Cum să scapi de „rutină” și să abordezi în sfârșit sarcini strategice

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

- Cine dacă nu eu? - un gând tipic care te atrage într-o rutină. Pregătirea corectă vă va ajuta să găsiți timp pentru lucrurile cu adevărat importante.

Managementul evenimentelor curente ale organizației, sau managementul operațional, este o parte necesară a activității proiectului. Aceasta include, de exemplu, interacțiunea zilnică cu subalternii sau răspunsul imediat la toate sarcinile primite. Dar acest lucru aduce beneficii reale numai dacă lucrarea este construită pe baza unei strategii bine gândite și aprobate, pe care proprietarul întreprinderii ar trebui să o facă. Altfel, este un proces nesfârșit, haotic, care consumă toate resursele.

În orice manual despre activitățile de management, este scris cum să organizați corect munca: proiectați, implementați și apoi delegați sistemul de management operațional al companiei conducerii de vârf. Dar, în practică, totul se dovedește a fi mult mai complicat. Înainte de a introduce un nou sistem de management, este important să se creeze condițiile necesare.

Personalul trenului

Pentru a scăpa de „rutină”, sarcinile trebuie delegate. Și să o faci pentru a nu fi distras constant de control.

Pentru ca compania să înflorească și proprietarul să se poată angaja în sarcini strategice, echipa trebuie să aibă lideri proactivi și performeri conștiincioși.

Există multe sisteme de tipologie de angajați, dar toate, într-un fel sau altul, se rezumă la faptul că în companie ar trebui să lucreze oameni motivați și interesați. Prin urmare, în această etapă, este foarte important să se efectueze o evaluare de înaltă calitate a personalului. Cele mai bune modalități de a rezolva această problemă sunt modalitățile în care criteriul principal este performanța, nu competența. De exemplu, puteți folosi metoda „360 de grade” - aceasta este o evaluare a unui angajat de către colegii săi, subordonați, conducere, clienți și el însuși.

Ce să faci cu cei care s-au dovedit a fi angajați ineficienți? Pentru început vom încerca să le „reparăm”, adică să le motivăm. Aici trebuie să îi identifici pe cei care sunt inspirați de realizări: vor lucra mai mult dacă li se promite un premiu. Dar cei care sunt motivați de pedeapsă și cei care nu reacționează deloc la stimulare (acest lucru este și mai rău), trebuie să scape de el. Este important să faceți acest proces pas cu pas și să nu fie evident pentru echipă. În caz contrar, ai toate șansele să distrugi compania.

Pentru restul, trebuie să le transmiteți în mod clar ideea a ceea ce așteptați de la ei sau, mai degrabă, pentru ce vă dați salariul. Un angajat trebuie să înțeleagă că acțiunile sale aduc un astfel de profit companiei, motiv pentru care primește un astfel de salariu și un astfel de bonus. Cu alte cuvinte, implementați un sistem transparent de motivare materială bazat pe indicatori de performanță - KPI (Key Performance Indicator).

Ocupă-te de finanțe

Deci, echipa a fost rezolvată. Să trecem la cel mai arzător subiect pentru orice om de afaceri - finanțele companiei.

Uneori, mai ales în timpul creșterii rapide, proprietarul și conducerea de vârf uită de cel mai important lucru - economia proiectului. Pentru a înțelege clar cum vin și trec banii, trebuie să efectuați o serie de proceduri.

• Calculați economia unitară a proiectului - profitabilitatea sau pierderea unei unități de bunuri sau servicii per client. Acest lucru vă va permite să înțelegeți ce produse trebuie consolidate și care ar trebui abandonate cu totul, astfel încât afacerea în ansamblu să rămână profitabilă.
• Identificați și promovați cel mai marginal produs. Fii ghidat de principiul: a-i întări pe cei puternici pentru a-i dezvolta pe cei slabi. Dacă nu există profit, pur și simplu nu veți avea resurse pentru noi direcții.
• Verificați dacă statul de plată este adecvat. Veți fi surprins, dar cu un calcul corect al economiei proiectului, se poate dovedi că „două excavatoare și jumătate” vă vor fi suficiente. Uneori, în loc să păstrați trei angajați, este mai bine să distribuiți (pentru o plată suplimentară) o parte suplimentară a sarcinilor între doi angajați - acest lucru va economisi în mod semnificativ statul de plată.

