De ce pierdem termenele limită și cum să o oprim?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Dacă ești întristat de faptul că nu ai niciodată timp să-ți trimiți lucrarea la timp, atunci citește urgent acest articol. Vă explicăm de ce termenele limită ratate nu sunt vina dvs. și vă spunem cum să respectați în continuare termenele limită.

Îmi plac termenele limită! Mai ales fluierul cu care se sparg.

Scriitorul Douglas Adams

Știm cu toții cât de importantă este planificarea pentru o muncă eficientă. Uneori suntem literalmente obsedați de el. Dar când vine momentul să începem implementarea listei de sarcini, începem să le amânăm, rezistând până în ultimul minut, sau chiar perturbând complet termenele. Acest lucru se întâmplă tuturor într-o măsură mai mare sau mai mică. Și există o justificare pentru aceasta, care constă în particularitățile gândirii noastre.

De ce lipsim termenele limită?

Poate că ați auzit istoria Operei din Sydney, care a fost planificată să fie finalizată în 1963 la 7 milioane de dolari și a fost finalizată în cele din urmă doar 10 ani mai târziu, în 1973. În plus, designul original al teatrului a suferit numeroase modificări, iar clădirea a devenit mai mică și, ca urmare, s-au cheltuit 102 milioane de dolari!

Designerii au căzut pradă unei greșeli larg răspândite: au apreciat greșit cât timp va dura o sarcină. Din când în când, au fost nevoiți să îndepărteze termenele limită și să schimbe planul de lucru pentru că nu au ținut cont de problemele care au afectat viteza proiectului.

Gândirea noastră este structurată în așa fel încât să planificăm cât de mult timp și bani este necesar dacă totul decurge conform celui mai bun scenariu.

Dar, inevitabil, există obstacole pe drum, în urma cărora volumul de muncă crește rapid. Apoi explicăm termenele ratate prin faptul că au apărut circumstanțe neprevăzute, și nu prin faptul că nu am putut ține cont de posibilitatea apariției lor în faza de planificare.

De ce avem nevoie oricum de termene limită?

Termenele stricte nu numai că scad constant, dar aduc și mult stres participanților la proiect, așa că poate este mai bine să le refuzi? Nu. De multe ori, a avea un termen limită este singurul motiv pentru care un loc de muncă devine de la pământ.

Anterior, cuvântul limită a fost folosit pentru a descrie linia din jurul închisorii, dincolo de care prizonierii nu puteau mijloci, zi sau noapte, sub suferința de a primi imediat un glonț.

Acum termenele limită sunt asociate exclusiv cu munca, iar eșecul lor nu amenință execuția întregului departament. Dar esența rămâne aceeași: termenul limită este pe viață sau pe moarte pentru productivitatea sau proiectul tău.

Lucrarea umple timpul alocat ei.

legea Parkinson

Orice sarcină va dura atât timp cât îi alocați. De aceea, uneori, ne întrebăm cât de repede putem face ceva. Din același motiv, ne aflăm adesea la limita posibilităților în ultimele minute de a termina ceea ce a fost alocat pentru câteva zile sau chiar săptămâni.

Ținând cont de legea Parkinson, înțelegem că dacă nu stabilim intervalul de timp pentru finalizarea sarcinii, atunci o vom face pentru totdeauna!

Cum să depășești termenele limită constante

Cum să faci față unei planificări proaste și să transformi prezența termenelor limită în avantajul tău? Va fi foarte greu, pentru că va trebui să luptăm cu erorile sistematice ale gândirii noastre. Dar a ști cum termenele limită ne schimbă comportamentul ne poate ajuta să fim mai productivi.

Început strălucitor

Când distribuiți volumul de muncă pe o lună, o săptămână, chiar și o zi înainte, punctați cât mai bine începutul perioadei și descărcați cât mai mult restul timpului până la termen.

Concentrați-vă mai întâi pe sarcinile cele mai dificile, importante și consumatoare de timp ale proiectului. Le vei face în continuare mai mult decât te-ai fi așteptat. Smeriți-vă. Dar datorită începutului tău activ, la sfârșitul perioadei vei avea timpul pe care îl vei petrece rezolvând probleme neplanificate și îndeplinind sarcini.

În ajunul termenului limită, nu va trebui să te arunci cu capul înainte în noi sarcini complexe, întâmpinând capcane despre care încă nu știi.

Termen suplimentar

Pentru tine, stabilește un termen limită cu câteva zile mai devreme decât cel real. Acesta este ceea ce sfătuiește marketerul Matthew Guay de la Zapier. Ideal dacă nu știi cât timp ai de la termenul limită personal până la cel real - una sau trei zile. Dar o astfel de situație este prost prezentată. Desigur, îți vei aminti în continuare cât timp ai rămas, așa că va fi nevoie de voință pentru a nu-ți perturba termenele limită.

Veniți cu un fel de recompensă pentru dvs. dacă finalizați treaba la termenul limită. Cu toate acestea, satisfacția față de sarcinile finalizate la timp va fi o recompensă bună.

Declarație publică

„Promit solemn să termin articolul până la cinci seara” - nu spuneți-l în cap, ci cu voce tare întregului birou. Acum stima ta de sine a intrat în joc. Ce va fi mai dureros pentru tine: să te forțezi să lucrezi activ sau să ratezi termenele limită și să-ți recunoști eșecul cu voce tare?

Scriitoarea Evelyn Waugh, care se lansează în noul său roman, Return to Brideshead, a declarat public: „Încep o nouă carte și o voi scrie în trei luni”. Acesta nu a respectat termenul și de mai multe ori, din nou public, a cerut amânarea termenului. Cu toate acestea, a terminat romanul destul de repede, pentru că știa că cititorii își amintesc promisiunea și așteaptă ca aceasta să se împlinească.

Mementouri constante ale termenului limită care se apropie

Dacă începem să lucrăm la un proiect mare, atunci intervalul de timp este de obicei destul de lung. Termenul limită devine un fel de abstractizare - undeva acolo, într-o zi. Cu cât este mai aproape, cu atât realizăm mai clar cât timp ne rămâne și putem compara mai adecvat cantitatea acestuia și cantitatea de muncă rămasă.

Stabiliți-vă mementouri regulate care vă vor aduce în mod constant înapoi la realitate, anunțându-vă că se apropie ziua X:

• scadența expiră într-o lună;
• săptămână;
• trei zile;
• zi;
• ora 8.

Da, este stresant, va fi enervant. Dar poate că acesta este singurul mod de a te stimula?

Orice afacere durează întotdeauna mai mult decât se aștepta, chiar și cu Legea lui Hofstadter.

legea lui Hofstadter

Această lege recursivă comică a lui Douglas Hofstadter, Ph. D., vorbește despre imposibilitatea de a programa termene limită. Termenele sunt literalmente făcute pentru a fi dejucate. Sperăm, totuși, că sfaturile noastre vă vor ajuta să evitați să împingeți lucrurile până la punctul de rupere, unde nerespectarea constantă a termenelor limită este extrem de dăunătoare reputației dvs. de lucru și vă pune într-o stare de stres constant.