Cum să faci ceea ce ai crezut că este imposibil

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Secretele productivității lui Scott Hanselman, unul dintre cei mai faimoși programatori Microsoft.

Scott Hanselman nu este doar unul dintre cei mai respectați experți web Microsoft din lume. Este un orator grozav. Pe blogul, podcastul și videoclipurile sale, el vorbește despre gadgeturi, IT și eficiența personală. Iată ce crede Scott Hanselman despre productivitate.

Nu vă fie frică să faceți greșeli

„Uneori este util să faci o gafă. Nu vă fie teamă să spargeți pădurea,”este chiar ciudat să auzi acest sfat de la o persoană atât de eficientă precum Hanselman. La apogeul carierei, pare să fie la timp pentru orice: blogging și Twitter, înregistrare podcasturi, vorbit regulat la conferințe. În ultimii ani, a fost coautor a peste o jumătate de duzină de cărți. În ciuda faptului că are o soție și doi copii.

Cum o face? Răspunsul nu te interesează doar pe tine. Mulți sunt perplexi: „Scott, de ce o activitate atât de agitată? Dormi deloc? Hanselman răspunde: „Pentru că trebuie să dansez! Ori de câte ori încep să mă gândesc că ar trebui să mă opresc, îmi amintesc de acest meme și de acest băiat inspirat.”

„Cu cât faci mai puțin, cu atât poți face mai mult. Aceasta este o lege tipică de scalare”, spune Hanselman. Scalingul înseamnă schimbarea limitelor prin schimbarea abordării asupra productivității.

Hanselman și-a dezvăluit secretele productivității într-o discuție de 42 de minute. Toate sfaturile lui, de la regula unei litere până la găsirea propriului Robert Scoble, sunt fezabile.

Potrivit acestuia, el a adaptat pur și simplu tehnicile de productivitate ale lui David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (tehnica Pomodoro) și Katie Sierra.

Următorul este un rezumat al discursului lui Hanselman GOTO 2012 și un rezumat al prezentării sale la Webstock 2014.

Căutați semne de avertizare de pericol

Nu a fost întotdeauna dificil să rămâi concentrat. Internetul nu a fost întotdeauna plin de sute de pagini de conținut proaspăt, încă necitit. Fluxul de informații care te-a distras nu a fost întotdeauna continuu. Hanselman își amintește că atunci când tocmai învăța să programeze, toate cunoștințele de care avea nevoie erau cuprinse în două cărți.

Scott Hanselman

Exaocteți de informații sunt creați pe Internet, dintre care jumătate sunt gunoi. Distragerile consumă o treime din zi. Suntem copleșiți, dar ne spunem că ne descurcăm cu totul, trebuie doar să lucrăm până târziu.

Stop! Acesta este un semn de avertizare de pericol. Dacă te surprinzi crezând că trebuie să stai până târziu pentru a-ți ajunge din urmă cu programul, ai o problemă. O mare problemă, iar soluția nu este la fel de simplă ca „Sper să curăț toate sarcinile din lista mea de sarcini”.

„Speranța nu este un plan”, spune Hanselman. „Speranța te așteaptă când tu mergi cu fluxul”.

Înțelegeți diferența dintre productivitate și eficiență

Deci, ce faci când vezi un semn care avertizează asupra unui pericol? Hanselman are o soluție. Dar înainte de a o dezvălui, Scott definește și pune în contrast productivitatea și eficiența.

• Productivitatea înseamnă atingerea unui obiectiv. Este important să decideți ce să faceți. Productivitatea înseamnă alegerea scopurilor și obiectivelor potrivite și apoi atingerea acestora.
• Eficiența înseamnă îndeplinirea sarcinilor în cel mai ergonomic, orientat spre proces.

Scott Hanselman

Productivitatea înseamnă să faci ceea ce trebuie. Eficiența înseamnă a face lucrurile corect. Cu alte cuvinte, productivitatea înseamnă alegerea unei direcții, iar eficiența înseamnă a alerga rapid în acea direcție.

Când înțelegeți că sunt două lucruri diferite, veți înțelege cât de puternice sunt instrumentele.

Definiți ce înseamnă munca

Hanselman se concentrează, de asemenea, pe trinitatea conceptului de „muncă” descris.

1. Un loc de muncă prestabilit este unul care este planificat în avans.
2. Munca care apare este cea care vă distrage atenția de la plan.
3. Munca definită este atunci când te așezi și te gândești la ceea ce trebuie să faci.

Potrivit lui Hanselman, este necesar să se dedice mai mult timp celui de-al treilea punct. Cât de des alocați o oră în program pentru a vă gândi cu atenție ce să faceți în continuare? În schimb, uitându-ne la lista de lucruri de făcut, intrăm în panică, remodelăm lista de sarcini, în speranța de a remedia găurile. Dar, de fapt, lista crește doar din asta.

