7 reguli de comunicare de afaceri în mesageri

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Cum să te comporți în chat-uri, pentru a nu pierde fața în fața clientului și a nu încadra colegii.

1. Nu utilizați messengerul ca singur canal de comunicare

Chatul este pentru eficiență. Este convenabil să clarificați rapid acele puncte de lucru care nu pot aștepta. Cu toate acestea, nu ar trebui să traduceți toată corespondența de serviciu în messenger: mesajele cheie se pierd în el (și uneori sunt șterse), iar persoanele care nu sunt responsabile pentru luarea deciziilor sunt adesea implicate în discuția problemei. Acest lucru nu face decât să complice comunicarea.

2. Nu luați decizii serioase în corespondență

În ciuda utilizării pe scară largă a mesageriei instantanee atât în companiile mici, cât și în cele internaționale, eticheta de afaceri nu clasifică încă acest canal drept unul oficial. Deci, în cazul unei situații discutabile, adevărul va fi pentru cel care a asigurat acordul prin e-mail.

Folosește-ți e-mailul de serviciu pentru a înregistra acordurile încheiate în WhatsApp sau Telegram și pentru a coordona acțiunile ulterioare.

Un alt argument în favoarea acestei recomandări este că documentele sunt stocate prin poștă mai fiabil, dacă este necesar, veți găsi rapid informațiile de care aveți nevoie. În timp ce s-ar putea să fii exclus din chat, iar messengerul în sine poate fi blocat mâine.

3. Scrieți pe scurt și la obiect

Utilizatorilor Messenger nu le plac mesajele lungi care trebuie să se deruleze la nesfârșit.

Formulați-vă gândurile în mod clar și fără ambiguitate și respectați regula „un gând, un mesaj”. Fii laconic, nu te exprima la figurat și evită cuvintele parazite. Acest lucru blochează corespondența. În loc să vă luați mult timp pentru a descrie ceva, trimiteți un exemplu - un link sau o imagine. Deci interlocutorul tău va înțelege imediat despre ce este vorba în discurs.

4. Urmează stilul postărilor tale

Corespondența de serviciu în messenger nu implică o astfel de comunicare informală pe care ți-o poți permite cu cea mai bună prietenă sau mama ta. După ce ai creat un chat sau un dialog, nu ar trebui să trimiți o grămadă de emoticoane și să folosești cuvinte care ar putea să nu fie cunoscute de interlocutorii tăi (de exemplu, ASAP sau „înainte”).

Pentru a facilita trecerea de la comunicarea personală la cea de lucru, distribuiți corespondența prin mesageri. Deci, Telegram poate fi folosit pentru comunicarea de serviciu, iar WhatsApp - pentru personal.

5. Fii atent cu emoticoanele

Emoticoanele din corespondența de afaceri au fost de multă vreme subiectul unor dezbateri aprinse. Dar dacă vorbim despre reguli generale, totul este destul de simplu aici.

Dacă tocmai ați întâlnit o persoană și nu ați văzut-o personal, nu îi trimiteți emoticoane: s-ar putea să nu aprecieze, iar comunicarea dvs. ulterioară nu va funcționa în cel mai bun mod.

Când trimiteți mesaje text cu un coleg sau un client pe care îl cunoașteți de mult timp și înțelegeți cum reacționează acesta la mesaje, emoticoanele vor fi potrivite. Cu toate acestea, aici este încă mai bine să faceți cu setul standard și este mai bine să lăsați autocolante cu Yegor Letov și caricaturi ale politicienilor celebri pentru prieteni.

6. Nu vă fie teamă să folosiți des semnul întrebării

Sarcina principală a corespondenței în messenger este de a obține rapid răspunsuri la întrebările curente. În același timp, mulți descriu destul de des în detaliu esența problemei, dar nu explică ce vor să obțină de la colegi sau de la client.

Pune întrebări, folosește semne de întrebare. Acest lucru va atrage atenția celeilalte persoane asupra mesajului și o va încuraja să vă răspundă cât mai curând posibil.

7. Verificați T9

Corectarea automată evită greșelile grave de ortografie, dar uneori funcționează împotriva ta. Dacă trimiteți „proctolog” în loc de cuvântul „productolog”, destinatarii nu vor înțelege imediat sensul. Iar cei care nu sunt foarte amuzanți vor fi deloc jigniți.

Folosiți versiuni desktop ale messengers ori de câte ori este posibil. Înainte de a trimite mesajul, puteți verifica rapid erorile și le puteți corecta dacă este necesar.