Ce este o eroare de programare și cum să estimați corect termenele limită

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Șase moduri prin care o poți face la locul de muncă și în viața de zi cu zi.

Ce este eroarea de planificare

În ultimii trei ani, am pictat cinci camere în casa mea. Am început cu dormitorul și am plănuit să mă ocup de el într-o săptămână. Cu toate acestea, atingerea finală a fost făcută doar o lună mai târziu.

Crezi că, după ce am început a doua cameră, am prevăzut o lună să o pictez? Dar nu. Eram sigur: din moment ce îmi umplusem deja mâna, atunci cu siguranță voi termina până în weekend, maxim - până în următorul. Dar mi-a luat din nou o lună. Ca și în fiecare dintre celelalte camere. Pe lângă bucătărie, a durat și mai mult.

De fiecare dată, pregătindu-mă să pictez o altă cameră, mă așteptam ca într-o săptămână sau două să fie totul gata. Experiența mi-a spus că nu o voi face niciodată în mai puțin de o lună. Cu toate acestea, a fost greu să renunți la încrederea că de data aceasta lucrurile vor merge cu siguranță mai repede.

Această exces de încredere care ne face să subestimăm timpul de care avem nevoie pentru a rezolva problemele are un nume: eroare de planificare. Acest concept a fost introdus la sfârșitul anilor 70 de către psihologii Daniel Kahneman și Amos Tversky.

Oamenii de știință au explicat că atunci când planifică, oamenii își ignoră adesea experiențele trecute. În cazul meu, a fost faptul că mi-a luat o lună să pictez camera de fiecare dată. De obicei, ne concentrăm doar pe sarcina care urmează: această cameră este mică, ceea ce înseamnă că nu va dura mult pentru a o picta.

Daniel Kahneman vorbește despre asta în detaliu în cartea Think Slow … Decide Fast. El susține că erorile de planificare sunt de obicei legate de două lucruri:

1. Nu luăm în considerare cât timp ne-a luat pentru a îndeplini sarcini similare în trecut.
2. Presupunem că nu ne vom confrunta cu complicații care provoacă întârzieri.

La ce duce o apreciere greșită a timpului?

Potrivit Project Management Institute, puțin peste jumătate din toate proiectele sunt finalizate în termen.

Dar un lucru este să subestimați timpul necesar pentru a picta o cameră (vă va da doar un mic inconvenient). Cu totul altceva este să faci aceeași greșeală în evaluarea sarcinilor de lucru și a proiectelor. Aici consecințele pot fi mult mai grave.

În cel mai bun caz, acest lucru va duce la obligația dvs. sau a echipei dvs. de a lucra suplimentar. În cel mai rău caz - lipsă de buget, profituri mici, nemulțumire față de șefi și clienți.

Cum să evaluezi corect sarcinile

Trebuie să te oprești din planificare, având încredere într-o singură intuiție. Mai bine folosiți tehnici speciale.

1. Construiți-vă pe experiența anterioară

Psihologii Kahneman și Tversky recomandă: înainte de a începe munca, trebuie nu numai să evaluați ceea ce trebuie făcut, ci și să estimați cât timp se petrece de obicei cu astfel de sarcini.

De exemplu, trebuie să creați o nouă funcție pentru o aplicație mobilă - aflați cât timp a petrecut echipa dvs. pentru o sarcină similară. Dacă doriți să scrieți o postare pe blog de 4.000 de cuvinte, găsiți date despre câte ore sau zile ați luat ultima dată.

Dacă lucrați singur, cel mai simplu mod de a culege aceste informații este să utilizați o aplicație de urmărire a timpului. Aplicați-l cu diferite tipuri de sarcini și, ulterior, utilizați rapoarte gata făcute.

Pentru activitățile în echipă, software-ul de management de proiect este util. Majoritatea folosesc mai multe metode de colectare a datelor, de exemplu, luând în considerare timpul real de lucru și construirea unei diagrame Gantt.

2. Cereți pe altcineva să vă evalueze sarcina

În 1994, jurnalul Asociației Americane de Psihologie „Personality and Social Psychology” a publicat rezultatele a cinci studii efectuate de Roger Buhler, Dale Griffin și Michael Ross.

Ei au confirmat că oamenii fac adesea eroarea de planificare descrisă de Kahneman și Tversky. Dar altceva a ieșit la iveală: deseori ne judecăm greșit costurile propriilor sarcini, dar putem prezice destul de bine cât timp va dura altcuiva.

Cercetătorii le-au cerut participanților la studiu să ghicească cât de mult va dura unei alte persoane pentru a îndeplini o anumită sarcină. Când au răspuns, ei s-au referit mai des la experiența existentă. Și chiar și atunci când el nu era acolo, evaluările lor erau mult mai raționale decât concluziile celor care trebuiau să îndeplinească sarcina.

Acest lucru se datorează faptului că de obicei suntem foarte optimiști în ceea ce privește abilitățile noastre. Și mult mai obiectiv când vine vorba de altcineva. Așa că, în loc să încerci să evaluezi singur sarcinile, cere-i unui prieten sau coleg să o facă pentru tine.

3. Creați un interval de timp și luați în considerare posibilitatea de întârzieri

Sunt cunoscute celebre - lucruri pe care le știm că le cunoaștem. Există și necunoscute cunoscute - lucruri pe care știm că nu le știm. Dar există încă necunoscute necunoscute - acestea sunt lucruri despre care nu știm, pe care nu le cunoaștem.

