O modalitate neevidentă, dar funcțională de a reduce timpul de trimitere

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Pentru a optimiza timpul petrecut lucrând cu corespondența dvs., nu încercați să vă puneți e-mailurile în ordine perfectă. Totul este mult mai simplu, spune un angajat MailChimp. Câțiva pași simpli - și veți avea nevoie doar de o oră și jumătate pe zi pentru a vă ocupa de toate scrisorile.

Jon Smith de la echipa de asistență MailChimp a găsit formula de e-mail perfectă prin încercare și eroare. Mai întâi, a creat multe foldere, apoi le-a șters pe fiecare, dar niciuna dintre aceste abordări nu a funcționat. Și apoi a ajuns la un sistem complet diferit.

În ciuda faptului că răspunsurile la scrisori sunt aproape esențiale pentru munca sa, el a reușit să reducă timpul petrecut cu diferite acțiuni cu corespondență la o oră și jumătate pe zi. El a descoperit că, chiar și atunci când cutia poștală este plină de scrisori, câteva acțiuni simple pot schimba lucrurile.

Cu ce nu ar trebui să-ți pierzi timpul

După cum spune John, la început a încercat să clasifice scrisorile și a creat tot felul de dosare: pentru mesaje de la șef, pentru informații despre diverse proiecte, mesaje asupra cărora era necesar să se ia vreo acțiune și așa mai departe. El credea că acest lucru ar trebui să-l ajute să economisească timp. Dar, de fapt, a început să petreacă mai mult timp încercând să-și memoreze sistemul de clasificare și mai puțin timp lucrării în sine.

De exemplu, am primit un mesaj de la șeful meu despre un proiect la care lucram, iar acest mesaj mi-a cerut și să întreprind anumite acțiuni. În ce folder ar trebui să fie plasat? Și care era probabilitatea să-mi amintesc unde să caut această scrisoare mai târziu?

John Smith

Așa că John s-a hotărât să scape de toate dosarele și în corespondența lui a domnit un haos total. Lipsa unui sistem nu era mai bună decât un sistem prea complex. Atunci John a decis să-și reconsidere încă o dată abordarea de a lucra cu poșta. A decis să sorteze scrisorile nu după subiect, ci după tipul de acțiune pe care trebuiau să le întreprindă. Iată cum să o faci.

Nu te complica prea mult

Doar lăsați în Inbox doar mesajele la care trebuie să răspundeți. Cele mai importante, dacă nu le puteți da seama imediat, marcați-le ca necitite.

Poate că acest lucru ți se va părea ilogic, pentru că cele mai arzătoare lucruri ar trebui făcute cât mai repede posibil. Este și uneori chiar este nevoie să răspundem imediat la astfel de mesaje. Dar prin marcarea mesajelor importante necitite, cu siguranță nu le vei pierde în masa generală. În plus, astfel nu trebuie să mutați aceste e-mailuri: ele rămân în Inbox și continuă să atragă atenția până când le ajungeți.

Încerc să mă asigur că mai mult de 60–70 de mesaje nu se acumulează în căsuța mea poștală odată. Acesta este exact numărul de litere pe care le pot gestiona cu ușurință într-o singură ședință.

John Smith

Creați un program regulat de corespondență pentru dvs

John își rezervă o oră în fiecare dimineață pentru a curăța cutia poștală. După cum sa menționat deja, el lasă adesea mesaje urgente „necitite”. John parcurge rapid buletinele informative și comunicările interne ale companiei și răspunde la cât mai multe mesaje non-urgente poate gestiona în acea oră.

Când ora pentru trimiterea poștale se termină, John Smith nu închide cutia poștală, ci îi acordă mult mai puțină atenție. Pe măsură ce sosesc mesaje noi, el le scanează rapid conținutul și numele expeditorilor pentru a le prioritiza. Dacă la un mesaj i se poate răspunde fără a întrerupe alte activități pentru o lungă perioadă de timp, John o face. Dar nu începe să trimită din nou.

Spre sfârșitul zilei de lucru, John își rezervă încă 30 de minute pentru a le dedica exclusiv lucrului cu corespondența. În acest moment, el este angajat în scrisori care îi cer să ia orice acțiune: să dea aprobare, să scrie un răspuns detaliat sau să ia orice decizie. Atunci acordă atenție mesajelor pe care le-a marcat ca necitite.

Aș putea petrece mult mai mult timp lucrând cu poșta, dar astfel de constrângeri de timp mă ajută să mă concentrez mai bine și să fiu mai productiv.

John Smith

Clasificați e-mailurile după tipul de răspuns

Pentru unele mesaje, John a creat încă foldere separate. Anumite scrisori pe care nu le marchează necitite, le distribuie doar în două direcții. Mesaje care necesită orice acțiune sau răspuns din partea unui coleg (nu neapărat urgent), John plasează în folderul „To Do”. Este pentru e-mailurile care pot fi tratate a doua zi sau mai târziu în cursul săptămânii.

Chiar și scrisori mai puțin urgente, John se mută în folderul „Citește”. În plus, folosește filtre speciale care plasează automat newsletter-ul în acest folder. Instalarea filtrelor durează doar câteva minute, dar acest pas simplu vă va economisi mult timp și efort mai târziu.

Dacă utilizați această metodă, veți obține trei foldere active, care diferă prin urgența de a răspunde la mesaje: Mesaje primite cu mesaje necitite, De făcut și Citiți.

Arhivați mesajele

Pentru orice altceva, John Smith folosește funcția de arhivare a mesajelor. Acest lucru îl ajută să elibereze cutia poștală și șeful sarcinilor inutile.

De îndată ce citesc mesajul și fac acțiunile necesare, fie că este vorba despre o știre a companiei sau un newsletter la care m-am abonat, îl arhivez.

John Smith

Dacă un mesaj conține informații importante pe care John ar dori să le păstreze pentru referințe viitoare, el marchează mesajul arhivat cu un asterisc, astfel încât să poată fi găsit mai rapid.

Fiți deosebit de atenți când decideți să ștergeți o postare

John folosește rar funcția de ștergere a mesajului. Aceasta este o lecție pe care a învățat-o din practica reală. Într-o zi, John a șters un mesaj de la un coleg care conținea informații pe care nu le considera importante la momentul respectiv. După ce acest angajat a părăsit compania, John avea nevoie de informații din acea scrisoare. Apoi și-a dat seama că are probleme.

După aceea, am început să șterg doar acele litere care cu siguranță nu îmi vor fi de folos în viitor. Nu vă supărați, dragi colegi, care îmi trimiteți gif-uri drăguțe cu pisici, dar acestea sunt mesajele care ajung în „Coșul de gunoi”.

John Smith

Pentru a ajunge la acest sistem, John Smith a încercat multe abordări diferite care nu au fost suficient de eficiente pentru el. A testat metodele pe care le foloseau alți oameni, dar foarte curând și-a dat seama că trebuie să încerce ceva diferit. John a ajuns la concluzia că orice sistem funcționează numai atunci când se încadrează bine în condițiile muncii tale specifice.

Încercați această metodă sau găsiți ceva propriu. Este posibil să găsiți o modalitate de a petrece și mai puțin timp pe e-mail.