Un sistem simplu de organizare a vieții moderne complexe

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Astăzi vrem să vă vorbim despre un sistem care vă va ajuta să vă structurați toate proiectele de lucru, sarcinile și treburile. Cu ajutorul acestuia, vei învăța cum să stabilești obiectivele corect și să dezvolți planuri pentru a le atinge.

În lumea modernă, o persoană trebuie să facă mai multe sarcini. Proiecte, întâlniri, afaceri, sarcini, al căror termen limită se apropie inexorabil… De multe ori ne este greu să ne organizăm viața în așa fel încât să avem timp să facem față problemelor de muncă.

Astăzi vrem să vă prezentăm un sistem care vă va ajuta să vă organizați toate obiectivele, treburile și sarcinile. Acest sistem a fost dezvoltat de Chris Winfield, un antreprenor din New York.

Viața este dificilă.

Ne face plăcere să lucrăm peste 40 de ore pe săptămână, suntem mândri de asta și ne place să spunem tuturor cât de ocupați suntem, pentru că ne face să ne simțim importanți și de neînlocuit. Ei bine, sau altfel, doar credem că așa ar trebui să fie.

Așa a fost și cu mine. Până când am decis să schimb totul.

Nu putea continua așa, trebuia să o iau de la capăt și să schimb totul. Îmi doream să trăiesc viața la maxim și nu voiam să ratez niciun moment.

Dar a fost o problemă. Nu știam cum să fac asta. Pierdeam prea mult timp și lucram ineficient. Așa că am început să caut modalități care să mă ajute să rezolv problema.

Am citit o mulțime de cărți și bloguri despre productivitate și în cele din urmă am venit cu un sistem din patru piese.

Acest sistem simplu, despre care vom discuta mai târziu, m-a ajutat să-mi îmbunătățesc productivitatea, cu ajutorul lui am reușit să organizez zile, săptămâni, luni și chiar doar ore. Datorită ei, pot face mai mult în mai puțin timp.

Chiar aș vrea să spun că am ajuns ușor și rapid la acest sistem, dar nu este așa: am petrecut sute de ore experimentând, a trebuit să trec prin multe eșecuri, greșeli și dezamăgiri.

Astăzi pot face mai mult în 17 ore decât în trecut în 40 de ore. Nici măcar atât. Sunt capabil să obțin mai multe într-o săptămână decât în ultimele câteva luni.

Sunt capabil să lucrez simultan cu mai multe proiecte, clienți, companii și în același timp să mențin un echilibru între muncă și viața personală.

Lucrez, petrec timp cu familia, merg pe jos, comunic cu oamenii, îi învăț pe alții ceea ce știu eu însumi și fac mult mai mult. În fiecare zi. Și toate acestea se datorează doar faptului că am dezvoltat un sistem care mi se potrivește, la care ader în mod constant. Acest sistem este destul de simplu, dar nu trebuie să uitați niciodată că:

Doar că nu înseamnă întotdeauna ușor.

Unul dintre principalele lucruri de care mi-am dat seama este că, dacă îți faci timp să-ți planifici ziua și ai o idee clară despre ceea ce vrei să obții (creezi o anumită imagine a zilelor tale), atunci totul va deveni mai ușor. Vei munci mai puțin și vei reuși mai mult, pentru că vei lucra cu pasiune, vei vedea un obiectiv în fața ta.

Sistemul meu are patru elemente principale:

1. Visează și stabilește obiective. Ce vrei cu adevărat de la viață? Care sunt visele, obiectivele, ambițiile tale? Dacă nu cunoașteți răspunsurile la aceste întrebări, atunci restul componentelor din această listă nu vă vor ajuta la nimic.
2. Descarcă-ți creierul. Transferați gândurile din cap pe hârtie. Nu trebuie să te gândești la detalii străine dacă vrei cu adevărat să fii productiv.
3. Faceți hărți mentale. Ele vă vor ajuta să găsiți lacune pentru obiectivele dvs. principale. Cu alte cuvinte, vei înțelege cum să obții sau să obții rapid ceea ce vrei.
4. Gestionați-vă timpul și împărțiți sarcinile complexe în elementele lor constitutive. Acest lucru vă va ajuta să vă atingeți obiectivele principale în cel mai scurt timp posibil.

