De ce o listă de verificare este o necesitate pentru tine la serviciu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

O listă de verificare pare o modalitate foarte demodată de a vă organiza fluxul de lucru, deoarece există atât de multe tehnici moderne. Dar suntem gata să vă convingem, folosind un singur experiment științific, opinia unui doctorat și experiența vocalistului grupului Van Halen ca argumente.

În lumea modernă, ni se oferă un acces fără precedent la informații. Putem învăța multe pur și simplu întrebând termenul de căutare corect sau deschizând enciclopedii online. Cu toate acestea, cu acest val de informații, avem și o mulțime de dificultăți.

Știm mai multe acum decât oricând, dar există o problemă cu transformarea teoriei în practică, oferindu-i valoare și utilitate.

În multe privințe, era informației ne-a făcut mult mai puțin practici și înțelepți. Anunțați-ne multe, dar ne pierdem ușor concentrarea, suntem distrași de la principal, lăsăm atenția să se disipeze. În plus, pierdem cu ușurință din vedere elementele de bază, informațiile de bază esențiale și facem greșeli cu simțul propriei noastre competențe.

Potrivit chirurgului și cercetător în sănătate publică Atul Gawande, MD, oamenii ar trebui să profite la maximum de cunoștințele lor.

Atul Gawande chirurg, jurnalist, scriitor american

Putem ierta eșecurile din cauza ignoranței. Dacă o persoană nu știa ce să facă într-o situație dată, ne bucurăm că a depus toate eforturile pentru a rezolva problema. Dar dacă a știut cum să procedeze, dar nu a aplicat aceste informații în mod corect, este greu să nu te enervezi.

Greșelile făcute din cauza credinței ferme că „Știu cel mai bine ce să fac” este adesea cea mai dureroasă. Nu ai făcut tot posibilul și ai eșuat, ci ai urmat în mod deliberat conducerea excesului de încredere și ai eșuat. Atul Gawande consideră că acest lucru este similar cu modul în care o simplă greșeală făcută de un chirurg cu experiență duce la moartea unui pacient.

Cum ne descurcăm cu acest ocean de informații? Cum să folosiți cât mai bine cunoștințele și să lăsați loc pentru miracole? Potrivit Dr. Gawande, vă puteți simți propria putere și competență folosind o listă de verificare.

Dr. Gawande a studiat cu atenție efectul listelor de verificare asupra chirurgilor, sau mai degrabă, asupra numărului de cazuri de infecție a pacienților în timpul intervenției chirurgicale. În ciuda faptului că experimentul a implicat chirurgi respectați și competenți, toți, într-un fel sau altul, riscau să greșească în timpul operației.

Lista de verificare prezentată chirurgilor a fost scurtă și simplă. S-a citit:

• Spalati mainile cu sapun si apa.
• Ștergeți pielea pacientului cu un antiseptic.
• Puneți pansamente sterile pe corpul pacientului.
• Puneți o pălărie, mască, halat steril și mănuși.

Studenții la medicină învață acești pași pe de rost, sunt evidenti, simpli și necesari. Dar o persoană nu este o mașină și poate uita de una dintre acțiuni. Omiterea unui pas poate duce la infecție, ceea ce înseamnă tratament suplimentar, costuri financiare și, în cel mai rău caz, moartea pacientului.

În mod surprinzător, de îndată ce această listă de verificare a apărut în fața ochilor medicilor, aceștia au început să facă mai puține greșeli. Numărul infecțiilor a scăzut cu 66%. A economisit o mulțime de bani, dar, mai important, a salvat peste o mie de vieți.

Desigur, o listă de verificare ca modalitate de a structura gândurile, de a eficientiza acțiunile și de a reține informațiile necesare este utilă nu numai pentru medici, ci și pentru fiecare dintre noi.

S-ar putea să ți se pară jignitor să scrii o listă de verificare pentru a nu uita nimic. La urma urmei, ești suficient de inteligent și te poți baza pe propria ta memorie. Dar scopul principal al unei liste de verificare este disciplina care te va ajuta să urmezi calea propusă și să eviți greșelile.

