„GTD funcționează chiar și în spațiu”. Interviul lui Lifehacker cu tatăl productivității David Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

David Allen, autorul cărții How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, pe care revista Time a numit-o cea mai bună carte de afaceri a deceniului, a spus lui Lifehacker ce este GTD și cine are nevoie de el, cum să scrie o carte și să nu te îmbăt. și cât de complexe îți pot face viața mai ușoară structurile de sarcini.

În urmă cu treizeci și patru de ani, David Allen și-a dat seama că poți să dai sfaturi oamenilor și să faci bani buni din asta - și-a deschis propria companie de consultanță și a dezvoltat sistemul Getting Things Done, care îți permite să manevrezi între cazuri și să eliberezi timp pentru ceea ce chiar te bucuri. De atunci, clienții săi au inclus astronauți de pe ISS, muzicieni rock și directori generali ai marilor companii, iar Forbes l-a inclus în top 5 cei mai buni antrenori de afaceri din Statele Unite.

GTD este o tehnică destul de simplă de creștere a propriei eficiențe, care necesită o disciplină foarte serioasă la etapa inițială. Potrivit GTD, pentru a face cu succes un lucru, trebuie să vă eliberați capul de toate celelalte sarcini și să vă concentrați asupra lui. Adică, în loc să vă ocupați mintea cu memorarea tuturor treburilor viitoare, sarcinile sunt fixate în conformitate cu un anumit sistem.

David, spune-ne despre publicul tău. Cine ar trebui să-ți urmeze sfaturile și să trăiască sistemul GTD?

- GTD este la fel de relevant pentru toată lumea, dar cei care îl folosesc cu adevărat nu sunt uniți după principiul social, de vârstă sau geografic - sunt oameni cu o anumită mentalitate. Oricine se interesează de GTD, după 18 luni, observă cum se schimbă viața în bine. De fapt, sistemul poate funcționa la fel de eficient atât pentru adolescenți, cât și pentru directorii executivi ai companiilor mari, sau poate fi la fel de inutil pentru ei.

Folosești tot ce recomandați?

- Da, altfel pur și simplu nu pot face față - totul va scăpa de sub control pentru mine. Îmi vine în minte imaginea unui surfer pe o placă, pe un val mare. Probabil ați observat că sunt legate de tablă cu o curea specială. Pentru ce? Pentru a putea reveni rapid înapoi la bord după o cădere. Ceea ce ne învață GTD este să fii pe val, să fii creativ și productiv. Dar chiar și cei mai eficienți oameni își permit să scape de sub control. Dacă nu cazi periodic de pe tablă, atunci alegi valuri prea simple. GTD vă permite să realizați că ați renunțat la o stare productivă și să reveniți rapid la ea.

Când iei o afacere nouă, abonează-te la o sarcină neobișnuită - poți fi cu ușurință spălat de pe tablă. Nimic în neregulă cu asta, dar cu o abordare structurată, știi ce să te ocupi și cum să ieși din apă.

Cu ce probleme vin cel mai des, de ce se plâng?

- Majoritatea oamenilor apelează la din cauza stresului, o stare generală de anxietate din cauza congestiei creierului. Prea puțin timp și prea multe de făcut. Dar, de fapt, problema nu este în timp, ci în faptul că oamenii vor mai mult spațiu mental, vor să fie mai creativi și să facă ceea ce le place.

Cele mai neobișnuite cazuri?

„Am făcut coaching pentru astronauți când erau pe stația spațială. Printre ei s-a numărat și Catherine Coleman, una dintre primele femei astronauți. Acestea au fost ședințe interesante, deoarece a trebuit să o întrerupem când ea se afla de cealaltă parte a planetei și apoi să revenim la conversație când a luat legătura din nou.

De ce ești cel mai mândru?

- Scrierea primei mele cărți, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, a luat o cantitate enormă de timp și efort din partea mea. Am devenit practic alcoolic în timp ce scriam o carte despre cum să trăiesc fără stres. Dar apoi am lucrat cu normă întreagă și nu mi-am putut permite un timp separat pentru a pregăti cartea. Cel mai important, nu eram sigur dacă aș putea transfera cunoștințele acumulate de-a lungul a 25 de ani în așa fel încât să ajute cu adevărat oamenii. Încă primim în mod regulat scrisori de la cititori recunoscători, dar există o problemă: după ce citesc unii oameni, se trezesc copleșiți de informații, pentru că am inclus în carte tot ce ar putea avea nevoie omenirea în cazul în care aș fi lovit de un autobuz..