Fă-ți timp să te gândești la următoarea ta muncă. Pentru profesioniști, acest lucru durează în medie nu mai mult de o oră pe zi.

Faceți, aruncați, delegați, întârziați

Hanselman evidențiază o altă tehnică Allen din faimosul său Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Aceasta este o soluție excelentă de e-mail. Efectuați o sarcină din e-mail dacă durează un minut și a fost programată. În caz contrar, renunțați, delegați sau amânați - faceți-o mai târziu sau delegeți-l altcuiva.

„Nu vă fie frică să spargeți pădurea” sună nefiresc. De fapt, această abordare vă permite să vă concentrați mai bine pe muncă decât într-o situație în care povara responsabilității pune permanent presiune asupra psihicului.

A spune nu este greu. Dar sentimentul de vinovăție asociat cu cuvântul „da” este mult mai rău decât disconfortul de a renunța. Peste tot, inclusiv pe internet, vă puteți controla și sorta fluxurile de date.

Pentru a filtra informațiile și a planifica lucrurile de făcut, Hanselman recomandă o matrice de gestionare a timpului.

	Urgent	Neurgent
Important	eu Situații critice. Probleme urgente. Proiecte și sarcini cu termen limită.	II Stabilirea legăturilor. Căutați noi oportunități. Planificare. Recuperarea fortelor.
Neimportant	III Conversații străine și apeluri telefonice. Un fel de corespondență. Câteva întâlniri. Afaceri de rutină.	IV Lucruri mici care pierd timpul. Corespondenţă. Apeluri telefonice. O distracție inactivă.

Când ceva este simultan urgent și important, de exemplu, o soție naște sau are loc un atac de apendicită, ar trebui să acționați cu viteza fulgerului. Dacă problema nu este urgentă și lipsită de importanță, este mai bine să nu o faceți deloc. Și, din păcate, de multe ori pierdem timpul cu lucruri care sunt urgente, dar lipsite de importanță. A acționa urgent este un obicei prost pentru mulți dintre noi.

Înțelegeți e-mailul

Scott Hanselman primește sute de e-mailuri în fiecare zi și împărtășește abordarea sa față de Inbox.

Aplicați regula cu o literă

Modificarea setărilor pentru scrisorile primite schimbă radical abordarea de lucru cu e-mailul. Creați un folder pentru scrisorile în care vă aflați în copie și un folder separat pentru mesaje, în care sunteți singurul destinatar. Literele care se încadrează în primul dosar sunt a priori lipsite de importanță.

Dar dacă șeful îți trimite o copie a sarcinii și apoi întreabă: „De ce nu mi-ai finalizat sarcina?” Răspunsul este simplu: „Eram în copie, credeam că doar mă informați”. Șeful nu ar mai face asta niciodată.

În calitate de arhitect comunitar la Microsoft, Hanselman folosește un alt folder în căsuța poștală, Extern. „Aceștia sunt oameni care nu lucrează pentru companie, dar sunt importanți pentru mine. Răspund la toate e-mailurile lor”, a explicat Scott.

Nu vă verificați corespondența dimineața sau seara

Este simplu: ai răspuns la scrisoare dimineața, ai primit un răspuns imediat, ai răspuns din nou… Drept urmare, corespondența pe care ai planificat să petreci mai puțin de o oră poate dura o jumătate de zi.

Scott Hanselman

Verificarea corespondenței dimineața este ca și cum ai călători în timp. 9:00 - trezește-te, verifică-ți poșta. Ne-am trezit - deja e cina, e timpul să mergem la o gustare. Și acum ceasul este deja 14:30, este timpul să lucrăm… Cum s-a întâmplat asta? Tocmai ți-ai deschis clientul de e-mail dimineață.

Mai mult, răspunzând la e-mailuri dimineața (sau seara), îi obișnuiești pe oameni cu această oră. Răspunzând la un e-mail la 2 a.m. o dată, v-ați construit o reputație pentru a scrie e-mailuri la 2 a.m. și v-ați semnalat obiceiul de urgență.

Verifică-ți corespondența la prânz, conform rutinei tale zilnice și fii uimit de cât de multe poți face într-o zi.

Găsește-ți Robert Scoble

Nu ar trebui să vă verificați poșta din când în când de teamă să nu pierdeți ceva. „De obicei am o căsuță de e-mail goală, dar când sunt în vacanță, ar putea fi 500 de e-mailuri”, explică Hanselman.

Adesea, la conferințe, puteți vedea vorbitori care, după ce abia și-au terminat discursul, sunt mai predispuși să alerge la laptop pentru a căuta în contul lor de e-mail. Ai impresia că treaba lor este să ștergă scrisorile la timp.