De ce să faci o listă de verificare

1. Lista de verificare vă ajută să vă asigurați că nu uitați informațiile de bază și simple. Dr. Gawande consideră că lista de verificare creează un fel de „rețea cognitivă” care ne protejează de propriile neajunsuri – granițele memoriei și ale atenției. Lista de verificare vă asigură că nu uitați de adevăruri comune în momentul în care se apropie oboseala sau lenea.
2. Lista de verificare vă eliberează mintea, oferindu-i posibilitatea de a lucra la sarcini cu adevărat dificile. Odată ce ați încetat să vă faceți griji pentru lucruri simple și banale, aveți șansa de a vă concentra pe alegeri dificile. Acest lucru funcționează bine mai ales în cazurile în care apar în mod constant situații neașteptate sau neplanificate și este destul de dificil să te controlezi.
3. Lista de verificare vă ajută să fiți disciplinați. Acest lucru este important atunci când vine vorba de sarcini de rutină. Când ne obișnuim să facem ceva de la o zi la alta, pierdem cu ușurință entuziasmul și atenția, facem greșeli și calcule greșite. Dacă te simți prea confortabil la locul de muncă, te relaxezi și îți este distrasă atenția, lista de verificare te va ajuta să fii atent în fiecare minut.
4. Lista de verificare economisește timp. Nu mai trebuie să vă gândiți la fiecare pas: ați descris deja totul pe o bucată de hârtie. Dacă o decizie trebuie luată acum, timpul este resursa cea mai valoroasă. O listă de verificare vă va ajuta să câștigați secunde prețioase.

Da, o listă de verificare nu este cea mai originală modalitate de a vă controla fluxul de lucru. Dar, în același timp, acest instrument simplu se dovedește a fi incredibil de valoros pentru cei care doresc să reducă erorile și să îmbunătățească calitatea muncii lor.

Cum să creați o listă de verificare eficientă

Există liste de verificare bune și liste de verificare proaste. Deci, cum creezi o listă de verificare care te va ajuta să începi?

1. Concentrați-vă doar pe lucruri simple. Scopul unei liste de verificare bune este de a transmite informațiile necesare. Fara detalii. Lista de verificare nu este un ghid, nu un tur al fluxului de lucru. Aceasta este o diagramă care vă ajută să vă amintiți cele mai importante lucruri. O listă de verificare bună ar trebui să aibă cinci până la zece puncte.
2. Lista de verificare ar trebui să fie simplă și practică. Folosiți cuvinte clare care descriu cu acuratețe sarcina. Dacă aveți nevoie de timp suplimentar pentru a vă aminti exact ce înseamnă fiecare element, lista dvs. de verificare este proastă.
3. Decideți când să faceți pauză. Când veți folosi lista de verificare? Când vei trece la următorul articol? Cum verifici dacă articolul a fost finalizat? Alegeți un moment în care treceți peste lista de verificare și asigurați-vă că totul este făcut și că puteți trece la următoarea sarcină.
4. Definiți tipul listei dvs. de verificare. De exemplu, dacă aceasta este o rețetă, atunci veți citi fiecare pas și veți urma instrucțiunile. Acesta este un tip read-do. Și dacă lista de verificare conține sarcini de lucru pentru astăzi și pur și simplu tăiați sarcinile finalizate din ea, atunci acesta este tipul „realizat - confirmat”. Acest pas vă va ajuta să vă eficientizați munca cu lista de verificare și să vă controlați mai bine.
5. Fiți pregătit să vă revizuiți și să vă actualizați lista de verificare. Simțiți-vă liber să îl revizuiți și să faceți noi sarcini sau modificări. Trebuie să experimentați pentru ca lista de verificare să fie cu adevărat eficientă.

Ultimul pas este deosebit de important. Lista dvs. de verificare nu este scrisă în piatră; este receptivă la schimbarea circumstanțelor.

Fără M&M maro

David Lee Roth, solistul trupei Van Halen, are un obicei curios. Rocker-ul arată adecvat: enumeră cerințele tehnice pentru echipament. Dar unul dintre puncte șochează în mod regulat angajații sălilor de concert, stadioanelor și cluburilor de muzică: undeva la mijlocul listei se află un bol M&M, care nu ar trebui să conțină o singură bomboană maro.

Acești călăreți acționează ca niște liste de verificare: angajații se deplasează de la un punct la altul, îndeplinind cerințele muzicianului. Când David Lee Roth acceptă o slujbă, el este interesat în primul rând de un bol cu bomboane. Poți ghici de ce?

În timp ce ai cerut să îndepărtezi toate M&M-urile maro sună nebunesc, David Lee Roth poate explica asta. Dacă personalul stadionului lasă bomboane maro în bol, înseamnă că nu acordă atenție călărețului. Când David dă peste un astfel de drajeu, merge să verifice orice altceva: dacă instrumentele sunt bine conectate, dacă echipamentul este setat corect, dacă sunt luate în considerare cerințele sale pentru spații și echipamente. Și dacă nu există bomboane maro și lucrătorii șantierului au respectat chiar și o dorință atât de ciudată, muzicianul poate fi sigur: totul a fost și el făcut.