Care este diferența dintre GTD și listele de sarcini zilnice standard? Aproape toți scriem astfel de liste în fiecare zi și, uneori, este nevoie de mai mult pentru a compila o listă decât pentru a o șterge

- Adesea, oamenii înregistrează doar cele mai importante lucruri, iar sute de cazuri care nu sunt atât de importante nu sunt luate în considerare deloc. Oamenii cred că, dacă problema nu este importantă, atunci este posibil să nu o notați, ci doar sarcinile atât de mici, derulând prin cap, folosesc o parte semnificativă a resurselor creierului.

Pentru a fi liber și pentru a te putea concentra pe cele mai importante probleme, trebuie să scapi de tot ce nu este atât de important.

Da, dar lucrurile pot fi atât de nesemnificative încât durează mai mult să le notezi decât să le faci

- Dar, dacă nu le faci imediat, te vor deranja, iar la ele te vei întoarce în mod repetat. De câte ori vrei să-ți reamintești să cumperi mâncare pentru pisica ta? Sau că trebuie să-ți suni sora? De fiecare dată când vii cu una, chiar și cea mai mică sarcină, trebuie să scoți un caiet și să-l notezi, cu excepția cazului în care intenționezi să finalizezi această sarcină chiar acum.

Câte astfel de categorii de listă aveți?

- Sincer să fiu, nu-mi amintesc - să vedem. Sunt aproximativ 20 în total, dar există aproximativ opt mementouri directe pentru acțiune.

Am o categorie „Proiecte”, „Conversații” - sarcinile sunt stocate aici, conform cărora următorul pas ar fi să discutăm un subiect cu altcineva.

Apoi sunt „Apeluri”, urmate de „Lucruri pe care trebuie să le fac pe computerul meu” și, rețineți, cele care nu necesită internet. Am o mulțime de zboruri, și nu toate avioanele au Wi-Fi și, în consecință, aceasta este singura listă cu care pot lucra.

Următoarea categorie este „Lucrul pe un computer conectat”. Ei bine, totul este clar. Am și o listă de „Scrierea textelor”, aceasta este și lucru pe computer, dar necesită o stare complet diferită, într-o anumită dispoziție și context.

„Cifra de afaceri” - întrebări care pot fi rezolvate din mers. „Acasă” - acțiunile pe care trebuie să le fac în timp ce sunt acasă.

Am si eu o astfel de lista, am numit-o "Surfing". Sunt tot felul de videoclipuri amuzante sau educative, de exemplu, pisici cântând la pian, în general, videoclipuri care mi-au fost trimise sau pe care le-am întâlnit. Aproape că nu mă uit niciodată acolo, dar, în principiu, când am legătura, timp și dorință, mă pot întoarce la ele.

Și iată o listă de „Întrebări la care aștept informații sau acțiuni ale altor persoane”. Și, desigur, calendarul este principalul schelet sau peisajul vieții mele. Imaginați-vă să puneți toate aceste lucruri pe o singură listă - va exista o confuzie reală. Prin urmare, am creat o structură mai complexă pentru a o simplifica. Dacă astăzi am doar câteva minute libere, probabil că voi uita de textele creative pe care trebuie să le scriu. Dacă nu sunt acasă, nu are rost să mă uit la lista Acasă. Am sortat totul pentru a nu uita nimic și a nu-mi pierde spațiul mental pe memorare, putând să mă întorc rapid la sarcini pentru care am timp.

Preferiți suportul de hârtie sau aplicațiile electronice? Ce sfat poti da?

- Ca să nu uit ceva, port mereu cu mine un caiet mic, unde înregistrez totul. După aceea, introdu toate sarcinile în computer. În general, orice manager de activități va face. Oamenii încearcă să-și folosească capul ca birou, iar toate trucurile de viață sunt în esență versiuni ale creierului exterior. Cum pot face mementouri potrivite pentru a vedea ce trebuie să fac în momentul în care trebuie să o fac.

Depinde de tine să decizi dacă acest stil de viață este potrivit pentru tine, iar GTD nu este de fapt un sistem de tehnici, ci un stil de viață în care, pe de o parte, totul este reglementat în mod clar, iar pe de altă parte, există o oportunitate de a mergi cu capul in asta, ceea ce iti place cu adevarat, si nu-ti ocupa capul cu ce poate stoca hartia.

Puteți citi mai multe despre GTD în cea mai recentă ediție a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, care urmează să fie lansată în Rusia în septembrie 2015.