Pentru a eradica acest obicei, Hanselman sfătuiește să folosească așa-zișii agregatori de încredere. Aceștia sunt colegi care sunt mereu la curent cu starea actuală a lucrurilor. La Microsoft, acesta a fost Robert Scoble.

Scott Hanselman

Am fost abonat la mii de bloguri. Dar de ce? Cine este cel mai bun cititor de blog din lume? Robert Scoble! Pentru mine, m-am hotărât: nu sunt Scoble, a citi atât de multe bloguri este nefiresc. Și știi ce am făcut? Am început să-i citesc blogul. Din miile de bloguri pe care le-am urmărit, am lăsat cinci, care îmi servesc drept agregator de știri. Este același lucru cu vizionarea tuturor știrilor în timpul zilei sau doar cu vizionarea programului final seara.

Găsește-ți „agregatorul de încredere” în companie. Pentru a face acest lucru, întrebați-vă pur și simplu, cine este persoana care este întotdeauna conștientă de ceea ce se întâmplă și vă va împărtăși de bunăvoie?

Rămâi în flux

Orice important se întâmplă în lume și în viața ta, cu siguranță vei ști despre asta. Dacă se întâmplă următorul 11 septembrie, veți fi informat.

Prin urmare, încercați ca într-un cocon. Nu vă lăsați atenția să rătăcească apăsând Alt + Tab în Gmail tot timpul.

Salvați apăsările de taste

Urmând exemplul jurnalistului și evanghelistului Microsoft John Adella, Hanselman face apel la „salvarea loviturilor de la tastatură”. Următorul exemplu va explica ce înseamnă acest lucru.

Scott Hanselman

Dacă Brian îmi trimite o scrisoare cu o întrebare cu adevărat interesantă despre ASP. NET, iar eu răspund lung și inspirat (cinci paragrafe cu exemple de cod și așa mai departe), atunci nu-i dau doar un răspuns scris detaliat care i-a rezolvat problema, îi dau 10 mii de apăsări. Dar viața este scurtă, numărul de astfel de clicuri este limitat - nu le voi primi niciodată înapoi, doar i le-am dat lui Brian. În același timp, nici nu știu dacă îmi va citi mesajul. Cum să fii atunci? Cum să nu cheltuiești, ci să-ți înmulți tastele? Scriu o postare pe blog și îi trimit lui Brian linkul. Apoi clicurile mele se vor înmulți chiar și după ce voi muri - ori de câte ori cineva vede pagina mea de blog.

Scrieți litere scurte: trei până la patru propoziții. Orice altceva ar trebui să fie pe un blog, Wikipedia, Întrebări frecvente, baza de cunoștințe sau orice alt document. E-mailul nu este un loc pentru stocarea cunoștințelor; apăsările de taste moare acolo.

Înțelege căsuța de e-mail din viața ta

Sortarea înseamnă separarea, cernerea sau tăierea a ceva.

Un flux continuu de informații merge nu numai către e-mailul tău, ci și către căsuța de e-mail condiționată din viața ta. Notificări despre mesajele de pe rețelele sociale, despre lansarea unui nou episod din serialul tău preferat și altele asemenea - dedicăm timp tuturor acestor mici evenimente. Aceasta înseamnă că trebuie să fie sortate.

Hanselman oferă o analogie oarecum terifiantă: a fost o urgență în parcare, mulți oameni au fost răniți. Trebuie să acționăm! Treaba ta este să pui o etichetă pe degetul tuturor: morți sau vii și cum ar trebui să fie tratați. Cu Inbox, suntem mereu umani în viața noastră: punem bandaje unui pacient cu cancer, în timp ce altcineva este pe cale să-și piardă un braț. Facem lucruri care pierd timpul, dar care nu au valoare.

Sortați fluxurile de zgomot de informații (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, mesagerie instant etc.) în funcție de valoare. Dacă ceva poate fi aruncat în siguranță, fă-o.

Scapa de stresul mental inutil

Imaginați-vă că vă abonați la Netflix, bucuroși că puteți urmări cel de-al doilea sezon din House of Cards oricând doriți. De exemplu, în seara asta, după ce i-am culcat pe copii.

Adevărul este că, atunci când te-ai înscris, ai renunțat la comportamentul proactiv. Nu mai decizi ce și când să faci. Impingurile și abonamentele variate vă supun unor circumstanțe externe și vă obligă să îndepliniți sarcini din exterior. Există un episod nou? Trebuie să urmăriți - nu dispare același abonament!

Toate acestea pun presiune asupra psihicului. Purtați o povară mentală inutilă care vă blochează mintea și interferează cu productivitatea.

