De ce nu funcționează listele de activități și cum să o remediați

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Pentru a fi productiv, concentrează-te pe timp, nu pe sarcini.

Gestionarea bună a timpului înseamnă obținerea mai multor rezultate în mai puțin timp. Popularul blogger și antreprenor Thomas Oppong explică cum să faci planuri bune pentru a-ți atinge obiectivele și de ce listele simple de lucruri de făcut pot doar să împiedice productivitatea.

De ce nu funcționează listele obișnuite de activități

Într-o listă simplă de activități, nu reflectați cât timp va dura pentru a finaliza orice sarcină. Și cel mai probabil, începi cu unele mici și necomplicate, care nu durează mai mult de cinci minute.

Treptat, ajungi la concluzia că din nou și din nou iei doar lucruri simple și le amâni constant pe cele importante și consumatoare de timp pentru mai târziu. Drept urmare, proiectele mari nu se mișcă. Și majoritatea punctelor planului rămân neîmplinite, pentru că continui să le adaugi altele noi, fără să ai vreun sistem de control.

Aici se declanșează efectul Zeigarnik, conform căruia oamenii își amintesc mai bine acțiunile incomplete sau întrerupte decât cele efectuate. Aceasta înseamnă că gândurile legate de sarcinile neterminate din lista de sarcini se vor învârti în continuare în capul tău până când le vei finaliza. Vei fi bântuit de un sentiment obsesiv care îngreunează să te concentrezi asupra împlinirii sarcinii. Acest lucru poate duce în cele din urmă la stres și insomnie.

Cum să planificați eficient

Descrie-ți ziua ideală

Jason Womack, antrenor executiv, vorbitor și autor despre productivitate, recomandă abordarea sa de organizare a procesului pentru atingerea unui obiectiv. El sugerează să scrieți un scenariu pentru ziua perfectă pe care să vă concentrați. Conștientizarea că idealul este pentru tine te motivează să lucrezi.

Pentru a crea un script, răspundeți la următoarele întrebări.

• Cum vrei să-ți petreci ziua?
• Ce sarcini exact trebuie îndeplinite astăzi?
• Când ești cel mai productiv?

Pe baza răspunsurilor, puteți împărți timpul de lucru în segmente, fiecare dintre ele va conține anumite sarcini din lista dvs. de sarcini.

Această metodă vă va ajuta să lucrați mai eficient cu lista de sarcini și să vă ocupați la timp de sarcinile urgente și importante.

Planificați totul în calendar

Pentru ca listele de sarcini să fie cât mai eficiente pentru dvs., nu vă faceți planuri simple fără termene limită și termene limită, ci învață să folosești calendarul cu înțelepciune.

Descrieți în detaliu ziua următoare sau o săptămână întreagă. Marcați-vă toate lucrurile în calendar și trăiți conform programului creat. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce proiect să abordați mai întâi și dacă puteți adăuga mai multe sarcini.

În loc de prioritizarea obișnuită, formați elemente de plan cu o dată și ora exactă - în special pentru cele mai importante sarcini. Acest lucru va da un sentiment de urgență și le veți putea finaliza până la un anumit punct.

Evaluează fiecare sarcină

Dacă nu analizezi cum petreci fiecare zi, sunt șanse să irosești cea mai mare parte.

Una dintre regulile importante ale productivității este să nu lăsați o sarcină să dureze mai mult decât trebuie.

Pentru un management eficient al timpului, nu este suficient doar să știi ce trebuie făcut. Trebuie să luați în considerare cât timp va dura. Este mai bine să spuneți „Astăzi am doar 40 de minute să fac asta”, în loc să planificați lucrurile într-o simplă ordine de importanță, fără termene limită specifice.

Adăugați la lista dvs. de activități o estimare a cât timp va dura finalizarea fiecărui articol. Încercați să programați fiecare minut de la 8:00 la 17:00. Stabiliți dinainte când vor fi pauze. Programați pentru a verifica notificările, e-mailurile și rețelele sociale.

