să nu înțeleagă cât de mult poate lua pentru sine fără a prejudicia afacerea. Pentru a ști acest lucru, trebuie să calculați corect profitul, să planificați cheltuielile și dezvoltarea viitoare și abia apoi să primiți dividende.

Credeți că câștigă

Adesea o companie calculează profitul în numerar sau în conturi: deduce cheltuielile din venituri și primește o anumită sumă. Dar nu este corect. Profitul este un indicator virtual care nu poate fi atins sau exprimat în cifre în contul curent.

Problema cu calculul incorect al profitului este că managerul face o concluzie pe baza acesteia dacă compania funcționează eficient sau nu. Dar suma de bani nu are nimic de-a face cu eficiența și marjele de profit.

Nu planificați și stabiliți obiective incorect

Dacă liderul își stabilește obiective incorect sau nu le face deloc, compania nu se dezvoltă. Cel mai adesea oamenii gândesc așa: „Cu cât câștigăm mai mult, cu atât mai bine”. În astfel de scopuri, nu există specificații, nici plan, nici digitalizare. Din această cauză, afacerea marchează timpul într-un singur loc, se sprijină pe tavan, iar antreprenorul sare la un nou proiect.

Planificarea și executarea unui plan este o parte de bază a conducerii unei companii. Pentru ca planul să devină realitate cu 80-90%, trebuie să stabiliți obiective pentru profit și dezvoltare, să elaborați un model financiar cu diferite scenarii, să calculați bugete, să desemnați termene limită și persoane responsabile și să monitorizați în mod regulat punerea în aplicare a planului. Fără aceasta, întreprinderile mici vor continua să se închidă în primii trei ani.

Ei cred că dacă creșteți vânzările, profiturile dvs. vor crește

Logica pare a fi simplă: cu cât mai multe vânzări, cu atât mai multe câștiguri. Dar trebuie avut în vedere că, odată cu vânzările, cresc și costurile angajării de noi angajați, achiziționarea de materii prime și bunuri, organizarea vânzărilor suplimentare și livrarea. Costurile sunt adesea retrogradate pe plan secund și se ia în considerare doar suma de bani din vânzările viitoare.

Dacă nu intenționați să creșteți vânzările, puteți câștiga o pierdere în loc de profit. Este necesar să înțelegem clar cum vor crește veniturile, ce cheltuieli vor implica acest lucru, cum va afecta acest lucru fondul de lucru, dacă compania are suficienți bani pentru asta. Dacă nu digitalizezi inițial creșterea vânzărilor, ori ești norocos, ori nu. Și dacă contabilitatea este efectuată incorect și compania este de fapt neprofitabilă, atunci pierderea va crește doar.

Cum să începeți să țineți evidența financiară

Contabilitatea financiară este necesară pentru a desfășura afaceri bazate pe cifre, nu pe intuiție. Începeți cu raportul DDS. Acesta este cel mai simplu mod. Introduceți încasările și cheltuielile zilnice pentru toate portofelele, comparați-le cu suma reală de bani din conturi.

Șablon DDS →

Împreună cu raportul DDS, păstrați un calendar de plăți: determinați suma de bani la începutul lunii, adăugați încasările și cheltuielile planificate. Așa că vei vedea dacă ai destui bani pentru a plăti pe toată lumea.

Șablon de calendar de plăți →

Când ești doar versat în contabilitate, nu ai nevoie de programe complexe. Un tabel în Excel va fi suficient. Este important să înveți cum să grupezi singur veniturile și cheltuielile în categorii și să ții înregistrări în mod regulat.