Nimeni nu va contesta niciodată faptul evident că toți oamenii au 24 de ore pe zi. Oamenii de succes au două calități:

• Ei știu exact ce vor.
• Ei fac eforturi pentru a obține ceea ce își doresc.

Ești gata să-ți asumi riscul și să faci efort pentru a avea succes? Apoi citește mai departe.

1. Vis. Obiective stabilite. Ia măsuri

Începeți prin a vă imagina scopul final.

Stephen Covey

Primul pas este să-ți faci o imagine de ansamblu a vieții tale. Trebuie să înțelegi ce vrei să obții, ce fel de persoană vrei să devii, cu alte cuvinte, să te gândești la cum ar trebui să arate viața ta ideală.

Când am făcut asta prima dată, am vrut să mă schimb foarte mult în viața mea. Poate, ca și mine atunci, ți se va părea că multe lucruri nu pot fi schimbate, dar nu dispera și nu renunța, pentru că acest sentiment este complet normal.

Urmând sfatul lui Mark Allen, am pus deoparte o pagină pentru fiecare dintre obiectivele mele. O astfel de limitare a spațiului este necesară, astfel încât să aveți posibilitatea de a picta fiecare obiectiv în detaliu, de a-l descompune în elemente de bază, de a crea un plan detaliat pentru atingerea acestui obiectiv, dar specificarea obiectivului ar trebui să fie fără apă.

Este ceva important de reținut: nu îți ții planul în sânge, obiectivele tale se pot schimba în orice moment. Nu putem spune cu certitudine ce se va întâmpla cu noi într-o oră, și cu atât mai mult nimeni nu poate spune că obiectivele și planurile lui de viață nu se vor schimba în luna următoare sau anul viitor.

Dar o astfel de planificare este avantajoasă prin faptul că ai o idee clară despre ceea ce vrei să obții, ce fel de persoană visezi să devii.

De asemenea, nu-ți face griji dacă nu ai reușit să întocmești un plan de realizare pentru fiecare obiectiv. E în regulă, principalul lucru este că ai un obiectiv, iar când va veni timpul, vei găsi modalități de a te ajuta să-l atingi.

2. Descarcă-ți creierul

Fie ca mintea ta să fie mereu luminoasă și limpede, precum cerul vast, marele ocean și cel mai înalt vârf de munte.

Morihei Ueshiba

Memoria noastră este în multe privințe un instrument de supraviețuire. Cel mai ușor ne amintim lucruri care sunt importante și necesare pentru noi. Memoria este un lucru uimitor: într-o situație de forță majoră, de exemplu, ne putem aminti lecțiile școlare de siguranță a vieții și putem acorda unei persoane primul ajutor.

Ai sute de gânduri în minte, detalii minore, detalii inutile. De exemplu, încerci să-ți amintești toate nuanțele, chiar și cele mai mici detalii ale proiectului pe care îl faci. Deși o astfel de conștientizare este respectabilă, este adesea și anxietate și stresantă. Concluzie: scapă de gunoaiele astea, descarcă-ți creierul.

Nu ține toate aceste detalii în minte - notează-le în jurnal, lasă toate acestea să fie conținute pe hard disk-ul computerului sau în altă parte. Acest lucru vă va permite să vă concentrați mai bine pe ceea ce este important în acest moment, fără a uita de actualitatea.

Organizați, împărțiți și cuceriți

Acum că te-ai salvat de un număr imens de gânduri inutile sau nu atât de importante, este timpul să începi să-ți organizezi treburile. Uită-te la propriul tău plan. Poate că nu ai fost leneș și ai făcut un plan nu numai pentru săptămânile și lunile următoare, ci și pentru ani întregi.