Donald Rumsfeld politician american

Acest citat este adesea menționat în managementul de proiect. Pentru a explica necunoscutele necunoscute despre care vorbește Rumsfeld, directorii folosesc ceea ce ei numesc un con de incertitudine. Este conceput pentru a afișa intervalul de timp pe care l-ar putea necesita o sarcină.

Când începi să lucrezi la un proiect, știi încă puține despre el. Prin urmare, timpul real necesar pentru finalizarea acestuia poate varia foarte mult față de prognoză. Crezi că munca va dura două zile, dar în realitate ar putea dura opt. Sau doar câteva ore.

Dar pe măsură ce procesul progresează, acest interval se micșorează. Cu toate acestea, puteți spune exact de cât timp aveți nevoie la sfârșit - când proiectul este finalizat.

Totuși, conul de incertitudine permite o estimare mai precisă. Dacă nu știți prea multe despre un proiect viitor, împărțiți durata de execuție estimată la patru pentru a găsi capătul inferior al intervalului și înmulțiți cu același pentru a determina limita superioară. Rezultatul va fi, de exemplu, de la 1 la 16 zile.

Dacă o gamă atât de mare nu vă convine, utilizați numai limita superioară pentru contabilitate - atunci, probabil, munca va dura 16 zile. Acesta nu este cel mai precis număr, dar cel mai probabil este mai aproape de realitate decât predicția ta inițială.

4. Evaluează problema pe trei puncte

Această metodă te va ajuta să fii mai obiectiv. Pentru fiecare sarcină, trebuie să oferiți o evaluare:

• cel mai bun scenariu;
• în cel mai rău caz;
• scenariul cel mai probabil.

Cel mai probabil, primul număr se va potrivi cu predicția inițială. Evaluarea scenariului cel mai probabil se poate baza pe datele empirice pe care le aveți. Și atunci când evaluezi ce este mai rău, trebuie să iei în considerare cât timp va dura dacă lucrurile merg prost.

Cu trei numere, calculează media. De exemplu, dacă cel mai bun scenariu este de trei zile, probabilul este de cinci zile, iar cel mai rău este de nouă, trebuie doar să adăugați: 3 + 5 + 9 = 17. Apoi împărțiți acel număr la trei. Se pare, în medie, 5, 67 de zile - aceasta este prognoza dvs. pentru timpul necesar.

5. Calculați rata de eroare

Steve Pavlina, autorul Cursului de dezvoltare personală pentru oameni deștepți, recomandă calcularea coeficientului de cât de greșit ai planificat. În viitor, acest număr poate fi folosit pentru toate sarcinile dvs.

Oferiți o estimare a timpului pentru mai multe sarcini pe care trebuie să le îndepliniți în viitorul apropiat. Notează-ți presupunerile. După ce ai terminat munca, notează cât ai cheltuit până la urmă.

Adăugați toate orele programate împreună. Faceți același lucru cu cel real. Acum împărțiți tot timpul real la estimarea inițială - obțineți raportul dorit.

De exemplu, estimați că va dura 12 ore pentru a finaliza mai multe sarcini. În cele din urmă, am cheltuit 15. Rata de eroare: 15/12 = 1,25. Asta înseamnă că sarcinile ți-au luat cu 25% mai mult decât ai planificat.

Acum, înmulțiți întotdeauna estimările inițiale cu factorul de eroare rezultat - și acestea vor fi mai precise.

6. Efectuați o evaluare în cele mai neproductive momente ale zilei

Analist american și autor de literatură de afaceri Daniel Pink în cartea sa Timehacking. Cum ne ajută știința să facem totul la timp”, s-a cufundat în cercetările referitoare la cronotipurile noastre - ceasurile interne.

El a studiat modul în care acestea afectează modul în care ne simțim pe parcursul zilei. Și am aflat că cronotipurile nu numai că ne controlează activitatea fizică și mentală, ci determină și în ce moment al zilei suntem cei mai creativi și când suntem predispuși la gânduri pozitive și negative.

Pink citează cercetările lui Scott Golder și Michael Macy, care au analizat starea de spirit a oamenilor de pe Twitter. Ei au descoperit că postările utilizatorilor nu sunt de obicei foarte pozitive în perioadele de productivitate scăzută.

Pentru majoritatea oamenilor, acest declin are loc în mijlocul zilei, imediat după prânz. Potrivit lui Golder și Macy, este puțin probabil să fii într-o dispoziție bună în acest timp. Acest lucru vă poate ajuta să evitați excesul de încredere și optimism și, ca urmare, să planificați mai eficient.

Astfel, esența ultimei metode este de a evalua sarcinile în timp ce productivitatea este în scădere. Aceasta este la aproximativ șase ore după trezire. Dar poți doar să aștepți până când apare senzația de dispersie și oboseală.

Pe baza rezultatelor muncii, verificați dacă v-ați apropiat de realitate, planificându-vă timpul în acest fel.

Însăși înțelegerea erorii de planificare vă va ajuta să evaluați corect sarcinile. Este posibil să nu vă puteți controla tendința de a vă supraestima propriile abilități. Dar dacă îți dai seama cât de optimismul excesiv afectează și încerci să reduci această influență, atunci vei deveni mult mai bun în gestionarea timpului.