Poate părea că această activitate este doar pierdere de timp. Dar, în realitate, stabilește ștacheta pe care încerci să-l întâlnești. Ca urmare, vei vedea că concentrarea ta s-a îmbunătățit.

Urmărirea cât timp petreci sarcinilor poate fi o adevărată descoperire pentru tine. Acest lucru va defini stilul muncii tale și îl poate îmbunătăți. De asemenea, te ajută să înțelegi la ce moment al zilei ești mai mult sau mai puțin eficient.

Măsurarea este primul pas necesar pentru a monitoriza și în cele din urmă a îmbunătăți performanța. Dacă nu poți măsura ceva, nu poți înțelege. Dacă nu poți înțelege ceva, nu îl poți controla. Și dacă nu îl poți controla, cu siguranță nu îl poți îmbunătăți.

James Harrington Antreprenor, specialist în managementul proceselor

Analizează-ți timpul și apoi îl poți aloca corect.

Cronologie

Deschideți aplicația de planificare a zilei sau de programare și adăugați termene limită la lista de sarcini. Atribuiți un nivel de prioritate pentru fiecare.

Și pentru a înțelege ce merită să petreci mai mult timp, răspunde-ți la câteva întrebări:

• Ce sarcini vor dura mai puțin de 20 de minute?
• Ce sarcini vor dura mai mult de o oră?
• Care este cel mai bun lucru de făcut dimineața când ai cea mai mare energie?

Acum, în loc de „Finalizare proiectul de proiectare”, scrieți „Finalizare proiectul de proiectare în două ore”. Chiar dacă nu ai timp să-l termini, măcar vei da jos fără să-ți petreci toată ziua pe el.

Dacă nu aveți un obiectiv de a finaliza sarcina la o anumită dată, planificați să petreceți o anumită perioadă de timp pentru aceasta în fiecare zi. Și apoi treceți la alte lucruri la fel de importante. În acest fel, puteți scăpa treptat de sarcinile mari.

Împărțiți sarcinile mari în altele mai mici

Unele sarcini pot dura ore sau chiar zile. Dacă aveți un proiect mare în față, acordați-vă câteva minute pentru a vă gândi la el. Din ce părți constă? Cât efort este nevoie și cât timp va dura? Scrie pe hartie.

Apoi, împărțiți proiectul în mai multe sarcini cu un termen limită clar și rezolvați-le pe rând până când este finalizat. Cu cât primești mai multe acțiuni mici, cu atât vor părea mai realizabile.

Când o cantitate inabordabilă de muncă devine ceva mic, creierul se concentrează pe ceea ce trebuie făcut chiar acum - pe o sarcină specifică și un obiectiv mic. Prin urmare, este mai bine să aranjați sprinturi de 40-60 de minute cu pauze scurte.

Lucrați la o sarcină la un moment dat

Acordă-i toată atenția și atunci vei putea fi cât mai eficient posibil.

Mark Murphy de la Forbes explică: „Când oamenii pot evita întreruperile de lucru, există o șansă de 67% să aibă impresia că „azi a fost o zi foarte productivă”.

Este într-adevăr logic să lucrezi timp de o oră la o singură sarcină fără distragere. Dar poate fi dificil, mai ales dacă primești în mod constant notificări sau trebuie să răspunzi la întrebări de la colegi.

De exemplu, tehnica Pomodoro ajută la concentrarea asupra muncii. Acesta implică sprinturi de lucru de 25 de minute cu pauze scurte de 5 minute. După mai multe astfel de abordări, vă puteți relaxa pe deplin.

Această metodă nu este universală: durata concentrării și stilul de lucru sunt diferite pentru fiecare. Deci, încercați diferite tehnici de gestionare a timpului și rămâneți la cea care funcționează pentru dvs. personal.

De exemplu, dacă sunteți mai productiv dimineața, atunci amânați sarcinile care necesită mai mult timp. Acest lucru te va ajuta să devii mai organizat și să obții mai mult.