Trebuie să structurați tot ce aveți de făcut. Încercați să vă planificați toate proiectele, sarcinile și alte afaceri în așa fel încât să nu interfereze unele cu altele: luați un timp separat pentru fiecare sarcină, nu urmăriți două păsări dintr-o piatră, ci împărțiți și cuceriți.

Nu vă faceți griji dacă nu aveți un plan concret pentru a realiza tot ceea ce ați planificat. Principalul lucru este că ai obiective, iar subconștientul te va ajuta în rest.

În acest caz, subconștientul tău poate fi comparat cu un navigator GPS. Îți stabilești destinația și află cum să ajungi acolo.

3. Creați o hartă mentală

Tot ce ai nevoie este un plan, o foaie de parcurs și curajul pentru a ajunge la destinație.

Earl Nightingale

O hartă mentală este o diagramă care vă ajută să vizualizați și să organizați informațiile. Hărțile mentale pot fi folosite pentru aproape orice, de la luarea de note până la dezvoltarea unei strategii serioase. Ele vă vor ajuta să descompuneți un obiect complex în părțile sale componente.

Cu ajutorul unei hărți mentale, puteți construi o ierarhie de proiecte, rezultate și sarcini. Utilizați dimensiunea și culoarea fontului pentru a evidenția ceea ce este important sau urgent. De asemenea, puteți include link-uri către resurse sau documente importante de Internet pe computer.

Această hartă vă va ajuta să vedeți dintr-o privire care proiect vă ia cel mai mult timp sau necesită cea mai mare atenție (sarcinile și termenele evidențiate cu roșu le vor țipa urgența și importanța).

Revizuindu-vă săptămânal harta mentală, veți observa ce proiecte sunt aproape de finalizare, iar acest lucru vă va motiva să mergeți mai departe. Ștergeți proiectele finalizate și completați-le cu altele noi.

4. Gestionați-vă timpul și împărțiți sarcinile dificile în elemente de bază

Decide astăzi că vei deveni un expert în gestionarea timpului și a propriei performanțe.

Brian Tracy

Acum că aveți un plan, trebuie să vă asigurați că vă puteți ocupa de toate sarcinile dinainte la timp. Există diverse tehnici și sisteme concepute pentru a vă ajuta în acest sens. De exemplu:

• Kanban este un sistem care vă va ajuta să vă ocupați eficient de sarcini. Există un instrument online la îndemână, KanbanFlow, care este conceput nu numai pentru lucrul individual, ci și pentru lucrul în echipă.
• Tehnica familiară de eficacitate personală GTD, care vă va ajuta să duceți lucrurile până la capăt.

Nu uita de ziua de azi

Hărțile mentale, GTD, Kanban sunt toate grozave și indiscutabil necesare pentru a vă atinge obiectivele. Dar nu uitați că aceasta este o planificare strategică. Uneori ai nevoie de un plan simplu și practic pentru ziua respectivă. Nu pentru mâine. Nu pentru o lună sau un an. Pentru astazi.

Un vis devine un scop atunci când se iau măsuri pentru a-l îndeplini.

Bo bennet

Există o tehnică Pomodoro care vă poate ajuta să vă planificați timpul eficient. Puteți afla mai multe despre el aici.

Îți ating întotdeauna obiectivele, îndeplini sarcinile la timp, obține succes - pentru asta ar trebui să se străduiască toată lumea. Dar nu uita niciodată a șaptea abilitate a lui Stephen Covey - ascuțirea ferăstrăului.

Imaginați-vă un om care a tăiat un copac timp de cinci ore, dar când îi spuneți să se oprească câteva minute pentru a ascuți ferăstrăul, el răspunde: „Nu am timp să ascuț ferăstrăul! Trebuie să tai!”

Amintiți-vă să vă acordați timp pentru sănătatea dvs., pentru familia și prietenii dvs. și încercați întotdeauna să vă odihniți atunci când simțiți că aveți nevoie.