Un ghid pentru începători pentru GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Tehnica de gestionare a timpului GTD vă ajută să organizați și să urmăriți sarcinile, să scoateți toate informațiile din cap și să începeți să luați măsuri.

Ce este GTD

Creierul nostru vine cu ușurință cu idei noi, dar să le amintim pe toate este mult mai dificil pentru el. De exemplu, își amintește că trebuie să cumperi cadou de ziua mamei tale săptămâna viitoare. În loc să-ți amintească asta când treci pe lângă magazinul ei preferat, creierul tău te va face pur și simplu să simți că ar fi trebuit să cumperi ceva.

GTD (Getting Things Done) este o tehnică care ajută la transformarea ideilor vagi, impulsurilor, intuițiilor și reflecțiilor nocturne în acțiune. Când înveți să te bazezi pe acest sistem, creierul tău nu va deține toate informațiile. Acest lucru va reduce stresul și veți avea puterea pentru activități mai productive.

Cum funcționează această tehnică

GTD se bazează pe un sistem de liste cu ajutorul căruia organizezi orice îți trece prin minte. Pentru a o implementa în viața ta, trebuie să înregistrezi și să procesezi informațiile primite. În plus, va trebui să creați astfel de liste: „Incoming”, „Next Actions”, „Waiting List”, „Projects” și „Someday”. Orice lucru care necesită atenția dvs. va merge mai întâi la „Inbox” și apoi va merge la una dintre celelalte liste.

1. Colectare

Adună toate informațiile care necesită atenția ta, din scrisorile de care ai nevoie pentru a răspunde la ideile ingenioase care îți vin în minte în timp ce faci duș. Punctul de colectare poate fi un caiet de hârtie, un atașament sau un e-mail la care îți vei trimite scrisori.

Când ați început să utilizați tehnica GTD, încercați să vă eliberați capul de toate informațiile acumulate. Notează tot ceea ce ai nevoie sau vrei să faci, tot ceea ce te-a ocupat în ultimele zile sau săptămâni, a interferat cu concentrarea ta sau a fost amintit în momentul inoportun.

2. Prelucrare

Luați în considerare informațiile acumulate. Aceasta este regula principală a întregului sistem. Faceți acest lucru în mod regulat, astfel încât să nu colectați prea mult. Pentru a procesa informații, pune-ți o serie de întrebări.

• Este rezolvabil? Vă întrebați dacă se poate face ceva pentru a elimina acest element din listă. Dacă nu, ștergeți-l sau mutați-l în lista Într-o zi. Salvați informații utile cu care nu trebuie să faceți nimic, cum ar fi o rețetă sau un articol interesant, într-un loc separat. Lucruri pe care doriți să le faceți într-un viitor îndepărtat (învățați japoneză, scrieți o carte), mutați-le în lista „Într-o zi”, pentru a nu se clasa printre „acțiunile următoare”.
• Este posibil să finalizați un caz într-un singur pas? În GTD, orice lucru care necesită mai mult de un pas se numește proiect. Dacă aveți mai multe sarcini asociate în Inbox, creați un proiect separat pentru acestea. Adăugați numele acestuia la lista dvs. de proiecte și selectați o acțiune pe care să o adăugați la „Următorul”.
• Va dura mai mult de două minute? Dacă nu, fă-o imediat. Este mai rapid decât să-l adaugi la următoarea listă de sarcini sau să-l delegi altcuiva. Dacă este nevoie de mai mult timp pentru a finaliza sarcina, gândiți-vă dacă numai dvs. o puteți face sau dacă o puteți delega cuiva.
• Îl pot delega cuiva? Dacă da, delegați. Când trebuie să urmăriți progresul, mutați articolul în „Lista de așteptare”. Dacă nu puteți delega o sarcină, adăugați-o în calendar sau în lista „Următorul”.
• Există un termen limită anume? Dacă da, adăugați acest lucru în calendarul dvs. Nu nota tot ce vrei să faci într-o zi. Introduceți doar ceea ce trebuie făcut: o vizită la dentist, o întâlnire, un zbor. Dacă nu există un termen limită specific, mutați cazul la pașii următori.

3. Organizare

Sortați totul la locul lor: într-una din cele cinci liste, într-un folder cu informații utile pentru viitor, în calendarul dvs. sau în coșul de gunoi.

Adăugați la „Lista de așteptare” toate cazurile care s-au blocat dintr-un motiv oarecare. De exemplu, când nu puteți continua până când nu primiți un răspuns la e-mailul dvs. sau când așteptați livrarea. Nu uitați să includeți data lângă fiecare articol.

Următorii pași ar trebui să aibă sarcini care trebuie finalizate cât mai repede posibil. Formulați-le ca acțiuni fizice fezabile, astfel încât să vă fie mai ușor să treceți la treabă. De exemplu, este mai bine să scrieți „sunați-l pe Lena și aranjați ca ea să stea cu copilul joi seara” decât „aranjați ca cineva să stea cu copilul”, deși în esență este același lucru.

În mod ideal, ar trebui să adăugați o etichetă de context la fiecare articol din „Următorul”. El îți va spune unde ar trebui să fii, cu cine, ce trebuie să iei cu tine. De exemplu, puteți avea etichete „cumpărături”, „la serviciu”, „cu copii”, „telefon”, „calculator”. De asemenea, puteți indica cât timp aveți pentru acest caz sau ce prioritate are. Apoi, dacă este necesar, puteți sorta rapid toate cazurile după etichete.

4. Prezentare generală

Asigurați-vă că verificați toate listele o dată pe săptămână. Cu cât lăsați mai mult timp lucrurile în Inbox, cu atât va fi mai dificil să vă ocupați de ele mai târziu.

• O acțiune următoare trebuie definită pentru fiecare proiect.
• Fiecare articol de pe „Următorul” ar trebui să fie ceva ce doriți să faceți în săptămâna viitoare. Mutați toate lucrurile inutile în lista „Într-o zi” sau ștergeți-le cu totul.
• Din când în când, încercați să mutați ceva din lista „Într-o zi” la „Pașii următori”.

5. Executarea

Ia măsuri! Dacă v-ați organizat corect sistemul, acesta va fi cel mai simplu pas. Repetând primii patru pași în mod regulat, vei fi complet încrezător că toate lucrurile de pe listă sunt necesare pentru ca tu să progresezi și să te apropii de obiectivele tale.