Cum să petreci mai puțin timp în e-mail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Verificarea e-mailurilor a devenit o dependență pentru mulți. Dar puteți scăpa de el și vă puteți crește productivitatea.

Verificarea e-mailului seamănă mult cu o dependență. Există mai multe motive pentru aceasta.

• La fel ca în timpul sexului, al jocurilor de noroc sau al consumului de droguri, hormonul plăcerii dopamina este eliberat în creier în timpul verificării e-mailurilor.
• Ne verificăm în continuare căsuța de e-mail pentru că vrem să fim la curent și ne temem că vom rata ceva.
• Analizăm e-mailurile ca să ne putem relaxa și să nu facem lucruri mai dificile.

Dar acest timp ar putea fi mult mai bine petrecut. Kevin Cruz, autorul cărții 15 secrete ale managementului timpului: cum fac oamenii de succes totul, oferă cinci sfaturi pentru a vă ajuta să reduceți timpul de e-mail la jumătate.

1. Adăugați analizarea programului dvs

Nu vă verificați e-mailul, ci procesați-l. Tratați analizarea mesajelor la fel ca la orice altă activitate. Planificați-l, adăugați-l în calendarul dvs. și apoi începeți. Cruz vă sfătuiește să vă sortați corespondența de trei ori pe zi: dimineața, după-amiaza și seara.

Nu cantitatea de timp petrecută lucrând cu poșta contează. Cuiva va dura trei ore pe zi pentru a analiza mesajele, în timp ce altora le va lua 30 de minute. Principalul lucru este să abordezi această afacere în mod conștient, ca un job obișnuit.

Kevin Cruz

2. Nu trimiteți tuturor o copie a scrisorii

Cu cât trimiteți mai puține e-mailuri, cu atât primiți mai puține în schimb. Așa că încercați să nu puneți atât de mulți oameni în copia scrisorii. Inclusiv, nu bifați caseta „Răspunde tuturor”.

Unii au reușit să reducă traficul de e-mail cu 50% atunci când s-au antrenat să se gândească de două ori înainte de a trimite un nou e-mail.

3. Filtrați mesajele

Configurați filtre pentru a pune diferite tipuri de litere în dosare diferite. În acest fel, poți să-ți pierzi timpul doar cu mesajele cu adevărat importante și să nu fii copleșit de restul.

4. Nu mai utilizați căsuța de e-mail ca listă de activități

Mulți oameni își trimit mesaje cu sarcini diferite pentru mai târziu, transformând căsuța poștală într-o altă listă de activități. Dar acest lucru dăunează doar productivității.

Cruz sugerează această abordare. Când deschideți un e-mail nou, mai întâi întrebați-vă dacă îl puteți șterge. Dacă nu, gândiți-vă dacă îl puteți delega cuiva. Dacă acest lucru nu este posibil, dă-ți seama dacă poți rezolva asta în mai puțin de cinci minute. Dacă da, grozav. Dacă nu, lăsați scrisoarea deoparte pentru mai târziu. Dar nu lăsați-l în căsuța dvs. de e-mail, ci transferați-l în calendar și selectați o anumită dată și oră când puteți face acest lucru.

5. Comunicați-vă intenția altora

Discutați acest lucru cu colegii dvs., astfel încât să vă fie mai ușor să respectați planul. Spune-i șefului tău că, pentru a-ți îmbunătăți productivitatea, vei dezactiva noile alerte prin e-mail și vei analiza numai e-mailurile la anumite momente.

De asemenea, sunteți de acord cu privire la modul în care puteți fi contactat în cazul unor probleme urgente.

Încercând să reduceți timpul necesar pentru a lucra cu e-mailul, trebuie să vă schimbați obiceiurile, iar acest lucru este întotdeauna dificil de realizat imediat. Vă rugăm să aveți răbdare și să fiți gata să realizați că nu este nevoie să petreceți atât de mult timp pe poștă.