Lasă vineri să te gândești

Pe măsură ce te gândești la lucrurile care vor urma, pune-ți mereu întrebarea: Ce trei lucruri pot face astăzi, care săptămâna aceasta și care anul acesta? Aceasta este așa-numita regulă a trei. Hanselman a primit-o de la colegul său manager de programe Microsoft, Jay Dee Meier.

Scrieți trei sarcini pentru astăzi, pentru săptămână și pentru an.

Luni, la începutul unei noi săptămâni, veți avea o idee clară despre zilele următoare. Vineri, ar trebui să te oprești, să te uiți înapoi la ultima săptămână de muncă și să te gândești. Întrebați-vă: „A fost o săptămână reușită? Aș fi putut face ceva diferit? Ce pot schimba? Este important să închei fiecare zi fără să te simți vinovat pentru timpul pierdut.

Încearcă Tehnica Pomodoro

Această tehnică de gestionare a timpului a fost propusă de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980. Ideea este să vă concentrați asupra sarcinii timp de 25 de minute și apoi să faceți o scurtă pauză.

Hanselman recomandă această tehnică. În același timp, el sfătuiește să urmărești toate distragerile care ți-au apărut în 25 de minute. Notați în caiet când vă gândiți la un străin (distragere internă) sau la cineva, cum ar fi un coleg, care v-a distras (factori externi).

Mai întâi vei avea vreo șase distrageri, apoi una și apoi dispar. Ca rezultat, îți vei măsura productivitatea prin numărul de „roșii” efectuate pe zi.

Realizează că a fi ocupat este o formă de lene

Timothy Ferriss

A fi ocupat este o formă de lene, gândire leneșă și acțiuni promiscue.

Ocupat, productiv. Unii oameni nebuni ocupați vor fi surprinși, dar a fi creativ și a crea ceva este opusul doar a ieși.

Hanselman dă următorul exemplu: o persoană „tweetează” în mod activ – pare să fie foarte ocupată, apoi dispare timp de o lună când apare un proiect cu adevărat semnificativ. Când ești ocupat, pur și simplu nu ai timp pentru Twitter și alte prostii.

Luați de la sine înțeles: multitasking-ul este un mit

Potrivit lui Hanselman, numărul optim de sarcini la un moment dat este unul. Dacă crezi că poți face față mai multor sarcini în același timp, te înșeli.

- este doar comutarea între sarcini, care necesită o schimbare a contextelor. Să explicăm cu un exemplu. Ai avut vreodată asta: lucrezi la ceva și deodată sună telefonul? Esti nervos. Acesta este tatăl tău, dar încă ești supărat, pentru că te sună la serviciu la ora trei după-amiaza, când ești pe deplin concentrat. Ridică telefonul și spui ceva de genul „Îmi pare rău, dar se pare că lucrez aici…” Apoi ești trist încă 10-15 minute. Apoi trebuie să te întorci la muncă: „Deci la ce mă gândeam acolo?”

Schimbarea contextului nu funcționează. Cu toate acestea, există multitasking acceptabil. Lucruri pe care le poți face în același timp:

1. Mergeți și mestecați gumă.
2. Antrenează-te și ascultă podcasturi.
3. Conduceți și ascultați mesajele vocale.
4. Conduceți la serviciu și citiți (în transportul public).
5. Conduceți la muncă și gândiți-vă.
6. Folosiți bine timpul de nefuncționare.

Scapă de zgomotul mental

Christopher Hawkins

Dacă ceva nu mă ajută să câștig bani, nu îmi îmbunătățește viața într-un fel, este un zgomot mental care trebuie eliminat.

Hanselman recomandă schimbarea primei părți a acestui citat de Christopher Hawkins.„Dacă nu mă ajută să-mi extind afacerea (achitarea creditului meu, petrecerea timpului cu familia mea – înlocuiește scopul tău principal), acesta este zgomot mental.”

Pentru Scott, această prioritate este familia: „Tot ceea ce fac, fiecare decizie pe care o iau, este pentru a mă întoarce rapid acasă la copii”.

Teme pentru acasă

Discursul lui Hanselman se încheie cu următoarele teme:

1. Sortați-vă fluxurile de informații.
2. Planificați sprinturile de lucru.
3. Eliminați distragerile.
4. Luați în considerare: lucrând cu căsuța de e-mail din viața ta, ești eficient sau productiv?
5. Luați în considerare lista dvs. personală de instrumente.

Rețineți că Hanselman nu a spus niciun cuvânt despre Evernote sau alte sisteme. „Puteți petrece mai mult timp citind cărți de productivitate și construind un sistem, deși poate tot ce aveți nevoie este o listă de lucruri de făcut.” Poate că trebuie doar să înțelegi diferența dintre când ești „ocupat” și când faci munca dorită.