Toate acestea trebuie făcute pentru a pregăti mediul pentru transferul proceselor construite către conducerea de vârf a companiei.

Standardizați procesele

Să trecem la acțiuni tactice. Te-ai întrebat vreodată de ce angajații din restaurantele fast-food sunt atât de rapizi? Pentru că au procese clar definite: știu în ce ordine să pun burgerii, cum să se miște prin bucătărie pentru a nu răni un coleg, câte grame de sos să adauge într-un anumit fel de mâncare. Același lucru ar trebui să fie făcut cu orice proces din compania dumneavoastră.

Puteți începe cu același personal: scrieți fișele postului. Doar nu descărcați de pe Internet, ci scrieți exact ce ar trebui să facă un anumit angajat din compania dumneavoastră. Calculați și sistemul KPI - am vorbit deja despre necesitatea utilizării acestei tehnici. Este mai bine dacă este aprobat pentru toți angajații.

În vânzări, asigurați-vă că implementați un sistem CRM (Customer Relationship Management) pentru a nu pierde niciun client și a nu lucra ocolind standardele și listele de verificare.

Este necesar să se reglementeze toate procesele: de la cele mai simple sarcini până la decizii complexe de management. Desigur, uneori regulile pot fi încălcate, dar datorită unui sistem de coordonate clar, nu vă puteți face griji cu privire la ceea ce se întâmplă la acest sau acel nivel al companiei.

Implementați automatizarea

În timpul procesului de standardizare, veți identifica acele zone care pot și ar trebui automatizate, adică eliminați necesitatea repetății aceluiași tip de acțiuni. De exemplu, la primirea unei cereri primite, un manager introduce datele clientului într-un sistem CRM, apoi copiază informațiile pentru un specialist în serviciul clienți în Excel, iar pentru marketing transferă informațiile în Foi de calcul Google. Toate aceste manipulări pot fi evitate și astfel cresc semnificativ eficiența angajaților și a procesului de producție în ansamblu.

Veți fi surprins de cât timp și efort puteți economisi dacă nu folosiți forța unui manager pentru calcule standard, ci cheltuiți o dată pe o soluție operațională inteligentă. Astfel de sisteme există acum pentru CRM în vânzări, și pentru sarcini de contabilitate și chiar pentru recrutare.

Automatizați tot ce puteți. Astfel vei evita greșelile nesfârșite din cauza factorului uman, vei optimiza procesele și, eventual, vei economisi salarii.

Stabiliți managementul operațional

Așadar, ești înconjurat de angajați motivați care știu ce trebuie să facă pentru a obține un rezultat decent. Ai un model financiar clar și ai o idee unde să te muți pentru a crește constant profiturile. Procesele din cadrul companiei sunt standardizate și automatizate.

Acum trebuie să delegați controlul operațional. Important: nu lega procesele de o singură persoană, pentru a nu te pune într-o poziție în care afacerea ta este complet dependentă de un manager angajat. După ce ați eliminat managementul operațional de la dvs., nu creați un alt pol, ci încercați să împărțiți sarcinile în mai multe domenii diferite: de exemplu, încredințați toate problemele monetare departamentului financiar și lucrați cu clienții - departamentului de servicii.

Acum vă puteți implica în management strategic cu liniște sufletească. Dar asigurați-vă că verificați cel puțin o dată pe trimestru dacă partea tactică a managementului de proiect coincide cu strategia pe care o implementați. La urma urmei, controlul rezonabil este cheia unei activități stabile și pe termen lung a companiei.